第八章节档案的收集与鉴定

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1、第八章 档案的收集与鉴定,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解机关档案室在档案的收集工作中的作用，档案 保管期限表的编制方法及档案鉴定的程序与组织。 理解档案馆的收集工作，档案保管期限表的含义与 意义及影响档案价值的因素。 掌握归档制度，档案保管期限表的内容与作用及档 案鉴定方法。 知道档案的收集与鉴定工作程序，掌握档案的收集 的方法，能编制档案保管期限表，并能运用档案保管期 限表鉴定档案。,3,2,1,积前人之成败，兴今人之所为。 一寸信息，一寸金。,第一节 档案收集工作,第二节 档案鉴定工作,二、机关档案室的收集工作,三、档案馆的收集工作,第一节 档案收集工作,一、档案收集工作的

2、内容和 要求,本节点睛,这是的确的，实地经验总比看、听、空 想确凿。,鲁迅,档案收集工作的内容，可以概括为两个 方面，见图7-1。,图7-1 档案收集工作的内容,一、档案收集工作的内容和要求,档案收集工作的具体内容包括以下四个方 面，见图7-2。,图7-2 档案收集工作的具体内容,一、档案收集工作的内容和要求,档案收集工作的基本要求是，见图7-3。,图7-3 档案收集工作的基本要求,一、档案收集工作的内容和要求,收集档案必须掌握应入馆、入室档案的 形成、流动、管理和使用等方面的情况。,（一）加强档案馆（室）外的 调查和指导工作,机关档案部门,所谓档案工作的标准化，就是对档案工作中的一 些管理原

3、则和技术方法，按照规范化要求统一起来。 档案馆（室）应严格依照国家或地方及专业主管机关 制定的有关标准，对入馆（室）档案进行检查，还应 加强档案收集工作前的业务检查和监督工作，以减少 不符合标准要求的档案产生。,（二）积极推行入馆（室）档案 的标准化,保证归档和入馆档案的齐全完整，需要完备的档 案室和档案馆。对国家规定的应当整理归档的文件， 机关或组织的有关部门必须按照规定，定期向本单位 的档案机构或者档案工作人员移交。国家规定不得归 档的文件及材料，不得擅自归档。,（三）保证归档和入馆档案的 齐全完整,档 案 室,档 案 馆,档案全宗就是一个机关档案的整体。接收档案时， 一个机关的档案，应集

4、中保存在一个机关档案室或档 案馆，一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档 案也不能混杂。,（四）维护全宗和全宗群的相对 完整性,档 案 全 宗,文书部门整理归档的档案是机关档案最主要的来源。这项工作的主要承担者应该是机关文书和业务部门，特别是组织机构健全、文书工作规范的单位。机关档案部门档案收集工作主要有以下三个方面。,二、机关档案室的收集工作,归 档,档案文件的归档,1. 建立、健全归档制度的必要性和意义归档制度的建立、健全有很重要的作用。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,图7-4 文件的归档制度的作用,实践经验表明，建立、健全机关文件的归 档制度是非常必要的，见图7-4。,（一）

5、严格按归档制度要求完成 归档工作,图7-5 归档制度的内容,2. 归档制度的内容。归档制度主要包括 四个方面的内容， 见图7-5。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,图7-6 文件材料归档范围,（1）归档范围。是指办理完毕的文件材料应当 归档及不应当归的范围。国家档案局规定，一个机 关应该归档的文件材料，应包括以下四个部分，见 图7-6。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,不属于归档范围的文件材料，主要包括以下内 容，见图7-7。,图7-7 不属于归档范围的文件材料,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,图7-8 各机关和单位确定本机关归档和不归档的原则,确定归档范围的一般原则，

6、见图7-8。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,（2）归档时间。归档时间是指文书（文 件）处理部门或有关业务部门将需要归档的 文件向档案室移交的时间。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,（3）归档的质量要求。根据国家行政机关公文 处理办法等有关文件的规定，机关档案室一般情况 下不接收未经系统整理的零散的文件材料。归档的质 量要求，见图7-9。,图7-9 归档的质量要求,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,图7-10 归档手续的流程图,（4）归档手续。归档手续的流程图，见图7-10。,（一）严格按归档制度要求完成 归档工作,1. 指导和协助文书或业务部门坚持执行文件材料归 档制度

7、。我国早已实行由文书部门将处理完毕的文书进 行整理，并按归档制度的要求及时向机关档案室移交。 在这一过程中，机关档案室有指导和协助机关文书或业 务部门积极推行这一制度的责任。,（二）指导和协助文书部门组织 归档工作,2. 协助和督促有关部门做好文书整理和归档前的准 备工作。文书整理和归档前的准备工作，见图7-11。,图7-11 文书整理和归档前的准备工作,（二）指导和协助文书部门组织归档工作,（三）配合各部门作好档案的平时 收集工作,平时收集主要是针对那些通过正常归档程序无 法收集到的一些文件材料。 1. 平时收集的内容 ，见图7-12。,图7-12 平时收集的内容,2. 平时收集要注意的问题

8、，见图7-13。,图7-13 做好平时收集的要求,（三）配合各部门作好档案的平时收集工作,（一）馆藏档案收集的范围。不同级别的档案 馆收集不同的档案，档案馆的分类，见图7-14。,三、档案馆的收集工作,图7-14 档案馆分类的方法,（二）馆藏档案的收集要求,1. 现行机关。根据档案馆工作通则等文件的 规定，档案馆接收现行机关档有如下四项要求，见图 7-15。,图7-15 接收现行机关档案的要求,2. 撤销机关。撤销机关档案整理的特点， 见图7-16。,图7-16 撤销机关档案整理的特点,（二）馆藏档案的收集要求,3. 历史档案。不同的历史档案由不同的 历史档案馆保存。,个人手中的历史档案,散失

