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1、全国档案事业统计年报 信息管理系统使用培训 主讲:省档案局办公室 王英,目 录,一、全国档案事业统计年报制度中有关指标的变更 二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”介绍 三、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用,全国档案事业统计年报制度中有关指标的变更,一、合并类别 统一“科技事业单位”和“文化事业单位”两个统计类别为“事业单位”。原制度对“科技事业单位”和“文化事业单位”给出的是两个代码。,二、增加内容。 增加“档案馆基本情况年报”(档基2表)的附表“档案馆数字档案基本情况年报”;和“档案室基本情况年报”(档基3表)的附表“档案室数字档案基本情况年报”,三、完善统计项目 增设“实物档
2、案”、“政府信息公开查阅场所”、“爱国主义教育基地”、“对外服务用房”、“本年经费投入”、“陈列室”、“网上培训”等统计指标。,四、对原有统计指标的修改: (一) 档案行政管理部门基本情况年报(档基1表) 1、取消“事业费”统计指标。 2、“在职培训教育”修改为“接受在职培训教育”。(档基2表、档基3表同档基1表) (二)档案馆基本情况年报(档基2表) 1、取消“电子档案”统计项目。(档基3表同,档基2表) 2、取消“本年移出档案”统计项目。 3、取消“本年复制档案、资料”统计项目(档基3表同档基2表) 4、“卷片”统计指标的单位“幅”、“开放档案目录”统计指标的单位“条”、“机读目录”统计指
3、标的单位“条”,分别修改为“万幅”、“万条”和“万条”。(档基3表同档基2表),5、增加“征集档案”和“本年销毁档案”统计项目内容。 6、在“本年利用档案”统计项目中取消“利用档案的目的”项,设置“利用者类别”项。 7、恢复“档案馆总建设面积”统计项目中“档案后库建筑面积”统计指标。 8、“馆内设备”统计项目中的“集中式空调机”指标修改为“集中式”和“分散式”。(档基3表,同档基2表)。 9、整合“消毒设备”统计指标中的“物理方法”和“化学方法”为“消毒设备”。(档基3表同档基2表) (三)、档案室基本情况年报(档基3表) 1、改“室存永久、长期档案”为“室存永久、长期、定期30年档案”。 2
4、、增加“本年销毁档案”统计项目的统计内容。,3、合并“利用档案的目的”统计项目中的“编史修志”和“学术研究”统一为“学术研究”。 (四)“档案专业教育基本情况年报”(档基4表) 1、取消“在校生人数”统计指标。 2、细分“在职培训教育”统计项目为“面授培训”和“网上培训”。,(五)“档案科技基本情况年报”(档基5表) 取消“经费”,直接明确为“科研经费”。 (六)国家综合档案馆基本建设情况年报(档基6表) 合并“工程种类”统计项目中的“改建”、“扩建”统计指标为“改、扩建”。,二、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍,(一)运行环境 (二)使用须知 (三)安装步骤 (四)系统菜单,1、建议硬件
5、环境:IBM/PC兼容机,586以上CPU,16M以上内存(建议32M以上),500M硬盘空间,VGA彩色显示器,鼠标。 2、软件环境:支持中文Window 98、Windows 2000、Windows NT、Windows XP、Vista、Windows 7操作系统,在这些操作系统下须具有管理员权限。 建议使用Windows 2000、 Windows XP操作系统。,(一)运行环境,1、按照统计工作的要求,软件需要填报单位的“组织机构代码”。 2、需要正确填报“单位类别代码”。 3、在统计数据填写结束后,需要执行“全运算”操作后,才能形成上报数据。 4、在“全运算”通过后,需要执行“全
6、审”操作,对报表进行审查。 5、在“汇总”数据后,须执行“审核”功能,传出数据时才不会出错。,(二)使用须知,1、系统安装 2、参数安装 3、任务选择,(三)安装步骤,当安装盘放入光驱后,系统将自动运行安装程序(如果不能运行,双击安装盘内“setup.exe”文件直接进入安装界面),出现安装对话框后,点击“系统安装”。,1、系统安装,安装界面出现后(双击安装盘内的“setup.exe”文件可直接到这个界面),点击“下一步”。,在“选择目标文件夹”对话框中,建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径,请点击“浏览”修改路径,否则点击“下一步”。,在“选择开始菜单文件夹”对话框中,建议按照系统的
7、默认安装。点击“下一步”。,在“选择附加任务” 对话框中,建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。,在“准备安装” 对话框中,点击“安装”。,系统正在安装。安装结束后,系统会自动进入参数安装界面。,在“任务参数安装”对话框中,建议默认系统选择的工作任务,但需要改变参数的安装路径。点击“浏览”,选择其它硬盘符,文件夹名可不变。然后点击“安装”。,2、参数安装,需改盘符,如D:,系统正在安装。,参数安装完成,点击“确定”。,点击“关闭窗口”,关闭安装对话框。,这时,桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标,到此软件安装完毕。,双击桌面上的系统图标进入系统,出现“任务选择”对话框。选择
8、当年工作任务,点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时,点击菜单栏上的“任务”按钮,然后选择。,3、任务选择,菜单分为两层,上层(小字)是系统菜单,下层(图标)是快捷菜单。 系统菜单包括:任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助(具体内容看软件讲解)。,(四)系统菜单,二、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用,(一)基层单位操作流程 (二)主管单位操作流程 (三)具体操作 (四)统计数据的上报 (五)软件的下载,(一)基层单位操作流程,新增单位,报表打印,领导签字、单位盖章,上报上级主管单位,数据传出,档基表录入,全 运 算,审 核,全 审,修改错误,修改错误,修改错误,(二)主管
