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1、第三章 总账子系统,本章结构,第一部分：总账子系统原理 总账子系统的目标 总账子系统与其他子系统的关系 总账子系统的数据处理流程 总账子系统总体功能结构的设计 第二部分 结合“用友通”管理软件中总账子系统部分来介绍总账子系统的各个功能模块的功能结构和应用,第一节 总账子系统原理,第一节 总账子系统原理,总账子系统又称账务处理子系统，就是要完成从记账凭证输入到记账，从记账到账薄输出等账务处理工作的子系统 总账子系统是会计信息系统中的核心子系统，与其他子系统之间有着大量的数据传递关系 总账子系统的设计 一方面要从总账子系统的目标出发，使得所设计的系统能够及时处理各种凭证和生成各种账表，满足企业会计
2、核算和会计管理的需要 另一方面，又要充分考虑它与其他子系统的关系，设计良好的数据传递接口,一、总账子系统的功能目标,（1）及时准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面; （2）高效、正确地完成记账过程; （3）随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息; （4）建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享,二、总账子系统与其他系统的关系,（1）总账系统与企业门户：总账系统与企业门户共享基础数据。总账系统需要的基础数据既可以在企业门户中统一设置，也可以在总账系统中自行录入，最终都是由各子系统
3、共享。 （2）总账系统接收工资系统、固定资产系统、应收应付系统、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证，在总账系统中审核记账。 （3）总账系统向UFO报表系统、决策支持、财务分析系统等提供会计数据生成会计报表及其他财务分析表。,总账子系统与其他系统的关系图,三、总账子系统的数据处理流程,四、总账子系统总体功能模块结构,第二节 总账子系统初始化,第二节 总账子系统初始化,一、总账子系统启用的基本流程 新用户操作流程 老用户操作流程,1. 新用户操作流程,1. 新用户操作流程,2. 老用户操作流程,2. 老用户操作流程,二、总账子系统初始化,（一） 设置系统参数
4、 1凭证参数设置 2账簿参数设置 3会计日历设置 4其他参数设置 （二）定义外币及汇率 固定汇率，则应在每月月初录人记账汇率(即期初汇率)，月末计算汇兑损益时录入调整汇率(即期末汇率)； 浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。,二、总账子系统初始化,（三）建立会计科目 第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。 第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。 第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明
5、细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。 第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。,二、总账子系统初始化,（四）建立辅助核算档案 设置科目 定义项目大类 指定核算科目 定义项目分类 定义项目目录,二、总账子系统初始化,（五）凭证类别设置 (1)借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。如可定义收款凭证借方必有现金或银行存款科目。 (2)贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。如可定义付款凭证贷方必有现金或银行存款科目。 (
6、3)凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。 (4)凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。如可定义转账凭证必无现金或银行存款科目。 (5)无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。,二、总账子系统初始化,（六）结算方式定义 (1)结算方式编码。用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。一般结算方式编码可以用数字09或字符A-z表示。 (2)结算方式名称。根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。 (3)票据管理标志。即是否使用支票登记簿，以辅助银行出纳对银行结算的管理。可
7、根据实际情况，通过单击复选框来选择某结算方式下的票据是否要进行票据管理。,二、总账子系统初始化,（七）设置明细操作权限 数据操作权限的分配包括记录权限分配和字段权限分配。 记录权限的分配是指对具体业务对象进行权限分配，如对科目权限分配； 字段权限分配是对单据中包括的字段进行权限分配。,三、期初余额的整理录入,1总账期初余额录入 2辅助账期初余额录入,1总账期初余额录入,2辅助账期初余额录入,第三节 总账子系统日常业务处理,第三节 总账子系统日常业务处理,一、填制凭证 二、审核凭证 三、凭证汇总 四、记账,一、填制凭证,(一)填制凭证方法 1凭证头内容：凭证类别、编号、指标日期 2凭证体内容：摘
8、要、科目、辅助信息、金额 (二) 填制凭证的其他功能 1生成和调用常用凭证 2修改凭证 3. 作废恢复凭证 4整理凭证 5制作红字冲销凭证 6查看凭证有关信息,二、审核凭证,1出纳签字 2审核凭证,三、凭证汇总,凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。,四、记账,以下情况将不允许记账： (1)在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 (2)所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。 (3)所选范围内的末审核凭证，不允许记账。 (4)上月末结账
9、，本月不允许记账。,第四节 总账子系统的出纳管理,第四节 总账子系统的出纳管理,一、日记账及资金日报表 二、支票登记簿 三、银行对账,一、日记账及资金日报表,日记账是指现金和银行存款日记账 1现金日记账 2银行存款日记账 3资金日报表,二、支票登记簿,在手工记账时，出纳员通常利用支票领用登记簿，来登记支票领用情况，为此总账系统特为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况,三、银行对账,1银行对账期初录入 2银行对账单录入 3银行对账 4余额调节表的查询输出 5对账结果查询,银行对账单录入,银行对账,余额调节表的查询输出,第五节 总账子系统的账
10、簿管理,第五节 总账子系统的账簿管理,一、基本会计核算账簿管理 二、各种辅助核算账簿管理,一、基本会计核算账簿管理,1总账的查询及打印 2余额表的查询及打印 3明细账的查询及打印 4序时账的查询及打印 5多栏账的查询及打印,二、各种辅助核算账簿管理,(一)个人往来辅助账的管理 1个人往来查询 2个人往来勾对 3个人往来催款单 4个人往来账龄分析 5个人往来账打印 (二)部门辅助账的管理 (三)项目辅助账的管理 1项目总账的查询 2项目统计表,第六节 总账子系统期末处理,第六节 总账子系统期末处理,一、定义转账凭证 二、生成转账凭证 三、其他期末处理业务,一、定义转账凭证,1自定义转账设置 2对应结转设置 3销售成本结转设置 4汇兑损益结转设置 5期间损益结转设置,二、生成转账凭证,定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。,三、其他期末处理业务,1对账及试算平衡 2结账,试算平衡表,结账,
