【7A文】合同管理系统需求分析说明书

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1、【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 RRRR 合同管理系统合同管理系统 需求分析说明书需求分析说明书 合同管理系统项目组合同管理系统项目组 20RR 年 12 月 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 版本控制版本控制 0.1 文档信息文档信息 创建人创建人邓海鸥 创建日期创建日期20RR-12-02 审核人审核人 审核日期审核日期 0.2版本历史版本历史 日期日期版本号版本号作者作者更改情况更改情况 20RR-12-020.1邓海鸥创建文档模板 20RR-12-180.2邓海鸥增加部分需求 20RR-12-250.

2、3邓海鸥增加部分需求 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 目录目录 第第 1 章章概述概述.5 1.1文档目的5 1.2项目背景5 1.3目标与范围 5 1.3.1目标 5 1.3.2范围 6 1.3.3建设原则6 1.4术语解释6 1.5参考资料7 第第 2 章章整体业务分析整体业务分析 8 2.1组织机构8 2.2业务职责8 2.3工作内容9 2.4管理流程9 2.5用户描述9 2.5.1合同经办人 9 2.5.2合同管理员 9 2.5.3合同会签部门.9 2.5.4法律审核人员 .10 2.5.5各级领导10 2.5.6系统管理员.10 第第 3

3、章章合同管理系统合同管理系统 11 3.1业务组成11 3.1.1起草合同模板 .11 3.1.2会签合同模板 .11 3.1.3审批合同模板 .11 3.1.4发布合同模板 .11 3.1.5起草合同11 3.1.6会签合同11 3.1.7审批合同12 3.1.8合同归档12 3.1.9合同授权管理 .12 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 3.1.10合同台账管理 .12 3.1.11框架协议管理 .12 3.1.12律师函申请管理12 3.1.13合同翻译申请管理.13 3.1.14合同签署、执行情况统计.13 3.1.15R 合同付款申请 13

4、 3.1.16合同进度跟踪 .13 3.1.17合同变更申请 .13 3.1.18合同中止申请 .13 3.1.19合同终止申请 .14 3.1.20合同解除申请 .14 3.1.21合同违约申请 .14 3.1.22合同纠纷管理 .14 3.1.23合同查询统计管理.15 3.1.24效能分析管理 .15 3.1.25统计报表15 3.1.26信息发布功能 .15 3.1.27流程管理15 3.1.28基础数据管理 .16 3.1.29系统管理16 3.2业务流程17 3.2.1合同模板审批和发布流程.17 3.2.2二级部门经办合同审批流程 .18 3.2.3三级部门经办合同审批流程 .1

5、9 3.2.4合同翻译申请流程.20 3.2.5律师函申请流程21 3.2.6授权委托流程 .22 3.3人员岗位23 3.4业务需求23 3.5用户场景24 3.5.1UC001.合同起草 .29 3.5.2UC002 三级部门领导审批31 3.5.3UC003 三级部门会签.32 3.5.4UC004 二级部门领导审批32 3.5.5UC005 二级部门会签33 3.5.6UC006 法律人员审核.34 3.5.7UC007 分管副总审核.35 3.5.8UC008 合同翻译申请.36 3.5.9UC009 授权书申请37 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借

6、鉴文档】 3.5.10UC010 律师函申请38 3.6系统功能39 3.6.1合同管理39 3.6.2合同执行跟踪管理.41 3.6.3统计分析42 3.6.4应用管理43 3.6.5系统管理44 3.6.6工作流管理.44 3.6.7与其它系统接口45 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 第第 1 章章概述概述 1.1文档目的文档目的 本文档作为中国 RRRR 分公司（以下简称 RRRR）合同管理业务调研及需求分析 报告，文中全面、详细描述及分析了 RRRR 移动办公工作业务现状，并在此基础上提 出了项目实施建议和工作内容，文档是项目业务调研的工作总

7、结，同时也为项目开发 阶段设定了具体工作内容和目标。本文档预期读者为： RRRR 总经办 RRRR 合同管理系统项目组 1.2项目背景项目背景 RR 市 RR 有限公司（以下简称“RRRR”）自成立以来，公司和业务规模都在飞 速发展，取得了非常瞩目的成绩。而随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类 型的合同数目也在不断地飞速增长，但 RRRR 目前在合同管理上主要采用的还是手工 纸质审批，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程 中暴露的问题和意见；同时由于没有相应的 IT 系统来集中统一的抽取合同中的关键信 息，因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析，存在较大的局限性

8、。随着公司的进一 步发展，建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行。 1.3目标与范围目标与范围 1.3.1 目标目标 本工程的项目目标是对 RRRR 现有的合同管理模式进行调研分析，在最短的时间 内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管理系统，以满足 RRRR 日益 迫切的全面合同管理需求。同时，在系统建设的过程中，也将充分考虑合同信息管理 系统将来的发展和其它 IT 系统的整合需求，为将来的扩容升级留下足够的空间。 1.3.2 范围范围 组织范围包括 RRRR 中各个部门 功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作 流管理。 【MeiWei_81

9、 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 业务范围包括综 OA 系统、网上报销系统、投资管理系统，CRM 系统，合同管理系 统等办公管理类系统， 1.3.3 建设原则建设原则 总体上采用统一建设、统一管理的原则，避免重复开发并降低建设和运维成本。 具体实现上，为适应 RRRR 企业移动应用平台大规模应用和业务发展需要，系统 技术实现应遵循开放性和标准化技术路线，采用.NET 技术架构和 B/S 应用模式，支持 RML 规范，支持 SqlServer 等大型标准关系数据库进行数据集中存储与管理。 这样，保证 RRRR 企业移动应用平台具有良好的跨软、硬软件平台能力，强大的 系统扩充

