办公自动化应用操作

《办公自动化应用操作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公自动化应用操作（112页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第1讲 Word2003(基础知识),1、认识Word 2003 Word2003是美国微软公司（Microsoft）的Office 2003办公自动化套装软件之一，是一个集文字录入、编辑、绘图、排版、制表为一体的字表处理软件。,一、Word 2003基本操作,2、启动Word 2003 方法一：执行“开始程序Microsoft Word”。 方法二：双击桌面该程序的快捷方式。 3、退出Word 2003 方法一：执行“文件退出”。 方法二：单击标题栏右侧的“关闭”按钮。,4、Word 2003的窗口组成 标题栏:显示正在编辑的文档名和程序名。 菜单栏:包括Word 2003的所有命令。 常用

2、工具栏：提供最常用的命令。 格式工具栏：提供排版时所需的命令。 标尺:用来度量页面的尺寸。 工作区:用于编辑和显示文本内容。 滚动条:用于浏览窗口的内容。 状态栏:显示当前文档的信息（如当前页，总页数，光标位置等）。,5、Word 2003的四种视图 普通视图：在此视图下，各种文档格式都被显示，普通视图注重显示文字的格式，而简化了页面的布局，因此在普通视图下看不到页眉和页脚、图片。 Web版式视图：将活动文档切换到 Web 版式视图，这是一种编辑视图，可将文档按照在 Web 浏览器中的显示效果显示出来。,页面视图：这是一种按打印效果显示文档的编辑视图。在该视图下，所有的页眉、页脚、图片及复杂的

3、格式都可被显示出来。页面视图会占用更多的系统内存，这样，滚动速度会变慢。 大纲视图：所谓大纲视图实际上就是用缩进文档标题的方式显示的视图。在该视图下既可以折叠文本进行查阅标题，也允许展开文本进行查阅、编辑或修改整个文档操作。其最大的好处是可以快速重排附带文本的标题顺序，使标题及其附带的文本一起移到新的位置。,6、Word 2003窗口定制 在Word 2003中提供了许多工具栏，通常只显示常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏三个工具栏。 显示/隐藏工具栏：视图工具栏中的工具栏名称，其中表示已显示，反之隐藏。 显示/隐藏标尺：视图标尺 显示/隐藏段落标记：视图显示段落标记 显示/隐藏网络线：视图网

4、格线,二、录入文本 1、确定插入点的位置 方法1：利用鼠标左键直接单击确定； 方法2：利用上下左右方向光标键确定。 2、输入文本 选择输入法：利用Ctrl+Shift选择输入法。 要求：（1）每行文字必须顶格输入，行尾自动换行。（2）每一段文字输入完毕后按回车键（Enter）换行。,注意：如果一张纸输入完毕将自动换页，如果要强行换页，可执行插入分隔符分页符或按Ctrl+Enter。 3、各种符号的输入 （1）中文标点符号：()，()， ( 、），( )，(- ) （2）符号的插入：文件符号选择一种字体单击所需的符号单击插入，可重复上述步骤继续插入。,（3）特殊符号的插入：文件特殊符号选择类型选

5、项卡单击所需的符号单击确定按钮。 三、文档的基本操作 （1）保存文档：文件保存选择存储位置输入文件名单击“保存”按钮。 （2）新建文档：文件新建选择空白文档单击“确定”按钮。 注意：默认文件名为文档1，文件类型为WORD文档。,（3）关闭文档：文件关闭或单击标题栏右上角的“关闭”按钮。 注意：如果该文档没保存，将弹出对话框，要求用户作出选择。 （4）打开文档：文件打开选择查找范围选择文档单击“打开”按钮。 注意：可在“文件”菜单最下方选择最近被打开或处理过的4个文件。 （5）另存为文档：文件另存为选择存储位置输入新文件名单击“保存”按钮。,四、选择文本 1、鼠标拖动选择文本：将I型鼠标定位于欲

6、选择文本开始处，按下鼠标左键不放，向右拖动直到文本的末尾，然后松开鼠标，选中后以反白显示。 2、选择一行：将鼠标移动要选择行的左边选定栏处单击鼠标左键。向下拖动可选定多行。 3、选择一段：以选定栏处双击或在正文中三击。 4、选择连续文本：将I型光标定位于欲选择文本开始处，按住Shift键不放，单击要选择文本末笔。 5、选择整篇文章：编辑全选或在选定栏处三击或按Ctrl+A组合键。,五、编辑文本 1、插入文本：按Insert键转换为插入状态，将光标放至要插入文本处，直接输入文本。 2、改写文本：按Insert键转换为改写状态，将光标放到要改写文本之前，直接输入文本。 3、复制文本：选中文本编辑复

