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1、管理制度的制定及优化(行政人事部分)深圳市诺克斯企业管理咨询有限公司1、 行政人事职责简介人事方面:1 公司各部门人员的招聘 2 公司员工的培训、考核、建议 3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善 4 公司对外事务联系和办理 5 公司企业文化的建设 6 公司员工相关证件的办理 7 公司对外的宣传 8 公司员工档案的管理行政方面:1 负责公司行政制度的拟定和实施 2 负责公司厂房的维护 3 负责公司固定资产的管理 4 负责公司办公用品的采购与管理 5 负责公司员工宿舍的管理 6 负责公司车辆的管理 7 负责公司消防的管理 8 公司对外的联系与协调2、 行政人事职责细则1、负责贯彻公司领导指示。
2、做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。2. 根据领导意图和公司发展战略,负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,牵头或协助公司的规划研究。3. 负责全公司日常行政事务管理,协助总经理处理日常工作,负责总经理的日常活动和外出活动的安排。4. 组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。6. 做好公司历年大
3、事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。7. 负责公司保密工作和法律事务,妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。10. 负责公司总务工作,做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。12. 负
4、责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。13. 根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作,并负责跟进、检查、监督、考核。15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件;调查处理员工投诉;调处劳资纠纷。17. 做好员工保险、福利工作。18. 为丰富员工文化生活,组织安排各种文
5、体活动和旅游活动。19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。20. 其他需要配合完成的工作。3、 相关制度(一)、考勤管理制度1. 作息时间:星期一至星期五08:3018:00,午休12:0013:302. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司,提前向行政部或直属分部经理说明。3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。4. 迟到:上班时间开始后未到岗者。5. 早退:下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。6. 旷工:上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未
6、提前请假的,记一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,按旷工论处。7. 病假:提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。8. 事假:一天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理或总经理批准后方可休假,特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,未按上规定办理的,均按旷工处理;9. 违反劳动纪律规定:(1) 迟到、早退:次数第一次第二次第三次第四次第五次罚款20元30元50元按旷工一天计辞退(2) 旷工:旷工一天以内的
7、,当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资;旷工超过三天者解除劳动合同。(3) 婚假凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受七天有薪婚假。(4) 丧假员工直系亲属(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申请三天有薪假。(5) 分娩假凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司行政部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。(二)、物资用品采购及使用管理制度1. 本制度所指物资用品包括:(1) 公司固定资产及低值易耗品;(2) 办公用品、电脑耗材等用品用具;(3) 其他用品(另行规定)。2. 采购程序:(1) 每月各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等
8、到行政部,由行政部汇总编制采购预算表一式两份。(2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字,并报总经理签字批准。(3) 总经理审批签字后交财务部,财务部预算、预支采购金额,并留存一联;(4) 行政部按计划安排实施采购。(5) 由行政部对采购物品进行登记,填写办公用品采购统计表。(6) 如需进行应急采购,可先报行政部,由行政部报总经理审批进行采购,采购后按正常登记手续进行登记。(三)、物品领用管理制度1. 物品类别(1) 办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。(2) 公用物品:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸
9、、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。2. 领用原则(1) 办公用品:本人根据工作需要,填写办公用品领用表,到行政部领取。(2) 公用物品:本着合理使用杜绝浪费的原则,互相监督,物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿,由行政部不定期进行抽查盘点。(四)、清洁卫生管理制度1. 本公司清洁范围包括:办公区域内所有角落。2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫,详见值日轮流表。3. 值日人员须按如下标准进行清扫:(1) 地面:无纸屑碎末,无油渍,无污痕,整洁通透。(2) 桌面:无明显灰尘,无油渍污痕,桌上物件分类整齐摆放,物见本色
10、。(3) 椅、沙发:无明显灰尘,无污垢,摆放端正整齐。(4) 玻璃窗、窗台:光洁锃亮,无水渍、无污痕和灰尘,做到窗明几净。(5) 打印机等固定设备设施:无灰尘,无污垢。(6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理,值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。4. 个人卫生执行以下标准:(1) 自己办公区域卫生,整理文件,清倒个人垃圾,保持办公桌整洁;(2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑,保持其清洁及正常的使用;(3) 严禁随地吐痰,乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核,禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物;(4) 其他需个人注意的卫生事项。5. 卫生惩罚制度:个人办公区域卫生由个人负责,包括工作台、纸篓、书架、电脑
11、、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。6. 惩罚原则:区域第一次第二次第三次第四次备注个人卫生10元30元50元通报批评个人部分由个人负责,值日人员部分由当日值日人员均摊公共卫生20元50元100元通报批评(五)、档案的分类及管理制度1. 行政人事部档案:(1) 分公司相关行政制度、员工档案。(2) 集团公司下发的相关文件、制度等。(3) 合同文件,由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。
12、(4) 其他需要存档的文件。2. 财务部档案:(1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。七、保密制度1. 凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订保密协议,保证不泄露公司的机密资料。2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,分为三类:一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。3. 除本部门工作人员外,未经
13、许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。4. 在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露
14、给予任何人。8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。9. 凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。10. 员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。11. 员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。八、奖惩制度1. 奖励(1) 嘉奖1) 出色完成公司领导指派的重要任务者;2) 圆满完成重大项目未出差错者;3) 对操作技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。4) 为公司节约成本,合理利用电脑耗材、办公用品,充分利用废弃品,成绩显著者;5) 检举违规或损害公司利益者;6) 全心全意服务,有具体事迹者;7) 遇有困难,勇于负责,处理得当者。8) 其它突出事迹应予奖励者。(2) 记功1) 节约物料或对废品利用,著有成效者。2) 发现职责外问题,予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。(3) 记大功1) 遇有意外事件或灾害,奋不顾身、不避危难,因而减少损害者。2) 维护公司重大利益,避免重大损失者。3) 有其他重大功绩者。(4) 奖金1) 对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者,奖现金200元。2) 一年内记在功二次者,奖现金300元。3) 服务年满三年,成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者,奖现金500元。2. 惩罚:(1)警告:每次减发奖金二十元,并于年终奖金时一