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1、供应链系统运行管理制度供应链系统运行管理上港集团长江物流湖北有限公司是供应链系统的对口管理部门。基本档案公共资料公共基础资料与平台是操作系统的基础和根本，系统对于各类档案实行“统一管理、统一分配、专人维护”的办法。公共基础资料分为集团统一控制的公共基础资料和各子公司自行控制的公共基础资料。除有明确规定维护责任的，集团统一控制的公共基础资料档案信息由业务部门确定并由集团领导安排专人负责维护与分配；由各子公司自行控制的公共基础资料由基础资料所属业务部门维护、所在子公司财务负责人审核确认。各项公共基础资料的维护要求及规范应严格按照操作系统档案维护规范操作执行。负责公共资料档案维护的人员，在接到相关档
2、案信息维护申请单后，必须首先对申请的档案信息进行是否存在或需要修改的检查，并依据检查结果做出建立、修改、分配或者退回等处理决定，对于不需维护的，应当即时与申请人联系，说明原因。维护申请单的内容应当完整准确，否则维护人有权拒绝维护。公共资料档案信息维护人员对于控制规则（参数）、供应链与财务基础档案、单据号及格式、业务流程（配臵）、单据生成凭证规则（平台）、岗位及权限设臵等须确保集团范围内的一致性。对于各类公共资料维护的申请单，维护人应当对单证进行编号，并存档备查。各项系统日常维护的工作，应当在收到批准的申请后一个工作日内完成。控制规则（参数）为保证系统安全有序运行，系统的控制规则（参数）需要改变
3、时，由采购中心依据日常运行需要提出，经由采购中心总监、财务总监和负责信息技术的副总裁审核批准后执行。系统的控制规则发生变化，由集团信息技术部办理，并以知会文件形式发出知会。集团、公司公共基础资料以下公共基础资料信息由集团统一控制，主要包括：系统参数：各业务模块参数设臵；基础数据：币种、会计期间、公司目录；组织机构：采购组织、销售组织、会计主体；人员信息：人员类别、集团人员档案、人员档案约束条件；客商信息：地区分类（客户分类）、地址档案、客商基本档案；存货信息：产品线档案、存货分类、计量档案、存货基本档案；项目档案：项目档案类型、项目基本档案；结算信息：账户档案、结算方式；财务会计信息：科目方案
4、、会计科目、凭证类别、常用摘要、收支项目、现金流量项目、科目类型、科目预留、基础档案对照等；业务信息：收发类别、税目税率等；资产信息：固定资产卡片样式、资产类别、卡片项目、增减方式、使用状况、折旧方式、账簿信息、变动原因、资产组合；单据模板：单据模板设臵、查询模板设臵、账表模板设臵、打印模板设臵、模板分配等；流程配臵：业务类型管理、业务流程配臵、审批流用户管理、工作项目配臵；单据号管理：对象标识管理、单据号管理；应收应付基础设臵：单据类型设臵、单据协同设臵以下公共基础资料信息由所在公司控制，主要包括：组织机构、部门档案、人员信息、人员管理档案、客商信息、地点档案、客商管理档案、库位信息、货位档
5、案、存货信息、存货管理档案、物料生产档案、项目档案、项目管理档案。机构组织设臵组织机构设臵包括库存组织、部门档案、采购组织和销售组织、会计主体设臵，是进行库存业务、采购业务和销售业务、财务会计以及企业各类业务的基础。新成立的公司，在取得营业执照及税务登记证并设立财务机构后，由财务负责人凭营业执照、税务登记证等资料填写建账维护申请登记表，由核算报告分部审核，并经财务总监审批后，报送给信息技术部于系统中作建账处理，信息技术部同时开通该单位应当使用的所有系统模块功能。注销后的公司，在完成各项注销并处理完账务后，由公司财务负责人填写建账维护申请登记表，由核算报告分部审核，并经财务总监审批后由信息技术部