9、于一些国家机关、 社会组织中的历史档案,（二）馆藏档案的收集要求,少数民族地区 的历史档案,收集散失国外的 历史档案,党史征集办公室、政协文史 组织及其他学术历史研究部 门所征集到的历史档案,（二）馆藏档案的收集要求,第二节 档案鉴定工作,本节点睛,一、档案鉴定工作的原则,二、档案保管期限表,三、档案鉴定方法,经验是一颗宝石，那是理所当然的，因 为它常付出极大的代价得来。,莎士比亚,（一）鉴定档案价值的原则 鉴定档案价值的原则是，见图7-17。,一、档案鉴定工作的原则,图7-17 判定档案价值的原则,古代通关文牒：四国通关文牒 （人名）年月日光临古纳西王国、玉龙第三国、东方女儿国、香巴拉王国，

10、凭此关牒，诸关口一律准予通行。 纳西王国 （印） 玉龙第三国（印） 东方女儿国（印） 香巴拉王国（印） 此文牒为笔者2005年8月3日于云南丽江玉龙山地区所得，为一老者所赠，并以古老的东巴象形文字所书。,档案的保存价值是由其对于社会的现实作 用以及长远的历史作用所决定的，见图7-18。,图7-18 影响档案价值的因素,（二）影响档案价值的因素,1. 档案自身的特点和状况。档案自身的特点和状 况，包括的内容，见图7-19。,图7-19 档案自身的特点和状况的内容,（二）影响档案价值的因素,2. 社会利用需要。社会利用的需要是决定 档案价值关系的主体性因素。一般包括以下两 方面，见图7-20。,图

11、7-20 社会利用的需要的两个方面,（二）影响档案价值的因素,（一）档案保管期限表的含义与结构 档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来 源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性 文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档 案保管期限的依 据。组成档案保 管期限表部分， 见图7-21。,二、档案保管期限表,图7-21 档案保管期限表的部分,1. 顺序号。顺序号是在系统排列的各条款前面 统一编排的号码。编号的目的是固定条款的位置， 同时可以作为鉴定工作人员使用档案保管期限表鉴 定档案时引用条款的代号。,二、档案保管期限表,条 款,2. 条款。一组类型相同的文件的名称或标 题。一般要求

12、反映出同一组文件的来源、内容 和形式，文字要简明确切、合乎语法逻辑。,保管期限表的条款,二、档案保管期限表,3. 保管期限。保管期限是根据各类文件的 保存价值所确定的保存年限，列于每一条款之 后。文书档案的保管期限定为三种，见图7-22。,图7-22 保管期限分类,二、档案保管期限表,4. 附注。附注是在条款之后对条款及其 保管期限所作的必要的注解或说明。 5. 说明。一般应指出档案保管期限表的 适用范围，制定档案保管期限表的依据，保 管期限的结构，保管期限表的计算方法，以 及其他应当说明的事项。,二、档案保管期限表,一些合同、协议书、借据的保管期限，往往需要 从有效期满后算起，可以在保管期限

13、后注“失效后”的 字样。,合 同,协议书,（二）档案保管期限表的作用和类型,档案保管期限表的作用，见图7-23。,图7-23 档案保管期限表的作用,档案保管期限表有五种类型，见图7-24。,图7-24 档案保管期限表的类型,（二）档案保管期限表的作用和类型,1. 编制要求。编制符合档案实际情况，内容全面 针对性强。档案保管期限表的编制要求，见图7-25。,（三）档案保管期限表的编制方法,图7-25 档案保管期限表的编制要求,图7-26 保管期限表的编制步骤,2. 编制步骤。 保管期限表的编制步骤，见图7-26。,（三）档案保管期限表的编制方法,3. 档案保管期限表的修订。档案保管期限表发布 后

14、，经过一段时间的检验，人们对表中条款的内容和 保管期限的认识会所变化，必要时应对其进行修改和 完善。,档案保管期限表的修订工作,保管期限表的修订,（三）档案保管期限表的编制方法,（一）直接鉴定法 1. 直接鉴定法的含义。 直接地、具体 审查档案，一般称之为直接鉴定法。 2. 直接鉴定法的要求。 直接鉴定法的要求 主要有三个要求， 见图7-27。,三、档案鉴定方法,图7-27 直接鉴定法的要求,1. 我国档案鉴定工作程序分三个阶段 完成，见图7-28。,（二）档案鉴定的程序和组织,图7-28 档案鉴定的程序,价值鉴定工作,2. 档案鉴定工作的组织。档案价值鉴定工作必 须有组织、有领导地进行。机关的档案价值鉴定工 作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和 有关业务部门的人员共同组成鉴定小组进行。,（二）档案鉴定的程序和组织,机关、档案馆的鉴定小组或鉴定委员会的 任务，见图7-29。,图7-29 档案价值鉴定工作的任务,（二）档案鉴定的程序和组织,3. 档案的销毁。档案的销毁的内容有三 点，见图7-30。,图7-30 档案销毁的内容,（二）档案鉴定的程序和组织,（二）档案鉴定的程序和组织,