9、单位操作流程,接 收,综合报表打印,领导签字、单位盖章,上报上级主管单位,数据传出,审 核,汇 总,审 核,修改错误,修改错误,1、基层单位操作步骤 2、主管单位操作步骤,(三)具体操作,(1)填写封面代码 (2)基层表录入 (3)全运算 (4)全审 (5)审核 (6)数据传出 (7)报表打印,1、基层单位操作步骤,在快捷菜单中点击“编辑”按钮,出现“封面代码”对话框,在第二排菜单栏上点击“新增”按钮,就可以开始填写“封面代码”了。,(1)填写封面代码,封面代码的作用: 一是通过单位的基本信息,确定统计数据的来源。 二是通过单位“组织机构代码”与“单位类别代码”的组合,形成填报单位的唯一代码。
10、 说明:因“组织机构代码”具有全国唯一性,而在系统中,一个单位是不能重复填报的。但在现实中,有些单位需要填报多张基层表,虽然“组织机构代码”只有一个,但“单位类别代码”是不同的。 三是数据查询分析的依据。,特别注意:各单位的“组织机构代码”是10位,而系统只有9位,在录入时不录入“组织机构代码”中的 “”。 点击菜单栏上的“保存”,相对应的基层表解锁,可以进行数据录入了。,保存前,保存后,点击“基层表”,选择相应的基层表,便可以开始录入了。,(2)基层表录入,基层表录入完毕后,点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行审核。如果存在问题,系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”,如果没
11、有问题,将进入“全运算”环节。,点击“全运算”,此时系统将把数据填入档综表。 点击“确定”完成“全运算”操作。备注:不执行“全运算”将不能传出数据包。,(3)全运算,点击“全审”,此时系统将对所有报表进行审核。如果存在问题,系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”和“全审”,如果没有问题,点击“确定”完成。,(4)全审,“审核”与“全审”的区别:前者是对报出数据前的最后审查,后者是对编辑报表进行审核。“审核”是必须要执行的操作。点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“”,退出正在编辑的界面。,(5)审核,点击菜单栏上的“审核”,出现审核对话框,点击对话框上的“审核”按钮,系统开始审核。,
12、如果有问题,按提示修改,审核通过,点击 “确定”,然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“”,退出审核界面。,点击快捷菜单栏上的“传出”按钮,打开“数据传出向导”对话框。,(6)数据传出,系统默认传出全部报表数据。点击 “下一步” 。,出现对话框时,请注意系统默认数据包的传出位置。也可以在这里改变数据包的传出位置,然后点击“完成”,再点击“确定”。,打开资源管理器,在指定的路径下,可以看到一个后缀名是“*.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度+单位名称+传出日期”。, 当前报表打印 多表打印 选定区域打印,(7)报表打印,在编辑状态下,当前界面显示需要打印的报表,点击 “打印”下
13、拉菜单,选择“打印”,即可将当前报表打印出来。, 当前表打印,在编辑状态下,点击 “打印”下拉菜单,选择“多表打印”,出现“多表打印”对话框。, 多表打印,系统默认:一是打印全部报表,二是没有数据的报表不打印 。 用户可根据需要自行选择,然后点击“确定”,即可将所需报表按要求打印出来。,在编辑状态下,当前界面显示需要打印的报表,用鼠标选定需要打印的区域,然后点击 “打印”下拉菜单,选择“打印选定区域” 。, 选定区域打印,出现“打印预览”对话框后,确认所需要打印的报表,然后点击 “打印” ,即可将所需报表打印出来。,(1)接收上报数据 (2)审核 (3)汇总 (4)审核 (5)数据传出(参见基
14、层单位操作步骤) (6)报表打印(参见基层单位操作步骤),2、主管单位操作步骤,点击快捷菜单栏上的“装入”按钮,打开“数据装入向导”对话框。,(1)接收上报数据,点击 “路径”按钮,在对话框中,按上报数据包的存放路径,找到后缀名为“*.jio”的数据包文件。然后点击“打开”。,这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息,点击“下一步”。,点击“下一步”。,点击“开始”。,这时,如果有重复的“组织机构代码”,会出现“重码单位数据列表”对话框,打开“是否覆盖”下拉菜单,可选择“不装入、装入和改用临时代码”。当选择“装入”时,该单位原数据将被覆盖。,点击“否”,返回“重码单位数据列表”对话框。点击
15、“是”,数据开始装入,点击“确定”,数据装入完成,系统返回到主界面。,点击快捷菜单栏上的“审核”,出现“公式审核”对话框,点击对话框上的“审核”按钮,系统开始审核。,(2)审核,如果有问题,按提示修改,审核通过,点击 “确定”,然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“”,退出审核界面。,点击快捷菜单栏上的“汇总”,出现“完全汇总”对话框,点击对话框上的“新建汇总封面”按钮。,(3)汇总,在对话框中,可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态,到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”,再进入“汇总”界面,点击“粘贴代码”,将信息录入。点击“确定”按钮,系统开始汇总。,系统汇总完成,点击“确定”,返回主界面。,参见主管单位操作步骤(2),(4)审核,参见基层单位操作步骤(6),(5)数据传出,参见基层单位操作步骤(7),(6)报表打印,通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”完成了数据包传出和报表打印后,请各单位将经过领导签字、单位盖章的“纸质报表”和“加密数据包”,一并寄送给上一级主管单位。 特别指出:存在垂直管理的单位,也必须同时报送同级档案行政管理部门。原因是同级统计部门需要掌握本级所辖区域内的档案统计数据。同时,同级档案行政管理部门不应将此数据上报上一级主管单位。,(四)统计数据的上报,“全国档案事业统计年报信息管理系统”各单位可自行到“国家档案局网站下载专区