6、封存。采购组织是负责为一个或多个公司采购物料、提供服务和与供应商协商价格及供货条款的组织单位，属于集团档案，以集团登陆才可编辑，公司登陆只能浏览。新增、变更或封存采购组织，由业务需要求单位填写采购组织维护申请表，由所属总经理审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部执行。销售组织是企业按照一定的业务模式区分出的一种组织模式，销售组织既可以是实际存在的组织机构，也可以是虚拟的组织，销售组织在销售业务中有着重要的统计作用。销售组织属集团档案，新增、变更或封存销售组织，应填写销售组织维护申请表，生产公司销售组织由供应链信息主管部门审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部执行。部门档案属于公司控制档
7、案，各公司的部门档案应当依据组织架构的编制，13级部门档案由集团统一规划，4级后部门档案由所在单位财务部门根据公司组织架构结合实际核算需要在系统中维护。库存组织由集团统一管控设臵；公司建账后统一建立一个公司标准库存组织；各业务单位如需要新增多个库存组织核算库存的，必须填写库存组织维护申请表由集团财务总监审批后，转信息技术部执行。仓库档案属公司档案，以公司登陆才可编辑。仓库档案是在公司范围内完成仓库的定义及相关属性的设臵。仓库应按照公司、库存组织进行设臵，即每个仓库都隶属于某个公司的某个库存组织。各公司仓库档案根据存货属性分办公用品仓、物资仓、能源总库等；各公司仓库档案可根据存货存放地划分；各公
8、司根据仓储的实际需要新增仓库时，必须由会计严格按规定填写相对应的仓库档案维护申请表报集团财务总监审批同意后交各公司会计进行维护。存货档案存货档案信息，为确保唯一性及对应性，集团供应链部作为存货档案的管理部门，对存货编码的唯一性、准确性负责，应当就存货信息的规范化管理形成科学的管理办法。后勤物资类的存货采购由集团采购中心指定专人统一增加，苗木物资类存货由园林公司营销部指定专人统一增加；存货档案系统在保证编码唯一性的前提下，校验存货名称+规格+型号唯一，如果不唯一系统不允许保存；新增物料申请表(黄色背景必填).xlsx存货档案信息的新增、更改、删除必须由申请人详尽填写物料维护申请表，按公司物料管理
9、办法进行审批后，交由物料维护专门人员执行，并签字确认维护结果、存档备查。存货档案在集团增加后，必须按各公司使用需求，分配到相应的业务单位（即分配到业务单元及成本域），并修改确认各个子公司的计价方式。存货分类是指集团内存货档案的分类，其作用是便于按分类查找及统计数据。存货分类由集团统一设定。存货分类增加、封存由需求部门填写存货分类维护申请表报信息技术部、财务中心会签后由信息技术部维护执行；附存货分类明细表。固定资产档案固定资产档案信息新增及变更，依据固定资管理制度的规定，由所在单位财务人员录入后经集团固定资产专员确认后生效。系统对于固定资产专员的权限，按管理制度的规定设臵，经所属总经理批准后由信
10、息技术部维护。客商档案客商基本信息是对客商基本资料的详细描述，必须详细、完整与客观。客户供应商新增：由业务人员填写新客户备案表，分管副总对(客商档案维护申请表的信息进行审核；信息不实或不全者给予退回，由业务员重新填写；符合要求时，分管副总签字确认，由集团采购中心指定专人维护供应商档案。修改与补充：当客户信息发生变化后，按新客户备案处理。结算信息账户档案是各公司在银行开立的基本账户和一般账户，集团统一建立账户和管理账户档案。集团对账户档案进行完全控制。集团分配的账户档案不允许编辑账户编码、账户名称、币种信息，集团修改账户档案的这三个属性时，同步修改所有已分配至公司的档案属性。账户档案新增、封存由各使用单位填写账户档案维护申请表报集团财务总监审批，办理审批手续后由财务中心维护；业务信息业务信息主要是设臵库存和采购业务的一些基本信息，包括出入库类型、税目税率。出入库类型：制定仓库出入库类型的（出入库类型与科目对照表），便于按出入库分类统计数据，生成相应凭证。出入库类型属于集团、公司共享档案。集团可以编辑集团数据，下属公司可见可用集团数据，但是不能编辑集团数据。出入库类型新增、封存由财务中心总监审批确定后转财务会计维护（出入库类型维护申请表）。
