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1、 编码：OD（JS）GW.4.1体系文件编写指导书1 目的规范公司质量管理体系文件编写格式。2 范围适用于公司质量管理体系文件的编制和编码标识。3 引用标准GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则GB/T 19000 质量管理体系 基础和术语4 职责4.1 技术质量部负责组织本企业质量管理体系文件的编写及格式的管理。4.2 各单位根据本指导书编写本单位体系文件并进行编码标识。5 管理内容及要求5.1 文件格式5.1.1 通则统一采用Word文档编辑，A4纸纵向，特殊情况下可用A4横向或A3横向；页边距上、下、左、右均为2.5cm，幅面允许偏差0.3cm；页眉1.5cm，
2、页脚1.75cm；正文行距25磅3磅；附录、正文中的表、正文中的注，行距20磅2磅；章，段前段后0.5行；条、段，段前段后0行。5.1.2 封面文件封面以文件框形式设计，上方正中间要有公司名称、文件层次、左上角有管理部门、受控状态、打印份数、右上角有编码、版次、发放编号、上分隔线、发放范围、中分隔线、文件名称、编制、审核、批准、标准化审查、下分隔线、发布日期、实施日期。具体要求见表1。表1 封面编写要求序号内容位置字体字号说明1公司名称封面中第一行居中黑体三号新疆昆玉钢铁有限公司2文件层次封面中第二行居中黑体三号文件层次分为质量手册、程序文件、作业文件3管理部门封面左第一行居中宋体五号管理部门
3、名称用简称4受控状态封面左第二行居中宋体五号文件分为“受控”和“非受控”两类，由文件管理部门根据需要加盖“受控”或“非受控”印章5打印份数封面左第三行居中宋体五号网上发布或打印“”份备查6编码封面右第一行居中宋体五号按5.2.1和5.2.2条款进行编码7版次封面右第二行居中宋体五号第几版用数字1，2，表示，修订次数用数字0，1，表示8发放编号封面右第三行居中宋体五号由单位代码和发放顺序号组成，由文件管理部门加盖“单位代码”章，在“单位代码”章后填写发放顺序号，中间用“”划分9上分隔线文件层次下方分隔线粗0.75磅，长度与页框宽相同上分隔线10发放范围封面第四行靠左宋体五号接收单位名称用简称11
4、中分隔线发放范围下方同上分隔线一致中分隔线12文件名称封面第五行居中黑体一号/黑体小一文件名称13编制封面第六行居中楷体四号即文件的起草人14审核封面第七行居中楷体四号审核、批准权限执行“文件控制管理程序”15批准封面第八行居中楷体四号16标准化审查封面第九行居中楷体四号各单位标准化员17下分隔线发布日期上方同上分隔线一致下分隔线17发布和实施日期封面倒数第一行楷体四号由管理部门确定发布和实施日期，采用年月日格式5.1.3 正文5.1.3.1 文件层次划分为：章、条、段、列项和附录。5.1.3.2 章是正文内容划分的基本单元，在正文层次中是基本组成部分，每一章均要有标题。5.1.3.3 条是章
5、的细分，同一层次中有两个以上(含两个)的条时才可设条。条的设置是多层次的，需要时可分到第五层。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题要统一。5.1.3.4 段是章或条的细分，段不编号。5.1.3.5 列项是段中的子层次，可以在章或条中的任意段里出现。列项要由引语引出，引语末尾加冒号。5.1.3.6 附录是正文层次的表现形式之一。附录必须有标题，并要在正文中明确地提及。附录中的章、条、图、表和数学公式的编号前均要加上识别该附录的字母，字母后跟下脚点，如：B.1、图B.1、表B.1。5.1.3.7 正文一般包括页眉、页脚、标题、目的、范围、引用标准、术语、职责、管理内容及要求、检查与考核、相关文件
6、、附录和终结线。正文编写要求见表2。表2 正文编写要求序号内容位置字体字号说明1页眉右对齐黑体小四页眉内容为体系文件编码。2页脚页面底端居中宋体五号页脚内容为正文页码。3标题首页居中黑体小二标题与文件名称相同。4目的范围章、条的编号和标题列项及其编号条文的示例、注、脚注图注、图的脚注图中的数字和文字图题、表题表中的文字、表注、表的脚注图、表右上方关于单位的陈述黑体四号宋体四号宋体小四宋体小四宋体五号黑体四号宋体小四宋体小四规定文件的作用和适用领域。5引用标准引用标准指在正文中提及的被引用的标准。6术语术语主要规定引用的标准和使用本文件涉及到的其它术语。7职责明确由哪些单位实施此文件；明确本文件
