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1、第一章 绪论,主要内容,思考练习,案例导入,知识体系,学习目标,理解秘书的基本含义 了解不同层次秘书的异同 了解不同类型的秘书机构 了解秘书工作的主要内容 理解秘书工作的主要特征 理解秘书学的学科特征,能解释秘书的职业特征 能明确秘书工作的主要内容 能应用秘书的基本属性分析案例,第二节 秘书机构,第三节 秘书工作,第一节 秘书,第四节 秘书学,第一节 秘书,一、不同层次的秘书,本节点睛,二、不同领域的秘书,相关链接,在所有职业中，每种职业都规定出一副 面孔，以表示它想成为人们认为它应当是的 那副样子。 法 拉罗什夫科,一、不同层次的秘书,领导和管理有不同 层次，秘书也工作在不 同层次中，秘书人
2、员也 可按层次分类。不同层 次的秘书既有参谋辅助、 综合协调、沟通信息和 提供公务服务等方面的 共同之处，又有职能活 动上的某些区别。,官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、 印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书， 即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专 门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑 而言，带有一定的辅助性质。 我国和其他国家高级官员和企业首脑身 边，设有助理或特别助理，也是政府和企业 首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘 书长，也属于官员秘书。,（一）官员秘书,秘书部门负责人是指各级政府办公厅（室）、企事 业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅（室）主 任、秘书处长、秘书科长等
3、。 秘书部门负责人的主要职责（见图1-1）。,（二）秘书部门负责人,图1-1 秘书部门负责人主要职责,各国政界要员、企 事业单位及社会团体领 导者，一般都配有专门 为自己公务服务的秘书。 这类秘书直接对其 特定领导人负责，工作 围绕特定领导人展开并 直接由特定领导人指挥。,（三）领导人的专职秘书,高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习 秘书，是按秘书的业务能力和所承担的工作 任务划分的。 高级秘书往往是较重要的领导人身边的 高级参谋和助手。 如秘书部门负责人、助理、首脑的专职 秘书往往由高级秘书担任。,（四）高级秘书,中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项 组织领导活动的基础性工作。中级秘书筹
4、备操办各种 会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外的沟 通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工 作的开展，均有着不可替代的作用。 中级秘书具有的特点（图1-2）。,（五）中级秘书,图1-2 中级秘书的特点,初级秘书指从事操作性、服务性工作的 秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工 作是其主要任务。,（六）初级秘书,二、不同领域的秘书,各行各业、各社 会领域的各类组织， 都有秘书、秘书工作 （见图1-3）。,图1-3 不同领域的秘书,鉴定考试中的秘书等级 “国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障部 职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前共 分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、
5、三级秘书、 二级秘书（见图1）。,图1 国内秘书等级资格证书,鉴定考试中的秘书等级 另外，教育部考试中心中英教育测量交流中心的 “剑桥办公管理国际证书考试”分有初级、中级和高级 三个级别。 通过这种考试培训，学员可以掌握现代秘书观念 和国际化的思维方式，以现代秘书行为准则，学习者 不受教育背景和学习时间的限制，可自由选择学习模 块，如表1所示。,表1 剑桥秘书证书考试课程表,第二节 秘书机构,一、秘书机构的设置,本节点睛,二、秘书机构的任务,相关链接,三、秘书人员的分工配合,秘书机构在领导决策层和执行层之间， 发挥桥梁和纽带作用，是机关组织管理信息 网络系统的中心网络，是机关内外交流沟通 的门
6、户。,一、秘书机构的设置,秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构 也叫办事机构。它隶属于领导机关并在机关内为领导 工作和机关日常事务提供公务服务。 秘书机构在领导决策层和执行层之间，发挥桥梁 和纽带作用。它是机关组织管理信息网络系统的中心 网结，是机关内外交流沟通的门户。秘书机构处于机 关领导中枢的组成部分，是领导决策层的公务支撑和 办事系统，属于机关领导层的综合辅助和服务层次。,一、秘书机构的设置,秘书机构的规模、机构内的层次结构、人 员分工等，由其所在组织需要决定。 秘书机构构建的原则包括：精减、效能和 适应需要（见图1-4）。,图1-4 秘书机构构建的原则,二、秘书机构的任务,秘书机
7、构的基本任务是为机关领导层或领 导者提供综合性辅助和公务服务。具体的工作 任务是随时代发展而发展的（见图1-5）。,图1-5 秘书任务的发展,二、秘书机构的任务,现代秘书机构的任务有了发展（见图1-6）。,图1-6 现代秘书机构任务的发展,三、秘书人员的分工配合,秘书机构内的分工配合要做到以下四个方面： 要根据本机关公务辅助和办公事务服务的实际需 要，划分不同的工作班子和人员分工； 要用制度明确分工的职责范围、质量标准、行为 规范和时限要求，并要与考核、评估、奖惩相配套； 要以秘书机构负责人为主体，形成有效的指挥、 调度系统，做到指挥有效、调度有方、灵活机便，行 动一致，能够最大限度地发挥整体
8、功能； 要强化整体意识、敬业意识、服务意识和责任意 识，在尽职尽责完成本职工作的基础上，服从安排， 通力合作，全面地完成秘书机构的工作任务。,外国秘书机构介绍 外国秘书机构与我国秘书机构有诸多相同 和相似之处，也有某些差异。 特别是西方发达国家的高层领导机关的秘 书机构，在其构建和职能作用上是颇具特色的 （见图1）。,图1 外国秘书机构介绍,第三节 秘书工作,一、秘书工作的主要内容,本节点睛,二、秘书工作的基本属性 和主要特征,相关链接,秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于 权力体系。,一、秘书工作的主要内容,（一）事务办理 事务办理是秘书工作的重要内容，包括日 常
