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1、综合管理实务一秘书理论概述：秘书的涵义和特征，秘书工作的性质，内容和作用。 二秘书工作机构的职能与工作要求：秘书工作机构的性质，秘书工作机构的设置，秘书工作机构的职能与工作要求，秘书部门和人员的管理。 三秘书的日常工作：办公室管理，公文管理，督查工作，保密工作。 四信息与调查研究：收集信息的主要内容和形式，信息处理的程序和方法；调查研究的内容，类型与方法；调查研究的程序和步骤。 五会议管理：会议的涵义和要素，会议的类型，会议的程序，会议的控制与管理。 六信访工作：信访的基本职能，信访工作的程序和方法，信访工作制度。 七公文写作概述：公文的主题、结构、类型、格式、规则，公文主题的特点，公文结构的
2、特点和形式，公文格式，行文规则。 八行政机关公文的写作：命令，议案，决定，意见，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。 九事务性文书写作：计划，记录，总结，调查报告，简报。一秘书理论与实务概述 秘书的涵义1、 宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、未来作出预言的谶讳、图箓之书。据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监”。主管官员“秘书令”或“秘书监”（地位相当于卿），副职为“秘书丞”，分管官员为“秘书郎”。唐代魏征任过秘书监。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书”
3、一词涵义基本相同的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位称“史官”、“御史”、“尚书”、“掌书记”或“中书舍人”、“翰林学士”等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。2、 辅臣。世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如国务秘书、外交秘书、内阁官房长官等各部门首长。3、 行政职位。在现代中国，秘书当作一种行政职位，是行政人员核心一部分。党中央第一任行政秘书是毛泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员，一般秘书是事务类公务员。4、 社会职业。属于
4、第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务，也服务于私人。秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。 秘书的特征1、 服务的直接性。秘书的工作内容与领导工作一致，由领导亲自指派；秘书直接向领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责。2、 服务稳定性。秘书与服务对象不仅有“业缘关系”还有“人情关系”。3、 知识化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋”、“顾问”、“外脑”。4、 年轻化。一般为2035岁。是操作层通向管理层的阶梯。5、 女性化。女性秘书是初级秘书，是“文员”。 秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书
5、工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。 广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 秘书工作性质1、 辅助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总
6、是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2、 综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。 第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况
7、进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。 3、 机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。4、 服务性。服务稳定性、直接性和广泛性。“上、中、下”三个层面服务。首要为领导、上司和雇主服务。 秘书工作作用1、 信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2、 参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。3、 形象和公共关系作用。人们常常把秘书部门称为
8、 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原则“内求团结，外求发展”。4、 协调作用。二、秘书工作机构的职能与工作要求 秘书工作机构的性质机密性、辅助性、综合性（政策性、原则性、总体性、技术性、事务性、具体性等）、服务性（管理服务、信息服务、生活服务和事务服务）。 秘书工作机构的设置1、 设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大。2、 采用钝角三角形方式。具有灵活性、自
9、由度大、上下沟通方便。3、 组织形式：分理制和综理制。中央的秘书机构称“办公厅”，部级机构，采用分理制（下再设秘书局、机要局、信访局等）；省级的称“办公厅”，厅局级机构，下设秘书处、机要处、信息处等；省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的称“办公室”，前三为处级，县为科级，乡镇为股级。综理制适用市县政协和大多数的企事业单位，下不再设部门，由办公厅、室统一或分派人员办理。有些办公室不属于秘书机构，是直属部门如国务院台湾事务办公室。社会团体的直接命名为秘书处，采用综理制。 秘书工作机构的职能助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。 秘书工作机构的工作要求明确职责、全线、目标
10、和任务；制定秘书工作的各项制度和标准；分清主次、有条不紊；科学的安排工作程序；准确细致，切实无误；迅速果断，讲求时效；忠于职守，安于职分；加强教育、管理，不断提高素质和能力。 秘书部门和人员管理1、 内容和要求a) 机构与部门职责。“确定分工职责，使每个部门各司其职，各尽其责”。b) 秘书岗位责任制。必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学结合起来，形成完整、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高效率和高质量。c) 工作程序和方法。标准化、统一化、规范化、最后形成规章和制度。d) 信息系统，实施政务信息化、试行区域电子邮件网络办公，从收文、登记、拟办、传阅、批示、草拟到签发，各个环节通过
11、电脑网络。e) 办公自动化。涉及人、信息、科学的工作程序和先进的办公设备。2、 秘书人员的自我管理工作管理（明确的工作计划、区分轻重缓急决定工作次序、有条理进行）、行为管理（谦虚谨慎、言辞简要清晰、语气温和明朗）、时间管理和办公环境管理。三、秘书的社会活动与人际关系 秘书的社会活动1、 特点：以整个社会为背景，充分社会化，活动的目的、方式明显复杂化和多样化。2、 社会活动对秘书的要求：被动性,必须根据上司的指示进行。活动方式、过程、结果 取决于秘书主观能动性。要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力。 秘书的社会地位社会地位分先赋地位和后成地位。特点是：秘书不构成任
12、何阶级或阶层；先赋地位明显有依附性；承认职业、职位的从属性外，更要重视后成地位。 秘书的角色意识共性和个性意识；角色组合；配角意识与主角意识（基本的配角意识和有条件的主角意识，关键是自己的价值取向）。 秘书人际关系的内容与方式1、 涵义与内容。秘书人际关系涵义是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系，是一种社会性、职业性的关系，被称为“业缘关系”。内容主要是通过人们在社会活动中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助和促进。2、 影响因素。距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素和中介因素。3、 障碍。心理、语
13、言、地位、物理障碍。4、 方式：语言、体态或身势、物质（礼尚往来）。5、 自主性和适应性。 秘书人际关系的准则尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允 秘书的公关礼仪服装整洁、修饰得体、表情自然、面带真诚微笑、举止文雅；与人交谈，用语得体、口齿清晰、语气温和；与客人见面应抢上一步，颔首、微笑，主动伸手、问好，以示敬意，握手真诚注视对方，稍稍用力，与异性握手不宜鲁莽，应让对方主动提出；送名片双手递上，文字正向对方；自我介绍简明扼要，姓名、单位、职务即可；为别人介绍，先客人后主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者。四、综合管理的日常工作 办公室管理办公室的管理是指对办公室环境加以
14、合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。1、 作用。办公室是指挥部、工作室、“窗口”。2、 坚持以下的原则：方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室
15、存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。3、 布局与设置小办公室适用于分理制秘书机构。现代企业多采用大办公室，主管应置于最后部，工作流程为“I”、“L”或“O”型。接待室同时接待七、八位客人为宜，会议室以容纳二三十人开会为宜。4、 内容与要求整洁，安静，光线、空气与温度（光亮适宜、空气清新、温度适宜）、色调与美化（色调单纯柔和），设备与用品（负责保管，随时登记） 公文管理1、 公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公文具有针对性、政策性、指导性等方面。2、 公文处理特点：政治性、时限性、机要性和规范性。3、 公文处理程序是指在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。包括发文、收文、管理和立卷归档。发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。4、 发文处理程序 拟稿。拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。拟稿一般分为以下步骤1）交拟 2）拟议 3）撰写 审核。公
