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1、第六章 档案保管,第一节 档案保管工作概述,一、保管工作的含义 1、库房管理 2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施 二、保管工作的任务 1、维护档案实体的秩序状态，使其在存放和使用中始终有序； 2、防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。,简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）；不乱（不使档案相互混乱）；不丢（档案不丢失不泄密）；不坏（不使档案遭受损坏）。,三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前 四、意义 档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量的高低，
2、对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。,档案损毁的原因,人为因素 故意破坏 过失损坏 年久老化 自然因素 内因 外因,第二节 档案保管的物质条件,一、档案库房,档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。应该注意的基本问题： 1，库房必须专用，不能与办公室合用，不能同时存放他物； 2，必须坚固，并且是正规的建筑； 3远离火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等基本要求。,档案库房,库房建筑原则： 经济 适用 美观,四川省档案馆的清代档案库房,山东省档
3、案馆的环形走廊,辽宁省档案馆的洞库,二、档案装具 1、档案箱 2、档案架 活动式密集架 积层密集架（通天架） 3、档案柜等,五节柜（战备箱）,底图柜、防磁柜,手动密集架,底图密集柜,密集架与普通档案架比较图,三、设备,档案保管的设备一般是指那些具有“固定资产”性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。如：去湿机、加湿机、空调、通风设备、温湿度测量及控制设备、防盗、防火报警器、灭火器、装订机，复印机、缩微拍照设备以及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备、档案进出库的运送工具。,档案保管设备,四、包装材料 1、卷皮 2、案盒、卷盒 3、档案袋 4、包装纸等,五、消耗品 即用于保管工作的易耗低值物品。如防虫
4、药品（毒饵盒），吸湿济（木炭、生石灰，氯化钙）以及各种表格及管理性的办公用品。 注：要本着实事求是的态度合理、有效、实用、节俭的原则进行配置。,第三节档案库房管理,档案库房管理是档案保管工作的主要体形式，其内容同样涉及“维护秩序”和“保护实体”两个基本方面。其内容包括以下几个方面。,一、进出库制度 进出库的方式、时间、要求必须有所限制并作出专门的规定。1，只许档案工作人员进入；2非工作时间不许进入；3不许在库房中吸烟，喝水，吃东西，无人时必须关灯，关窗，库房门上锁,二、库房温度控制,据研究表明，较为适宜的温度应在1420度之间，湿度应在50%60%之间。 控制和调节库房温度的方法: 1.对库房
5、进行严格密封，然后在库房内使用技术设备调控适宜的温度；,2、库房难以做到完全封闭，可采取一系列机械的或自然性的措施对库房温度进行调控： a,使用增温，增湿或降温、降湿等机械设备进行调控; b、利用库内外温度相互平衡；（时机,时间,长短,强度） c、采用简便的人工方法进行调控(湿草垫,木炭,生石灰,氯化钙),创造延长档案寿命的关键：控制温湿度,（1)库房适宜温度： 纸质载体：1424（10） 缩微胶片：1320 磁性载体：1424 光盘载体：1424 （2）库房相对湿度： 纸质50%65%（15%） 光、磁盘45%50%（10%） 档案室每天都要对温、湿度进行统计，偏高或偏低都必调节，或抽湿或降
6、温。,库房为什么要控制温度和湿度？ 保护档案寿命的需要，,（1）纸的化学成分： 纤维素半纤维素木质素杂细胞 一般来讲纤维素含量在40%以上的植物维素才用来造纸。 （2）影响纸的耐久性的关键纤维素的特性 水解性与水发生反应 ，聚合度下降，机械强度下降低，霉烂结块 造成因素：水份和湿度酸（气、尘、微生物）酶（霉菌） 纸张含水量在70%左右为最佳状态，所以要控制温湿度 氧化性与氧化剂发生反应，聚合度下降，机械强度降低、纸发脆 造成因素：氧化剂温、湿度光 如果光、氧化剂和水份三者同时作用纤维素，氧化速度会更快。 库房 温度：1424（10） 相对湿度：50%65%（15%）,三、八防,防 火,防 水,
