办公室用品和设备管理课件

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1、第五章 办公室用品和设备管理,5.1办公用品的管理,5.1.1 办公用品的采购与进货,提出购买申请,审批，落实经费,*招标，选择供应商,签订供货合同,货物入库,支付货款,1通常采购办公用品和设备的程序,选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：,价格和费用： 首先应该考虑价格，比较不同供应商的报价。供应商给出的价格会因某些情况而有水分，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、利用其节日削价或将其指定为本单位唯一的办公用品供货商等。 另外，在购买后还会有一定的费用支出，如存储中的损耗、设备更新所带来的存储用品的报废、存储所占用空间的费用等。 质量和交货： 应仔细检查比较货物的质量，

2、最好选择那些可以更换不合格物品的供应商，以免买后发现与设备不配套造成浪费。还要比较供应商的交货时间，供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。,服务和位置： 要比较供应商提供的服务是否方便，如是否可以用电话、传真或上网订购；是否可以定期结算；是否可以退货；是否可以满足单位所需的所有办公用品和易耗品的供应。供应商所在的地点也要考虑，尽量离本单位近一些，以方便联络和交货。 安全和可靠性： 要比较供应商在送货的整个过程中能否保证货品的安全，供应商的卖货手续及相关发票、单据是否齐全。还应了解商家规模的大小、经营的信誉度等。若是大额采购，一般实行招标采购。,2办公设备和易

3、耗品的订购方式,直接购买,因特网服务,传真订购,电话订购,3办公设备及办公用品的接收程序,(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。,(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。,(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。,(4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。,(5)接收后，要及时更新库存余额。,(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。,(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。,办公室用品和办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序地摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，注意消除事故和火灾隐患。当需要时又能容易地找到。,库

4、存卡的内容,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,库存控制的必要性,库存控制的作用,1库存控制概述,库存记录卡：,库存控制卡的内容： 项目库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如“A4白文件纸”。 单位货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。 库存参考号给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，例如C4，柜子编号C架板编号4。 最大库存量最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定

5、这个数字。这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：日用量运送时间最小量库存。 最小库存量最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。 日期必须记录所有行动的日期。,接收记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。 发放记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。 余额在每一次处理后计算物品库存余额。在物品接收时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表

6、库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异要通知和报告给管理人员。 库存的每一项应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时填写库存控制卡，并记录该项库存的余额。 秘书应学会使用库存记录，填写库存卡，保证填写的办公设备和办公用品的进货卡、出货卡和库存卡三卡一致。,必要性,我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品，以保证我们的需要，这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。因为文具和其他办公用品必须要有足够的数量，保证在需要的时候能够充分供应。 由于公司员工可能随时需要办公用品，而办公用品供应的充足与否、及时与否又很大程度地决定着工作效率。如果没有一个合理的库存控制，每次有人用完了纸

7、张和铅笔，秘书人员都要放下手中的工作，急急忙忙跑到外面去购买，工作效率就太低了。 每一张纸、每一个信封的浪费，都会增加公司商业运行的成本，所有员工都要高度重视文具的利用，以确保经济有效地利用文具。所以，一个有效的库存系统是极其重要的，它对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。 每一种物品都要有一张库存卡，库存卡用以登记、接收和发放物品，并随时掌握用品的最大量库存、最小量库存和重新订购线。,作用,精确库存数量并防止被盗,确保所需物品的充分供应,避免物品被破坏或因过期而作废,将库存物品所占的空间减到最小,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,2登记 库存目录,库存目录系列序号,存放位置,供

8、应商名称,财产消耗,财产描述,接收日期,3物品库存保管中应采取的措施,储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。,各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。,新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。,体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。,小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。,储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。,储藏办公用品应有良好的照明。,(1)制作申请单,(2)备案清单,(3)发放物品应有下列手续：,(4)监视控制,a、指定人

9、员发放。,b、按单位的有关制度规定发放时间。,c、紧急需要物品时必须有相应的处理程序。,d、必须填写物品申请表，并由授权人签字批准。,e、物品申请表包括下列细节： 申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。,f、清点、核实、发放办公用品。,g、提醒使用部门和人员节约使用办公用品。,4物品的发放,5节约使用办公用品的措施,1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区，按部门根据需要复印，并由各个部门独立核算成本。