9、事务、临时交办事务及突发事务。 一般机关全局性的、跨部门的公务及整体 性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书 工作的内容。,秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务（见图1-7）。,（二）中介沟通,图1-7 中介沟通,文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、 印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、 拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、 保管、利用等文书档案的处理工作（见图1-8）。,（三）文书工作,图1-8 文书工作,秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要 开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、
10、贮存提 供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全 面的信息服务（见图1-9）。,（四）信息工作,图1-9 信息工作,秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考 方案及有关依据；在与领 导主辅配合的工作实践中， 发现领导行为中的不足、 疏漏、失误，及时提出拾 遗补阙、纠正错误的建议 和规劝（见图1-10）。,（五）参谋辅助,图1-10 参谋辅助,秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工 作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整 理工作和信息反馈工作等（见图1-11）。,（六）会务操办,图1-11 会务操办,秘书综合协调，主要是指通过自
11、身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种关 系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突， 以实现组织有序运转。,（七）综合协调,督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作。秘书随同领 导进行督促检查，办理具体事务；或者在领导 者授权后，代表领导者或领导机关、按领导的 意图和有关政策原则进行督促检查。,（八）督促检查,二、秘书工作的基本属性和 主要特征,秘书工作的基本属性指的是秘书一切业务 活动中的本质属性，是一切秘书工作领域都能 体现出的属性。秘书工作的特征，是某些领域 的秘书工作和某些秘书行为中表现出的特征。,近身综合辅助性，是指的领导近身综合辅助性， 是秘书工作的基本
12、属性。 领导近身指的是秘书工作的位置，处于领导者 身边，处于领导机关内部领导层的外围。 综合是区别于专项职能而言的，是对领导和管 理全局性工作的综合性辅助和服务，是协助领导对 全局工作的整合。 辅助指明了秘书与领导配合中的作用是辅助而 不是主持。,（一）秘书工作的基本属性,秘书工作特性是在秘书工作实践中形成 的。它是一个结构有序的系统，全面地反映 了秘书工作特征（见图1-12）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-12 秘书工作的特征,1. 角色意识多重性 角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书 工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往 往要扮演多种角色，具有多重角色意识。 2. 公共事务操办性
13、秘书工作的公共事务操办性是对其工作内 容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职 能活动都有公共事务操办性特征。,（二）秘书工作的主要特征,3. 职能活动中介性 秘书职能活动中介性的主要体现（见图1-13）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-13 秘书职能活动中介,3. 职能活动中介性,（二）秘书工作的主要特征,4. 作息边界模糊性 作息边界模糊性是秘书工作在时间要素上的特 征，指的是秘书工作不像一般工作那样工作作息时 间有明确的规定并严格地按规定的作息时间执行。 秘书工作作息边界模糊性的具体表现（见图1- 14）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-14 工作作息边界模糊性的具体表现,5. 主辅
14、运作协同性 秘书工作中的最本质的关系是领导与秘书的关 系。主辅运作协同性特征，反映了秘书工作关系状 态中的特殊性。 主辅运作协同性的体现（见图1-15）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-15 主辅运作协同性的体现,6. 工作绩效隐透性 工作绩效隐透性是秘书工作的绩效特征。秘书 工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导 和管理工作的绩效和价值之中的。 秘书工作绩效隐透性的具体体现（见图1-16）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-16 工作绩效隐透性的具体体现,秘书的起源和发展 我国秘书的起源和发展（见图1）。 在西方国家，秘书一般指政府、各社会组织和个 人聘用的从事公务服务、处理文字及办
15、公事务的工作 人员（见图2）。,图1 我国秘书的起源和发展,图2 西方国家的秘书,第四节 秘书学,一、我国当代秘书学的 诞生与发展,本节点睛,二、我国当代秘书学的 学科体系与特征,相关链接,秘书学是秘书及秘书机构社会实践 的产物。,一、我国当代秘书学的诞生 与发展,时代环境的推动 20世纪80年代后，我国的经济建设全面地推动了 各项事业的变革与发展，促动了当代秘书学的诞生。 历史文化的积淀 历史文化中，积淀的丰富智慧和经验，对当代秘 书工作，有着不可低估的应用价值或参考价值。 大规模的探索创新 我国当代秘书学的诞生，是与以党政机关秘书工 作为主体的秘书工作改革、秘书教育模式改革、全国 秘书工作
16、规范化和秘书工作职能转变同步进行的。,二、我国当代秘书学的学科 体系与特征,（一）学科特征 作为一门综合性的应用学科，其学科特征 主要体现在实践的应用性、理论的兼容性和时 代的发展性三个方面。,1. 从秘书工作服务的对象来看，秘书是为管理和 领导工作服务的。秘书学是研究为管理和领导工作提 供科学有效的近身综合辅助和服务的学科。 2. 从秘书活动环境来看，社会、经济、政治、文 化、科技、法律环境等，都对秘书工作产生影响。秘 书学只有与社会、经济、政治、文化、科技、法律等 科学相契合，才能正确地指导秘书工作实践。 3. 从秘书业务内容来看，与决策学、运筹学、协 同论、信息论、系统论、控制论、写作学、语言文字 学、公共关系、心理学以及行为科学等相关学科有着 密切的关系。,（二）与相关学科的关系,从秘书业务内容看，已出现以下分支学科 （见图1-17）。,（二）与相关学科的关系,图1-17 中国当代秘书学的分支学科,秘书学的学科体系,1. 何谓秘书?何谓秘书工作?何谓秘书学? 2. 秘书部门负责人有何特征? 3. 领导人的专职秘书有何特征? 4. 高级秘书、中级秘书
