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1、档案管理学,2008年9月,第一章 档案概论,第一节 档案的概念及其基本含义 第二节 档案与相关事物的关系 第三节 档案的种类 第四节 档案的源流 第五节 档案的价值与作用,第一节 档案的概念及其基本含义,档案的概念 档案是办理完毕仍有价值的集中保存的文件 档案是保存备查的历史记录 行业定义 ：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 。 档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的 固化信息。,对档案概念的理解 社会性 只要有人类社会活动，就会产生文件并转化为档案。 历史性 档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。
2、确定性 档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。,对档案概念的理解 原始记录性档案的本质特性 档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录 。 这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的本质所在。 也是从根本上决定着其管理方法的基本取向。,第二节 档案与相关事物的关系,档案与信息 档案是信息的一种实存形态，它所记载的内容是一种信息，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可共享性等。但档案信息又具有自身的某些特性，它是一种原生信息，是诸种信息中最重要的一种信息。主要表现为原始性和回溯性。,档案与文献 文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。 二者之
3、间的区别 ： 本质不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。文献则不论是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。,档案与文献 二者之间的区别 ： 文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值； 文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内 。,档案与文书 两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。 文件转化为档案的三个条件： 办理完毕的文件才能作为档案 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件 按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。,档案与文书 二者之间的区别 ： 档案的实存形态不仅仅是过去的文书
4、，还包括大量非文书类的原始性记录物。而且过去的文书也并非都能转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案；,档案与文书 二者之间的区别 ： 二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物。,档案与图书 关系密切：都是信息的一种实存形态。 区别明显： 二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶。,档案与图书 区别明显： 二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。而人们看书则是为
5、了学习系统知识，为了陶冶性情。 二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。即档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。,档案与资料 广义的资料是一切可供利用、可供参考的材料均可称之为资料。它的外延要大于档案，与档案是属种关系。 狭义的资料是指档案之外的其他参考资料。,档案与文物 文物是有文化价值的历史遗留物 实物类文物 文物 文献类文物（兼有档案的特性） 实物类文物：非记录性 区别 实物档案：所记录的内容、信息的 清晰性与明确性,泥塑人物像（明）,宫廷大红绸衬衣（清道光）,文徵明的兰竹
6、图（明）,仁字印章,第三届国际民俗摄影展,每天早上总有一些不愿意去幼儿园的孩子被无奈的送来,第三届国际民俗摄影展,他们在小的时候就学会了互相帮助,第三届国际民俗摄影展,爱美是女孩子的天性，午睡后什么也不做就等老师帮忙梳头,第三届国际民俗摄影展,今天妈妈又来晚了,第三节 档案的种类,公务档案与私人档案 公务档案：在公务活动中形成的档案 私人档案：在私人生活中形成的档案,历史档案与现行档案 历史档案：形成时间较长，具有历史文化价值。 现行档案（现行机关档案）：形成时间较近，具有现实查考作用。,文书档案、科技档案与专门档案 文书档案：在管理性活动和人际交往活动中形成的档案。 科技档案：人们在科研、生
7、产、基建活动中形成的档案。（如科研档案、设备档案、产品档案、工程档案等） 专门档案：除文书和科技档案之外，所有在专门活动中形成的档案。,建国前的档案与建国后的档案 革命历史档案 建国前的档案 旧政权档案 建国后的档案：中华人民共和国时期档案,第四节 档案的源流,档案起源诸说 文字是产生档案的必要条件。 文字与国家的出现是产生档案缺一不可的条件。 原始记事方法形成的记录就是档案，如结绳、刻契、编贝、结珠等。,秘鲁印加人结绳记事,木刻条痕记事,中国档案起源 传说中的皇帝时期仓颉造字是中国文字的起源。 郭沫若认为：西安半坡村出土的距今6000年左右的陶器上的刻画符号，就是中国文字的起源。 商代甲骨文
8、，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。,外国档案起源 古埃及大约在公元前3000年前后发明了文字，早期的档案有泥板档案、纸草档案。 两河流域，苏美尔人约在公元前3200年产生了最古的图形文字，是后来两河流域楔形文字的前身。 早期的档案有泥板档案和石刻档案。如：古巴比伦王国颁布的汉谟拉比法典，原文就是刻在一个玄武岩石柱上的。,泥板档案,纸草档案,我国档案及其名称的演变 甲骨档案 甲骨档案是商周时期的档案，从出土实物和可靠的记载来看，甲骨档案主要集中于商代。,甲骨档案,水至清则无鱼，人至察则无徒,车,男,我国档案及其名称的演变 金石档案 金文一般是指冶铸在青铜器上的文字。 金文始于