7、防 光,防虫,书 虱,防潮：与库房的温湿度有关。 防霉：与防虫，防潮关系密切，要对档案进行定期的检查并放置防霉、防虫药品。 防尘：装具的封闭性要好，并且要定期打扫卫生，保持清洁。 防盗：库房要坚固，随时关门，安装防盗报警装置。 注：为了全落实“八防”，节假日也必须安排人员值班，检查库房状况。,库房管理“八防”图示,四、库房与装具的有序化（主要指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，统一编号） 编号原则：1.先编建筑号（几号库、几号楼）然后编层号和房间号，阿拉伯数字顺次编号。建筑编号亦可按其方位编。“东楼”。也可直接命名“楼”。库房少的可以不编库房号。 2.装具的编号：一般按保管
8、机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号、柜架号、格层号（箱号），号码一般也采用阿拉伯数字。,1）库房的（摆布）序化。 整齐一致 避光通风空间利用 2）装具的序化：为了便于管理，档案柜（架）必编号。方法： 1自门口起从左至右编架号（走“之”字形编下去） 架号： 每组柜又从上至下编柜号 4 柜号：1 3 2 2 3 1 4 。 （门口 ） 5 3）密集架式的管理 标识牌,库房与装具的序化,五、档案在装具中的存放方式,平 放,竖 放,（一）、档案存放位置索引,六、档案存放秩序的维护与管理,（二）、档案代理卡 为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制
9、一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。,（三）装具所存档案标识牌,八、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 是对全宗的重要管理工具和手段，它是全宗的“档案”，是档案的“档案”。 通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。,七、定期检查、清点,全宗卷的作用,管理全宗的工具和手段； 有助于管理人员熟悉档案情况，进一步提高工作效率，特别是管理人员变动时，对新来人员了解档案情况有很大的
10、帮助； 是综合利用全宗的辅助材料。,第四节档案使用过程中的维护和保护,档案保管工作基本表现为两个方面：a.档案库房管理；b.使用过程中的维护与保护。 档案动静交替 （档案的使用） 档案的使用情况：1.社会各界对档案的使用，即档案的提供利用；2.档案馆出于管理与开发的需要，对档案实体及其内容信息的使用。（整理、鉴定、编研检索工具、缩微复制、编研） 工作要求：一要建立严格的管理制度并在实践中落实；二是要采取各种合理有效的管理方法。,一、档案使用过程中的维护与保护制度,（一）档案使用登记与交接制度:档案出入库登记，清点归还，责任分明。 （二）档案使用行为的管理与限制制度 1.档案使用行为的要求（不许
11、吸烟、喝水、吃食物、勾画、涂抹、撕损剪切）； 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上；3.不同的利用者未经允许不准私自交换阅览； 4不准擅自拍照、抄录，复印； 5使用时间和数量的限制。,档案使用过程中的制度建设。,库房管理制度: 四不（散、丢、损、坏） 三限制（人员、时间、行为） 借阅制度： A 不看与自己无关的档案， b.外单位看档案，必由院长批准。 c. 不外借，可复印。 d、不得乱涂划；不得损坏撕毁档案。 E 借阅数量：每次限定不超过20份。 F、借阅必办理登记手续。,安全制度： A 非库房人员未经批准，不得随便入库。 b. 珍贵或绝密档案应放入保险柜。 c. 出入库房档案应进行仔细清点和登
12、记。 d 管理人员非工作需要不得谈论档案内容。 e.、杜绝一切失密、失盗的可能,对入库人员实行： 1、限制人员库房重地，闲人免入 2、限制时间必有档案人员陪同。 3、限制行为： 不得吸烟、不得吃零食、不得穿拖鞋,二、档案使用过程中的维护与保护方法,（一）量与顺序的控制：分批定量提供，且归还时要保持档案实体秩序的排列顺序。 （二）对利用行为的现场监督与检查（a.配备人员检查；b.配置闭路电视监控系统。） （三）利用方式和场所的限制：现场阅览为基本方式，利用场所应为集中式的大阅览室，一般不安排单间，以免发生意想不到的问题。 （四）对重要档案的保护措施：1.严格限制利用；2.、即便使用一般不提供原件
13、，只提供缩微品或复印件；3、利用过程中应格外注意监护问题。,档案保护的现代化 1、入库前运用真空氮气消毒设备对档案卷宗杀菌消毒。 2、运用计算机控制系统控制温湿度。 3、运用计算机控制系统自动防火 4、运用电子防盗仪系统防盗 5、运用计算机字褪变、字迹扩散恢复系统进行档案保护。,档案数字化的风险防范,在传统管理的时代，纸质文件的安全比较容易控制，即使造成档案文件的破坏和丢失也是局部的，且损失容易弥补。而电子档案信息的海量存储是双刃剑 一方面电子信息存储的密集性可以极大地方便信息的收集、保管、携带、传播、处理和提供利用。 另一方面它带来的危害也是巨大的，丢失几张光盘就可能造成一座档案馆信息的搬家或丢失，其损失和破坏往往是一瞬间的，毁灭性的。 数据集中是现代信息管理的大趋势。数据的集中有利于数据的高度集成、规范管理和广泛共享，如果管理措施得力，也有利于集中防范事故风险。,Thank you,Thank you,
