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1、综合档案管理制度篇一：文件和档案管理制度文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体
2、系运行中形成的所有记录的控制。3职责各过程管理部门职责：负责确定所管理的过程的文件需求。负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。负责文件更改内容等。生产部职责：负责管理手册的编制。负责体系的认证和日常维护管理工作。各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。各部门负责本部门记录的建立与管理。4程序内容确定文件种类为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识
3、别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明
4、书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。提出文件的编制和修改需求公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。过程负责人确定所管理的过程的文件需求。指定编写人如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；进行编写按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：a.目的：明确编制本文件要达到的目的b.范
5、围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图文件的编号按如下要求：/记录编号文件层别号文件类别（AQ）公司代号JP其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 ?等；文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门
6、自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。例子：文件编号：JP-AQ-0201法律法规标准规范管理程序表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。评审和审批文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。文件审批权限。a.质量、环境、职业健康安
7、全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。发放控制生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。各
8、部门需建立文件控制清单，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。使用控制生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。文件更新文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写文件更改通知单，到办公室登记备案后。同时更新文件控制清单。生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写文件与回收记录，防止作废文件非预期使用。当文件在实施过程中因组织结
9、构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。安全记录管理建立记录清单安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。安全记录的使用按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。收 集定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。储存、保护记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计
10、算机病毒干扰，应留有备份。记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。处 置记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。5相关文件无6相关记录篇二：第一 总则为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，集中统一管理档案；通过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，维护公司利益，特制定本制度。第二 职责档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库房进行清点并制作移交清册，注明交接内容、时间等信息。具体职责：1、贯彻执行
11、党和国家关于档案工作的方针、政策，根据有关档案管理规定，集中统一管理公司技术、经营、生产、财务、人事以及各类需要存档备案的资料的收集、整理、保管、借阅和归档工作。2、负责公司书籍、报刊杂志及培训资料的订购、借阅和保管工作；负责公司技术人员外出培训资料的收集、登记、保管和借阅。3、热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，为档案事业尽职尽责。4、刻苦钻研业务，熟练掌握档案工作技能，保证案卷质量。5、坚持原则，保守机密，不丢失、不泄密，维护档案的完整与安全。6、做好档案的归档、鉴定销毁的登记、统计工作，及时总结分析，不断提高档案管理水平。7、定期检查档案，坚持库房温湿度测量记录，做到档案无霉变、褪色、尘污
12、、破损及虫蛀、鼠咬现象，无失、泄密事件，保持库房清洁卫生。8、热情接待查档借阅人员，编制多种档案检索工具，提高档案利用率，坚持做好借阅和利用效果登记。9、及时做好服务工作；做好资料入档的指导工作，及时发放、收集业务资料和核对工作。10、准确编制档案工作情况年报，及时报上级主管部门。第三 归档制度一、归档范围凡记述反映本公司在筹备、建设、生产、经营、管理等各活动及产权变动过程中形成的具有保存价值并已办理完毕的各种载体形式的文件均属归档范围内，具体归档范围按文件资料归档范围及保管期限（见附件一）执行。二、归档时间1、 各部门办理完毕的文件和应归档的文件，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随
13、时归档。零星办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理完毕，移交综合档案室（以下简称“档案室”）归档。2、 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权、重要会议等文件随时产生随时归档。3、 科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收后归档，周期长的分阶段、单项归档。4、 外购设备仪器或引进项目随机资料则在开箱验收后即时登记归档。5、 会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向档案室归档。6、 人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内向档案室归档。7、 照（底）片、奖状、锦旗、光盘等各载体形式文件材料随形成随归档。8、 更新、补充的文件，公司内部机
14、构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，公司资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，随时归档。9、 电子文件逻辑归档定时进行，物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。三、归档要求1、 归档的文件应完整、准确、系统，归档文件制作程序符合规范要求，形成资料具有耐久性。2、 归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。3、 非纸质文件材料应与文字说明一并归档。4、 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和专门有需要的可适当增加份数。第四 档案库房管理制度1、库房是档案的存放要地，档案员应严格管理库房，确保档案的完整与安全。2、档案员要经常检查库房安全情况，发现问题，及时向领导报告，并采取有效补救措施。3、库房内须有防火、防盗、防虫、防尘、防鼠、防潮、防光等安全保护设施，保持库房干净整洁。4、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品。未经许可，非档案员不得擅自进入库房。5、档案员下班前要查看库房，人离灯灭，关闭门窗，妥善保管好库房钥匙，消防火灾隐患，确保库房档案安全。6、库房内无非档案用品，档案排列科学，整齐美观，便于查找。第五 档案统计与利用1、档案员编制档