7、制光标定位编辑粘贴。 4、移动文本：选中文本编辑剪切光标定位编辑粘贴。 5、删除文本：按Back Space删除光标前一个字符或按Delete删除光标后一个字符，也可选中文本后按Back Space或Delete删除文本。,六、撤消与恢复 对于文本的移动、复制、删除等操作，Word会自动记录每一次的操作步骤。通过这种操作记录，用户可利用“撤消”和“恢复”功能，方便地放弃现有的修改，或恢复放弃的操作。 1、撤消 取消执行的上一条命令或删除最后键入的内容。单击常用工具栏上的“”按钮或选择“编辑撤消”。 2、恢复 “恢复”功能刚好和“撤消”相反，“恢复”被撤消的操作。单击常用工具栏上的“”按钮或选择

8、“编辑恢复”。,七、设置自动及拼写和语法检查 在输入或编辑文本的过程中，难免会出现一些英文单词拼写错误以及名子语法错误。Word提供了自动拼写和语法检查功能。 操作步骤： 单击菜单栏的“工具选项”命令； 在对话框的“拼写与语法”选项卡中勾选“键入时检查拼写”、“键入时检查语法”、“随拼写检查语法”； 最后单击“确定”按扭。 红色波浪线：拼写错误。 绿色波浪线：语法错误。,八、查找与替换 Word提供了在文档中查找指定内容，并将其替换为其它内容的强大功能。 1、查找 在文档中快速找到指定内容，并确定其出现位置。 操作步骤：编辑查找在查找内容中输入要查找的文本单击“查找下一处”按钮。,2、替换 可

9、以将查找的内容替换为指定的内容。 操作步骤：编辑替换在查找内容中输入要查找的文本，在替换为中输入新的内容单击“查找下一处”按钮单击“替换”进行替换或单击“查找下一处”继续查找，单击“全部替换”将一次性全部替换。,第2讲 Word文字排版,一、页面设置 1、页面设置的作用 可以用来设置纸张纸型、页边距、纸张方向、一行的字数及一页的行数等。 2、页面设置的步骤： 文件页面设置弹出页面设置对话框（包括页边距、纸型、纸张来源、版式和文档网格五个选项）,二、“页面设置”对话框 1、“页边距”选项卡 可设置正文的上、下、左、右与页边界的距离，页眉和页脚距边界的距离。 对称页边距：调整左右页边距，以便在双面

10、打印时，使相对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。 拼页：将文档的首页与次页打印在同一张纸上。如果要将打印出的纸张对折（打印有内容的一面向外），则可选中此复选框。页面的外侧页边距（装订线）宽度相同，内侧页边距宽度也相同。 2、“纸型”选项卡 设置纸张的大小及方向。默认为A4纸（ 21 29.7厘米）,3、“纸张来源”选项卡 可设定打印时纸张的进纸方式。默认进纸方式是默认纸盒。 4、“版式”选项卡 可设定节的起始位置、页眉和页脚、垂直对齐方式、以及行号等。 奇偶页不同：为奇数页创建一种页眉或页脚，为偶数页创建另一种页眉或页脚。 首页不同：为文档的首页创建另一种页眉或页脚。 5、“文档网格”选项卡

11、用户可以随心所欲地设置文档每页行数、每行字数、正文字体、栏数、正文排列方式、应用范围以及字间距和行间距。,三、制作页眉和页脚 1、页眉和页脚的作用 页眉和页脚分别位于页面的顶端和底端，通常用来显示一些附加信息，如书名、 章名、页码和日期。 2、插入页眉和页脚的步骤： 视图页眉和页脚进入页眉和页脚状态，并弹出页眉页脚编辑工具条 注意：在编辑页眉和页脚时，不能编辑正文；在页眉和页脚中输入内容时，将会在每张页面上出现。 四、插入页码 方法1：插入页码命令来实现。 方法2：进入页眉和页脚后，单击页眉和页脚工具栏上的插入页码来实现。,五、“格式”菜单下的排版命令 文档的排版并不是对原有的文本进行编辑，而

