销售与收款核算与管理概述1

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1、计算机会计学 Accounting Information System,第四章 销售与收款核算与管理,本章知识要点,销售与收款子系统的特点与主要设计目标； IT环境下销售与收款系统的业务处理流程、数据流程的基 本要点； 销售与收款子系统日常处理流程及各单据之间的数据关系； 价格管理与信用管理方法与流程； 销售与收款子系统的常用数据文件及其结构、作用和特点； 销售与收款子系统基础设置内容及作用、日常业务处理、转 账处理以及统计分析；,第一节 销售与收款核算与管理需求分析 第二节 IT环境下销售与收款子系统的流程分析 第三节 销售与收款子系统功能结构设计 第四节 基础设置 第五节 销售与收款业务

2、处理 第六节 销售、收款业务与财务的一体化策略 第七节 月末结账与统计分析,第四章 销售与收款核算与管理,第一节 销售与收款核算与管理需求分析,主要内容,1、 销售与收款核算概述 2 、 销售与收款业务流程分析 3 、 销售与收款核算和管理的特点,销售与收款核算概述,不同类型的企业销售活动不完全相同，对应的会计核算也有区别。具有典型意义的两类企业是工业企业和商业企业。在此讨论的内容以工业企业为主。涉及以下几方面的核算： 销售收入的核算 销售费用的核算 销售成本的核算 销售过程中的税金的核算 应收账款的核算,销售与收款核算概述,企业的销售业务核算主要涉及以下科目： 主营业务收入 主营业务成本 销

3、售费用 营业税金及附加 应交税费应交增值税 应收账款 银行存款 等科目,销售与收款核算概述,产品(商品) 产品(商品) 产品(商品) 产品(商品) 产品(商品) 销售利润 = 销售收入 营业税金及附加 销售成本 销售费用,销售与收款核算概述,销售业务： 销售业务发生后，根据销售发票登记“主营业务收入”，“应交税费应交增值税销项税”、“银行存款”或“应收账款”等账户。月末结转“主营业务成本”和“销售税金及附加”。“销售费用”一般在费用发生时登记。主营业务收入和主营业务成本科目，应按产品品种和规格设置明细账。销售费用则按费用的类别设明细账。“应交税费应交增值税”科目可设置三栏账，也可设置多借多贷的

4、多栏账。,销售与收款核算概述,收款业务： 对于赊销的情况，可通过“应收账款”核算，该科目按购货单位设明细账，待收回货款时，再从该科目贷方销账。并进行客户偿债能力和信用的账析及坏账损失的估计。月末结账后编制主营业务收入、成本、税金、费用、利润汇总表。,销售与收款业务流程分析,在销售和收款系统中产品销售业务大体分为以下几个基本环节 销售报价 销售合同签订 销售开票 商品发货 财务结算,销售与收款业务流程分析,在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，除客户外，还包括以下部门： 销售部 信用审核部 仓储部 发运部 开单部 财会部等,销售与收款业务流程分析,销售与收款业务流程分析,销售与收款核算和管理的

5、特点,业务频繁，数据量大 数据的真实性、准确性要求高 销售活动参与者众多，数据的实时性要求高 业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高 信息加工的深度要求较高，应具备一定的统计功能，为销售分析预测提供基础数据 应具备资料、档案管理的特点 同其他子系统联系紧密,第二节 IT环境下 销售与收款子系统的流程分析,主要内容,1、销售与收款子系统的目标 2 、销售管理流程 3 、收款流程,销售与收款子系统的目标,传统手工的会计系统中，销售核算需要解决 ： 产成品的核算与管理 销售的核算与管理 利润的核算与管理,销售与收款子系统的目标,在IT环境下 ,销售与收款子系统的主要目标如下几方面 ： 在系统的初始

6、设置方面完成用户自定义功能的要求 在信息采集方面，能够全面、准确地收集销售信息的要求 在信息记录、加工和处理方面的要求 在信息传递和流程管理方面的要求 在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用管理，防范经营风险的要求 关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，提供销售决策支持信息的要求 关于与其他会计子系统集成使用方面的要求,销售管理流程,销售管理流程,客户基本资料的输入 日常核算的原始数据的输入 报价单的输入 销售合同的输入 销售发票的输入 销售退货单的输入 信用和价格检查 在处理销售业务时，与其他子系统进行数据传输和调用 系统根据生效的销售合同文件及时更新客户档案文件,收款流程,收款

7、流程,收款单录入,信息保存到收款单文件 根据收款单文件进行记账，系统自动生成记账凭证并将凭证转入总账子系统 录入收款单数据的同时,更新客户文件信息 将销售发票文件和收款单文件（包括预收款记录）进行核销结算 根据应收账款情况和企业所采用的坏账准备政策，及时准确计提坏账准备,第三节 销售与收款子系统功能结构设计,主要内容,1、销售与收款子系统的数据编码设计 2 、数据文件设计 3 、销售与收款子系统的总体结构设计,销售与收款子系统的数据编码设计,产品代码设计 产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序号、规格等情况，建议采用群码的方式编制： # # # # 类别 品种 规格 序号 客户代码设计