10、2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。 3）计算机、打印机、因特网。很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意：昂贵的设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；监督因特网的使用。 4）电话、移动电话。减少私人电话；控制国内国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。,5.2办公设备的使用和管理,5.2.1复印机使用和管理,复印机的基本原理,复印机的分类,复印机的使用,复印机管理,复印机的维护和保养,复印机的基本原理,将原稿（包括文献资料、图纸、手稿等）按原样放大或缩

11、小后复制出来，称为“复印”。我国的碑拓（ta）是世界上最早的一种复印方法。现在我们一般用的是静电复印技术。 静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。是一个纯物理过程。 静电复印机采用光导材料(光敏介质或光敏半导体)作为光接受体，通过曝光可以在其上形成能保持较长时间的静电潜象，使光导材料表面电位按曝光图像的规律变化。具有反极性电荷的墨粉或油墨靠静电吸附在静电潜象上，从而产生可见的图像。,复印机的分类,按复印介质,特殊涂层纸复印机(又称EF机或直接法复印机)和普通纸复印机(又称PPC机或间接法复印机),

12、按显影状态,湿法(液态)机和干法(固态)机,按潜像形成方法,放电成像法、电容成像或逆充电成像法、充电成像法、持久内极化成像法和电荷转移成像法,按光导体材料,硒(包括硒-碲合金)静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC(有机光导体)静电复印机,按稿台方式,稿台移动式和稿台固定式静电复印机,按主机体型,台式复印机、落地式复印机和组合式复印机,按复印幅面尺寸,大型(AL以上)复印机、中型(A3或A2)复印机和小型(A4以下及袖珍式、卡片式)复印机,按色彩还原性能,黑白(即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色)、单彩色(不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色)和

13、全彩色3种功能的复印机,按特殊功能,具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机,台式复印机,落地式复印机,复印机面板,复印机纸盒,复印机玻璃台,复印机的使用,1、 静电复印机的使用步骤： (1)预热。按下电源开关，机器开始预热。预热结束，复印键绿灯亮，就可以开始复印。标准方式：复印倍率为等倍，复印曝光量为自动，复印张数为1张。 (2)放置原稿。检查所选用的复印纸尺寸及纸张应横放还是竖放。盖板时要盖严。 (3)设定份数。将复印份数输入控制面板中。 (4)设定复印倍数。复印一般有固定缩放倍率和可调节缩放倍率两种，可按需调节。

14、(5)选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。 (6)调节复印浓度。根据原稿纸张、字迹的色调深浅，调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般需将浓度调浅。 (7)当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。,2、送纸方式 复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。 3、复印机的使用常识 选择合适的地方安装复印机。要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气。 复印机会产生微量臭氧，操作人员工作一段

15、时间后应到户外透透气，休息片刻。 尽量减少搬动复印机的次数，如要移动，则一定要水平移动，不可倾斜。为保证最佳操作，至少应在机器左右留出90em、背面留出13cra的空间(如机器接有分页器，大约需要23em的距离)，使用复印机操作时应小心谨慎。 应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。 使用前，开机预热半小时左右，使复印机内保持干燥。,保持复印机玻璃台清洁、无划痕，不能有涂改液、指印之类的斑迹效果。如有斑迹，使用软质的玻璃清洁物处理。 在复印过程中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激。 如果复印书籍等装订物，请选用具有“分离扫描”性能的复印机。这样，可以消除由于

16、装订不平整而产生的阴影。 如果复印品的背景有阴影，可能是因为复印机的镜头上有灰尘。此时，需要对复印机进行专业清洁。 当复印机面板显示红灯信号时，用户就应及时给复印机加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障。加碳粉时应摇松碳粉并按照说明书进行操作，切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命。 添加复印纸时，先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里。纸盒的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。 为了保持纸张干燥，可在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后将复印纸包好，放于干燥的柜子内。,复印机管理,复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数经办公室主管批准签字后送文印室复印。,关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。,不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。复印机由专人保管使用其他人员不得自行开机。,为确保复印机的安全运转每天下午下班时关