12、是对文本进行修饰，格式化等操作。格式化主要包括文字格式和段落格式的设置。 1、“字体”命令（格式字体） 在此对话框中可设置字体、字形（常规、倾斜、加粗、加粗并倾斜）、字号、字体颜色、下划线、着重号、特殊效果、字间距、字符缩放和位置调整等。,2、“段落”命令（格式落段） 段落是构成文章的基础，一个段落是指以回车键结束的一段文字。 在此对话框中可设置如此参数： （一）、段落的对齐方式（五种） （1）左对齐：使当前段中的各行沿左边界对齐。 （2）右对齐：使当前段中的各行沿右边界对齐。 （3）居中对齐：使当前段中的各行文字居中。 （4）两端对齐：使当前段中的各行（除末行外）沿左、右边界对齐。 （5）分

13、散对齐：使当前段中的各行均匀分散沿左、右边界对齐。,（二）、段落缩进操作 （1）无：可取消特殊缩进格式。 （2）首行缩进：将段落的第一行缩进。 （3）悬挂缩进：将段落除首行外的所有行缩进。 （4）左缩进：将段落每行左侧均移动一定距离。 （5）右缩进：将段落每行右侧均移动一定距离。 （三）、段间距和行间距 （1）段间距：调整段落与段落之间的距离。 （2）行间距：设置文字行之间的垂直间距。如果您单击“最小值”、“固定值”或“多倍行距”，可在“设置值”框中输入数值。,3、“项目符号和编号”命令(格式项目符号和编号） （一）、添加项目符号和编号 （1）选定要添加项目符号或编号的项目。 （2）在“格式”

14、工具栏上，请执行下列操作之一： 单击“项目符号”按钮 ，可为其添加项目符号。 （3）单击“编号”按钮 ，可为其添加编号。 注意 要在输入时自动创建项目符号或编号，可键入“1.”或“*”，再按空格键，然后键入任何所需文字。当按下 Enter 键以添加下一列表项时，Word 会自动插入下一个编号或项目符号。要结束列表，请按两次 Enter 键。也可通过按 Backspace 键删除列表中的最后一个编号或项目符号，来结束该列表。,4、“边框和底纹”命令（格式边框和底纹） Word 2003允许为选定的文本、段落、表格等添加边框，也可用底纹作为它们的背景。 （一）、边框 （1）在文档中选定文本、段落、

15、表格。 （2）选择“格式边框和底纹”命令，在弹出的对话框中选择“边框”选项卡。 在“设置”选择组中选择边框处类：无（无边框）、方框（所选内容四周上边框）、阴影（除加边框上还加阴影）、三维、自定义。 在“线型”列表框中选择边框的类型。 在“颜色”列表框中选择边框的颜色。 在“宽度”列表中选择边框的宽度。 选择“应用范围”是文字还是段落。 （3）单击“确定”按钮。,（二）、页面边框 页面边框是给整个页面加边框，操作方法和给文字加边框一样，只不过比“边框”选项卡中多了一个“艺术型”列表供选择。 （三）、底纹 （1）在文档中选定文本、段落或表格。 （2）选择“格式边框和底纹”命令，在弹出的对话框中选择

16、“底纹”选项卡。 在“填充”列表框中，选择添加底纹的填充方式。 在“图案”选项卡的“式样”下拉列表中，选择底纹的式样。 在“颜色式样”列表框中选择底纹图案的颜色。 在“应用范围”中，设定是针对段落还是针对文字进行设置。 （3）单击“确定”按钮。,5、“分栏”命令（格式分栏） Word 2003允许为文档设置多栏效果，多用于报纸、杂志上编排。 （一）、设置栏数、栏宽、栏间距和分隔线 （1）选择需要分栏的内容。 （2）选择“格式分栏”命令。 在“分栏”对话框中的预设中选择栏数。 在“栏数“中选择栏数。 在“宽度和间距”中设置栏宽和栏间距。 在“分隔线”上为文字加上分隔线。 在“应用范围”中选择应用的范围。 （3）单击“确定”按钮。,6、“首字下沉”命令（格式首字下沉） 首字下沉就是将选中段落的第一个字进行特殊设置，如下沉，改变字体等。 （一）、添加首字下沉效果 （1）选择要添加首字下沉的段落。 （2）选择