8、 由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式 # # # # 国家 地区 行业 企业序号,数据文件设计,客户档案文件 销售报价单文件 销售合同文件 销售发票文件 销售文件 应收、预收账款文件 收款单文件,客户档案文件,用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信息； 文件中每个记录对应一个客户； 根据此文件可以输出欠款客户信息表，客户信誉信息表，催款单，客户代码表，客户应收账款汇总表等；,客户档案文件,包含以下若干字段： 客户编码、客户名称、客户简码、行业类型、联系人、联系地址、电话、传真、E-MAIL地址 、发货地址、开户银行、银行账号、纳

9、税人登记号、注册资本、偿债能力级别、信用级别、信用额度、价格级别、扣率、客户付款条件、应收累计金额、已收累计金额、期初应收账款余额、期末应收账款余额、本期应收账款、本期收回账款；,客户档案文件,在日常业务处理过程中销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息，可以直接参照客户档案文件的相关记录生成，保持各类单据所记载的客户信息完全一致； “信用级别”和“偿债能力级别”字段，用来动态反映客户的信用程度和偿债能力，信用政策将运用于编制销售合同、销售发票环节，实施信用控制；,客户档案文件,客户付款条件： 由现金折扣比率和最长的信用期间构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期

10、间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。客户付款条件运用于销售管理过程，有利于应收款项的催收工作；,客户档案文件,“应收累计金额”字段是记账时根据赊销业务的销售发票自动累计得出； “已收累计金额”字段内容是根据收款凭证自动累计得出； “期末应收账款余额”字段内容是根据“期初应收账款余额+本期应收账款-本期收回账款”计算得出；,客户档案文件,每笔销售业务发生时，系统动态更新客户档案文件中的本期及累计应收或已收款信息，通过查询客户档案可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行力度。 该文件以“客户代码”为索引关键字建立索引文件。,销售报价单文件,记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等

11、信息 将销售报价单文件拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息,销售报价单文件,报价单固定信息文件包含下面若干字段： 报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、部门代码、职员代码、客户付款条件； 报价单变动信息文件包含下面若干字段： 字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售数量、销售报价、销售金额,销售报价单文件,“客户付款条件”字段：由现金折扣比率和最长的信用期间构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。现金折扣，是指供应商为了鼓励用户偿还货款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。 “报价单号”字

12、段：报价单的固定信息文件和变动信息文件，可以通过此字段进行联接，其值是唯一的。,销售报价单文件,“销售报价”字段：从存货档案获取存货销售价格，同时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因素，系统自动生成销售报价，如销售报价=销售单价客户适用折扣率批量折扣率。 “销售金额”字段：为含税金额。 文件以“报价单号”为索引关键字，建立索引文件。,销售合同文件,该文件用于存储所有签署的合同的固定信息，以及合同执行过程中的综合动态信息； 将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用于保存销售订单的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息； 销售合同文件可以参照销售报价单生成，销售报价单的信息自动传

13、递给销售合同文件中； 文件中每个记录对应一个合同信息；,销售合同文件,销售合同固定信息文件结构包含下面字段： 合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地点、交货日期、违约责任； 销售合同变动信息文件结构包含下面字段： 合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、销售单价、销售数量、销售税金、合同金额 上述两个文件可以通过“合同编码”进行联接；,销售合同文件,“合同金额”字段：为含税金额。 根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同信息表等。 固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字建立索引文件；变动信息文件以

14、“合同编码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。,销售发票文件,销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票等。销售发票是确认和计量主营业务收入、应交销售税金、应收账款的依据； 销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的； 同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的销售信息，因此，与销售报价单和销售合同相对应，销售发票文件可以拆分成固定信息和变动信息两个文件；,销售发票文件,销售发票固定信息文件结构包含以下字段： 发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、出库单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码

15、、仓库代码、发货地址、开户银行、银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转账标志、核销标志； 销售发票变动信息文件结构包含以下字段： 发票号、产品代码、计量单位、增值税率销售单价、销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款合计；,销售发票文件,固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务，既每个发票为一个记录； 变动信息中，每种商品对应一个记录； 固定信息文件以“发票号”为关键字建立索引文件； 变动信息文件以“发票号”+“产品（商品）代码”作为关键字建立索引文件。 两个文件以“发票号”字段进行联接。 发票号：一般由系统自动连续给出，无需用户录入。如在网络状态下，多人同时录入发票，谁先存盘系统先分

16、配给谁发票号码。,销售发票文件,合同编号：销售发票可以参照销售合同文件生成，记录销售合同编号，以便由销售发票追溯销售合同，对销售合同的执行情况进行跟踪分析； 开票日期：即业务发生时间，为安全起见，采用计算机时间； 预计收款时间：适用于赊销方式，分期付款方式； 销售方式：如直销、赊销、预付货款、预付定金、分期付款等。主要供用户按不同的标准分类统计报表之用； 结算号：若该笔销售业务的结算方式需通过银行结算，这是应给出结算号； 运输单号：有些业务是本单位代客户办理运输，这时有运输单，用户应将运单号录入；,号录入,销售发票文件,出库单号：销售发票记录出库单号，以便跟踪与当前发票相关的销售出库情况； 审核标志：确认销售发票生效标志，未审核之前的销售发票可以任意修改和删除，审核后的销售发票不能再做任何修改； 转账标志：用来标志该发票是否已经转化成会计凭证，并传递到总账子系统的凭证文件中； 核销标志：用来标志是否与收款单进行核销； 销售单价与销售金额：为含税销售单价和销售金额； 代垫