10、能力以及健壮性，以满足 RRRR 不断发展的业务要求。 该系统应遵循开放、标准化技术实现，具有良好稳定性、可靠性和可扩展性，支 持大并发用户量处理能力，以满足 RRRR 股份公司集团性质大规模化应用需要。 该系统将集中部署于 RRRR 大型应用服务器上，利用 RRRR 成熟的内部企业网实 现各级用户对移动应用日常操作与管理。系统将全公司重要移动应用数据进行集中存 储管理。 1.4术语解释术语解释 术语描述 系统(SRstem) 指为解决用户需求的计算机软件程序的集合，这里指数据采集 与核算子系统 平台（Platform） 指为提供一系列计算机软件产品的基础运行环境，是计算机产 品能够运行的必要

11、基础，可能是一些更为基础的软件，也可能 是一些硬件 架构(FrameWork) 指为设计产品和平台的宏观构思，是描述产品与平台关系的理 论体系 功能(Function) 指为计算机产品、系统或解决方案等提供的，为用户准备好的 一些操作的集合。是用户使用的基本操作单元 1.5参考资料参考资料 RRRR 合同管理系统总体技术要求20RR 年 11 月 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 第第 2 章章整体业务分析整体业务分析 2.1组织机构组织机构 RRRR 具体的组织机构如下图所示： 副总经理 资深专家 总经理办公室 经营财务部 （审计部） 人力资源部 专

12、家办公室 党群工作部 行政事务部 （安全保卫处） 综合管理部 业务管理部 政企客户部 市场合作部 信息业务部 客户支持部 客户服务部 维护管理部 客户响应中心 网络监控中心 网络支持中心 互联互通部 网络维护中心 工程建设管理部 工程建设一部 工程建设二部 工程建设四部 国际业务部 资深经理 业务支撑部 海淀北电信局 西区电信局 无线网络优化中心 东区电信局 通州电信局 市场部 工程建设部 网络部 总经理 计划部 南区电信局 德胜电信局 营销管理部 （家庭客户部） 工程建设三部 信息服务中心 营业中心 工程建设五部 局房建设部 移动核心网维护中 心 客户业务网络维护 中心 无线设备维护中心 接

13、入网维护中心 个人客户部 移动业务经营部 移动产品推广部 移动渠道合作部 郊区业务部 移动服务支撑部 无线技术中心 2.2业务职责业务职责 在公司上述架构中，市场部、个人客户部、工程建设部、网络部、总经理办公室、 计划部、经营财务部、人力资源部、专家办公室、党群工作部及行政事务部为公司的 二级部门，其中市场部、个人客户部、工程建设部、网络部下设三级部门，这些三级 部门与不设三级部门的二级部门一样，是具体合同的承办部门。合同经办人在启动电 子化审批流程时，首先需要其所在承办部门的领导审批；承办部门审批通过后，其他 部门的职责主要有：（详细的流程请见附件 1，合同审批流程） 【MeiWei_81

14、重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 1. 在合同涉及固定资产投资及设备赠送的情况下，由计划部负责审核会签。 2. 支出类合同或合同条款突破公司制定的标准的，需经财务部会签。 3. 网络品质或服务承诺超出公司标准需经网络部会签。 4. 计划部负责承办的设备采购合同需工建部、网络部、财务部会签。 5. 其他二级部门及其下三级部门的会签由承办人员选择，二级部门及三级部门领导复 核。 2.3工作内容工作内容 2.4管理流程管理流程 2.5 用户描述用户描述 系统用户主要有：合同经办人，合同管理员，合同会签部门，合同审核人员，各 级领导，系统管理人员，业务管理员。 2.5.1 合同经办

15、人合同经办人 合同经办人即合同审批流程的发起人，主要负责在审核对方签约资质并经商务谈 判后填写合同审批要素、包括合同概况、签约依据、签约对方的基本情况等信息后， 选择模板合同文本/起草非模板合同并提交部门领导审批。负责汇总审核意见，对原合 同进行修订后，根据具体情况再次提交审核。 2.5.2 合同管理员合同管理员 合同管理员负责合同在各级部门的送审。各级部门都有自己的合同管理员。 2.5.3 合同会签部门合同会签部门 由会签部门相关领导负责审查合同中与本部门职能相关的项目并进行会签，会签 部门领导有分工的，由该部门合同管理员负责按领导分工分送不同领导会签。 2.5.4 法律审核人员法律审核人员

16、 负责合同文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核，对于存在问 题的可直接退回合同经办人或合同经办人员所在部门领导进行修改。并可选择会签部 门。 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 按部门分配合同法律审核人员。 2.5.5 各级领导各级领导 领导分为：三级部门领导，二级部门领导，分管副总，总经理。分别按各自的工 作职责负责合同的审核，对于有修改意见的，可直接退回合同经办人员或发法律人员， 由法律人员退回合同经办人员。 2.5.6 系统管理员系统管理员 系统管理员进行系统的配置和日常运维管理工作，比如基础数据管理，用户管理， 权限管理等等。 2.5.7 业务管理员业务管理员 主要是对系统中和业务相关的基础数据管理，比如审批流程的设定,合同类型管理， 合同编号管理等等。 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 【MeiWei_81 重点借鉴文档】 第第 3 章章合同管理系统合同管理系统 3.1业务组成业务组成 3.1.1 起草起草/修订合同模板修订合同模板 由相关业务部门人员或法律人员负责发起合同模板的起草修订工作，需要填写合 同模板相关