9、商代，到了西周时期，青铜器手工业大力发展，金文档案的内容相当广泛。出土于陕西岐山的西周晚期的毛公鼎，是金文的经典名作。 石刻档案，殷代有极少数石刻，东周以后逐渐增多。最著名的是东周初年的10块“石鼓文” 。,毛公鼎,石鼓文,我国档案及其名称的演变 简牍档案 自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代1000余年之间，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，因此，通常称做“简牍”、“简书”等 。如：“居延汉简”,简牍档案,我国档案及其名称的演变 缣帛档案 缣帛是古代丝织品的通称，缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写。 缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙战国楚坟墓 。,帛书,我国档案及其名称
10、的演变 纸质档案 1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。,我国档案及其名称的演变 音像档案 是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等 。 1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。,我国档案及其名称的演变 电子文件（电子档案） 是由计算机生成和读取，并以数字代码记录的文件。,第五节 档案的价值与作用,什么是档案价值 档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体与客体之间的关系范畴。客体的属性是构成价值的客观基础，
11、而主体的需要是构成档案价值的前提。 什么是档案的作用 档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。,档案价值形态 凭证价值和情报价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一凭证价值。,档案价值形态 档案为何具有凭证价值？ 是由档案形成规律和和档案自身的特点决定的。 首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。 其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。,档案价值形态 凭证价值和情报价值 档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考
12、的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值。,档案价值形态 现实价值和长远价值 现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者的需要。,档案价值形态 第一价值和第二价值 第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者； 第二价值，是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。,档案的作用 行政作用 业务作用 文化作用 法律作用 教育作用,实现档案价值的规律性 档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以
13、扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。,实现档案价值的规律性 档案价值的扩展律 档案价值的扩展主要表现为两种形式： 由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 主体扩展原因： 档案作用从形成机关向社会扩展 档案机密程度的递减 由于档案作用性质的变化而导致价值扩展,实现档案价值的规律性 档案价值的时效律 是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。,实现档案价值的规律性 档案价值的时效律 档案价值的时效性主要表现为两个方面： 档案与利用者需求之间关系的时效性 档案价值形态的时效
14、性,实现档案价值的规律性 档案价值的条件律 在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。,实现档案价值的规律性 档案价值的条件律 条件涉及的因素主要有三个： 社会环境 社会档案意识 档案管理水平,第二章 档案工作,第一节 档案事业构成 第二节 档案机构,第一节 档案事业构成,档案工作的内容 档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。那么，狭义的档案工作主要指档案管理工作。,档案管理工作 档案管理工作，是指
15、用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业提供档案服务的工作。 它的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研、统计和利用服务。,档案管理工作 档案的收集工作 将分散的文件、档案集中起来。 档案的整理工作 主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷或文件的排列和编目。,档案管理工作 档案的鉴定工作：判定档案的保存价值，确定档案的保管期限。 档案的保管工作：采取各种措施，维护档案的完整与安全。 档案的编目与检索工作 编目主要是编制目录、索引、指南等检索工具；查检就是查找档案和档案信息的工作。,档案管理工作 档案的编辑与研究工作 编研工作主要有编辑各种档案文献汇编、编写档
16、案文摘和各种类型的档案参考资料、编史修志。 档案的统计工作：以数据的形式反映档案和档案工作的情况，揭示档案工作的规律。 档案的利用工作,档案行政管理工作（档案事业工作） 档案行政管理工作是对全国档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导、依法治档的活动。 它由各级档案局、各单位的档案处、档案科构成。,档案行政管理工作（档案事业工作） 主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管理，完成规划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档案行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。,我国档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理,我国档案工作的基本原则 全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 全国档案工作在各级人民政府领导下，由各
