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1、1.目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2.范围适用于与质量管理体系有关的文件控制3.职责3.1总经理负责批准发布质量手册和有关支持性文件。3.2管理者代表负责审核质量手册。3.3管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.5各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4.程序4.1文件分类及保管4.1.1质量手册(包含了公司质量方针、质量目标)他所有过程控制的程序文件，由综合管理部备案保存。4.1.2公司质量管理体系的三级管理文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：管理
2、标准(行政管理文件)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录文件；以及针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等。由各相关部门自行保存并报综合管理部备案。4.1.3管理标准，即行政管理文件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由管理部负责保存或发放。4.2文件的编写、审核、批准、发放4.2.1文件编写完毕后，由各部门文件资料员交各相关部门汇签，提出修改意见，主管领导审核、批准后，由编写部门进行修改。4.2.2为使文件是充分和适宜的，文件发布前应得到批准，规定如下表：序号文件名称编 写审
3、核批 准发放范围1质量手册/程序文件综合管理部组织管理者代表总经理总经理、管理者代表、各部门2管理指导文件主管部门组织部门负责人管理者代表各有关部门4.2.3应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放要填写文件发放记录。4.3文件的编号原则4.3.1质量手册：QDOK-QM-其中：QDOK本公司名称简称QM质量手册英文简称发布年号4.3.2程序文件：QDOK-PF- 其中：QDOK本公司名称简称PF程序文件英文简称对应标准条款号顺序号例如：QDOK-PF-4.2.3-01表示本公司第一个程序文件文件控制程序。4.3.3管理指导文件：QDOK-MF/IF-其中：QDOK本公司名
4、称简称MF管理文件英文简称，IF指导文件英文简称年号顺序号例如：QDOK-MF-201601，表示公司2016年编制的第1个管理文件。4.3.4外来文件编号：4.3.4.1外来文件如有编号，则沿用原编号。4.3.4.2外来文件如无编号，则采用以下编号原则：QDOK-WL-（顺序号）4.3.5记录：QR- - 其中：QR质量记录英文简称对应标准条款号顺序号例如：QR-5.6-01，表示第5.6章“管理评审”中的第1个记录。4.4文件的标识4.4.1文件标识包括编号、版本号、修订状态、受控状态、发放号等。4.4.2文件根据受控状态分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行密切相关的文件应
5、为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其“受控”状态的印章，并注明分发号。非受控文件为提供给公司以外人员使用的文件，凡未加“受控” 印章的文件均为非受控文件。4.4.3文件版本及修改状态控制为确保文件的有效性，公司采取版本或修改状态来控制最新版本。版本号采用大写A、B、C，表示第一、二、三版；修改状态号用阿拉伯数字0、01、02表示未修改、第一次修改、第二次修改。质量手册局部修改时，版本号不变，但修改状态随之更改。版本号只在结构变动时或整体更换时，文件由A版换为B版；质量手册内各控制程序及第二级文件的版本号和修改状态之间的关系为:第一版本文件可以修改10次，
6、即修改状态号最高为10，当超过10次时，文件换版，由A版升为B版。4.5文件的更改质量手册由综合管理部负责组织更改，填写文件修改审批表，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合管理部发放。其他文件的更改由各相应主管部门填写文件修改审批表，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。必要时对文件进行评审与更新，并再次批准。文件修改方式：文件修改采用划改、换页的方式，所有被换页的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。划改的文件应由文件资料员根据文件发放记录将原文件统一收回划改后交回使用人员，以确保文件
7、的有效版本的使用。4.6文件的领用在文件发放规定的范围内的使用者领用时应在文件发放记录签收；范围外的领用者须经相应主管部门负责人审批，并明确文件是否受控后，方可领用。因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的受控文件清单。应将清单副本报综合管理部备案，如内容没有变化，应通知综合管理部。综合管理部汇总公司及各部门文件清单，形成公司总的受控文件清单。每三个月整理一次。任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和
8、检索。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存与质量管理体系有关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方，各部门文件由本部门资料员保管，综合管理部每季度对各部门文件保管情况进行检查。4.7.2文件的作废与销毁所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由综合管理部销毁。4.7.3文件的借阅借阅与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅（复制）记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅。4.8外来文件的控制4.8.1公司应确定所策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，收到外来文件的部门，需识别其适用性，填写受控文件清单并控制其分发以确保其有效。4.8.2各部门要把与产品有关的法律法规、技术标准、顾客提供的图纸及其他与质量管理体系有关的外来文件填入受控文件清单，并报综合管理部备案。4.9对承载媒介不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.10作为记录的文件应执行记录控制程序。5.相关文件5.1记录控制程序6.记录6.1受控文件清单6.2文件修改审批表6.3文件发放记录6.4文件借阅（复制）记录6.5文件更改记录6.6文件销毁申请