7、中规定的各项管理活动的负责单位；明确各单位的职责、权限及单位之间的相互关系。8管理内容及要求管理内容及要求包含：a) 识别该活动所需的过程，阐述该活动各个环节之间的输入转换、输出的内容；b) 规定开展每个过程所需的资源和信息；c) 规定为确保每个过程的有效运行和控制所需的准则和方法；d) 说明如何控制活动的进行，制定其验证方法，并留下凭证。9检查与考核阐述如何监督活动实施，检查文件实施效果，适情考核。10相关文件要参照下列语句开头。开头语句可以为：“本过程涉及的文件有：”“本过程产生的记录有：”。11附录附录编号附录标题附录内容黑体小四黑体四号宋体小四附录编号由“附录”和“表明顺序的大写英文字
8、母”组成，出现在第一行；第二行为附录标题。12终结线排在文件最后，不能另起一页编排终结线为居中的粗实线，长度为版面宽度的1/4。5.2 文件编码标识5.2.1 编码原则5.2.1.1 为使文件具有溯源性和延续性，体系文件采用原编码方法；5.2.1.2 质量手册和程序文件编码第一个字母用Q表示，并统一在字母Q前加企业代码XKY，作业文件和质量计划编码前两个字母用OD表示，记录编码第一个字母用R表示，外来文件编码前两个字母用WW表示。5.2.2 编码标识5.2.2.1 质量手册XKY / QM 版次质量手册新疆昆玉钢铁有限公司5.2.2.2 程序文件XKY / QP . 程序文件号（见附录A）标准
9、中章序号（见附录A） 质量程序新疆昆玉钢铁有限公司5.2.2.3 作业文件（质量计划）OD () . . 作业文件顺序号标准中章序号（见附录A）文件性质代码（见附录B） 单位代码（见附录C） 作业文件5.2.2.4 外来文件外来文件经识别后，按以下方法编码：WW () . 文件顺序号主管单位代码（见附录C）外来文件5.2.2.5 法律法规、标准、图纸的编码按其原有编码进行管理。5.2.2.6 公文按其文号为编码进行管理。5.2.2.7 记录表式：a) 程序文件产生的记录R . . 记录顺序号程序文件号（见附录A）标准中章序号（见附录A）记录b) 作业文件产生的记录R () . . . 记录顺序
10、号作业文件号标准中章序号（见附录A）文件性质代码（见附录B）单位代码（见附录C）记录5.2.3 文件编码标识说明5.2.3.1 各单位按以上要求对本单位质量管理体系文件进行编码标识。单位代码有变动的单位在制订、修订文件时要使用新单位代码进行文件编码，继续有效的原文件其编码可暂时保持未变。5.2.3.2 文件编码标识位置定为页面的右上方，记录表式的编码标识位置原则上定为记录名称与表式之间的左方，确有理由的，可视情况而定。5.2.3.3 计量体系认证及实验室认可中形成的文件按其自行规定执行。5.2.3.4 企业内控标准及内控标准产生的记录编码按如下方法标识： Q / XKYB （J/Y) 标准批准
11、年代号标准顺序号技术标准(原材料标准)新疆昆玉钢铁有限公司标准企业标准代号R (XKYBJ/Y) . 记录顺序号技术标准顺序号新疆昆玉钢铁有限公司技术标准/原材料标准记录5.3 文件发放编号 发放顺序号单位代码5.4 文件更改单编号 顺序号单位代码5.5 非质量管理体系文件的编写非质量管理体系文件的编写可参照本指导书执行。单位代码见附录C。6 检查与考核技术质量部抽查文件执行情况，同时通过内部审核和外部审核，对各单位进行检查，如发现不符合按经济责任制专业管理考核细则进行考核。7 本过程形成的附录附录A 标准中章序号及程序文件号 附录B 文件性质代码附录C 单位代码8 附则通知、报告、决议等公文
12、的编写要求执行文件资料运行管理办法。附录A标准中章序号及程序文件号标准条款名称标准中章序号程序名称程序文件号质量管理体系4文件控制管理程序1质量管理体系4记录控制管理程序2管理职责5管理评审管理程序1资源管理6人力资源管理程序1资源管理6设施资源管理程序2资源管理6工作环境管理程序3产品实现7质量计划管理程序1产品实现7与顾客有关的过程管理程序2产品实现7设计和开发管理程序3产品实现7采购管理程序4产品实现7生产和服务提供管理程序5产品实现7监视和测量装置的控制管理程序6测量、分析和改进8内部审核管理程序1测量、分析和改进8产品的监视和测量管理程序2测量、分析和改进8不合格品控制管理程序3测量、分析和改进8数据分析管理程序4测量、分析和改进8纠正和预防措施管理程序5附录B文件性质代码文件性质代码文件性质代码管理文件GW技术文件JW外来文件WW附录C单位代码单位简称代码单位代码单位代码综合部ZH炼钢厂LG烧结车间SJ生产部SC轧钢厂ZG原料场YL技术部JS棒材车间BC微粉车间WF装备部ZB高线车间GX物资部WZ动力厂DL营销公司YX炼铁厂TC财务部CW炼铁车间LT9
