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1、第7章 系统运行管理与系统实施 知识模块7-4：系统数据管理 知识点：7-4-1 初始会计科目数据管理 7-4-2 初始辅助核算数据管理 7-4-3 账套与年度数据管理 7-4-4 期末结账 7-4-5 结转上年数据,系统数据管理 会计信息系统不仅包含各种字典数据，而且还包含凭证数据、各种发生额与余额数据、报表数据等。这些数据一旦发生错误，会给系统运行带来灾难性后果。为确保系统安全可靠运行，必须对系统中的数据进行有效管理。包括初始数据管理、账套数据管理、年度数据管理、期末结账、结转上年数据等。,系统数据管理 系统数据管理分别由系统管理员和账套主管完成。系统管理员负责整个系统的总体控制与管理，可
2、建立账套；账套数据的备份与引入；设置用户和角色并对其进行功能授权；指定账套主管等。账套主管负责本账套的数据管理，包括修改账套参数；初始数据管理；年度数据管理；期末结账；结转上年数据；以及数据权限设置等。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 初始数据管理的主要功能是在系统初始投入运行，录入并处理各对应账户的余额和累计发生额。包括会计科目初始数据处理、部门初始数据处理、往来初始数据处理、项目初始数据处理等。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 系统开始投入运行一般应选择在年初，即使当前核算期不是年初建议也从年初开始，首先录入年初余额数据；然后对一月份
3、数据进行处理，并进行记账、结账；再对二月份数据进行处理，并进行记账、结账，依此类推，直到当前月份为止。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 这样做有以下好处： 第一，可以简化期初数据录入工作。只需录入年初余额； 第二，实现人员培训。通过几个核算期的实际业务操作，能够使有关操作人员得到实际演练； 第三，对软件系统进行实际测试。通过几个核算期的实际业务滚动，可以发现软件系统存在的问题；,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 第四，规避数据错误，通过实际运行可以发现会计数 据存在的潜在错误，如手工记账错误，数据录入错误等。 当然实现手工数据与计算机数据的核对是比较复杂的， 其原因在于计算机处理
4、的账户远比手工处理的账户更为明 细，但总括数据应该严格相符。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 在录入会计科目余额和累计发生额之前，必须先设置会计科目，录入时只输入末级科目余额和累计发生额即可，其上级科目余额和累计发生额由系统自动计算得出。会计科目期初数据处理如下图。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 （1）科目余额与累计发生额录入：年初只需录入余额，否则需录入借、贷方累计发生额和期初余额，年初余额由系统计算得出。所录入的数据存储到科目字典的对应余额或累计发生额字段。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 （2）数量与外币辅助核算数据录入：直接在具有数量或外币辅助核算标志科目下一
5、行（或另一列）录入，其中数量存储到科目字典的对应数量余额或数量累计发生额字段；而外币则存储到外币发生额与余额基表的对应余额或累计发生额字段。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 （3）年度预算额：存储各科目的年度预算数，以便与实际发生数进行比较分析。第一，在软件具有预算管理系统情况下，应从预算系统自动转入；第二，在不具有预算管理情况下应录入。其数据存储到科目字典的“年度预算额”字段。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 应注意：第一，非末级科目不需录入，由其下级科目数据计算得出；第二，具有部门、往来、项目辅助核算标志的科目数据不需录入，由对应的辅助核算初始数据计算得出。,知识点7-4-1：初始会计科目数据管理 （1）试算平衡：科目初始数据录完后，应试算平衡，以确保初始数据的正确。 （2）对账：完成上级科目与下级科目，以及会计科目与辅助核算（包括：部门、往来、项目）账户之间的数据核对。一般不会出现错误。,谢 谢 ！,
