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1、员工档案管理办法文件编号： 版 次： 总 页 数： 主办单位： 行政部 生效日期： 核准审核制订文 件 修 订 履 历 表文件编号版本/状态页码0/0修 订 记 录副本派发单位（用“”标示）序号版次生效日期修订内容修订人1AO新版内容。总 经 理 管理者代表 业 务 部 生 产 部 行 政 部 开发/工程部 品 管 部 采 购 部 财 务 部 仓 务 部 信 息 部 冲 压 车 间 五 金 车 间 焊 接 车 间 喷 粉 车 间 注 塑 车 间 针 车 车 间 装 配 车 间 汽车座椅车间 喷 油 车 间 总 经 办 文件正本保存于内审部。备 注主办单位：行政部文件编号版本/状态员工档案管理办
2、法页码6/1. 目的为进一步有效规范及持续保持员工档案系统管理的有效性、准确性，特制定本办法。2. 范围 适用于公司所有员工。3. 权责3.1 人力资源部负责本办法的主导单位。3.2 其他部门为配合单位。4. 作业内容4.1 员工入职档案资料（详见下表）：序号岗位类型岗位类型解释入职档案内容1操作工一线体力劳动者员工基本信息登记表；一寸相片4张；身份证/户口本复印件；测评、面试及录用审批表。2技术工持技术职业资格证书的工作者员工基本信息登记表；一寸相片4张；身份证/户口本复印件；职业技能资格证；测评、面试及录用审批表。3职 员具有相应学历或资格以脑力劳动为主的二线工作者员工基本信息登记表；一寸
3、相片4张；身份证/户口本复印件；相关学历或等同效力证书；测评、面试及录用审批表。4班组级管理人员直接面向操作及技术工基层管理人员员工基本信息登记表；一寸相片4张；身份证/户口本复印件；相关学历或等同效力证书；测评、面试及录用审批表。5主管（课长经副理）级管理人员直接面向基层管理人员或职员的管理人员员工基本信息登记表；一寸相片4张；身份证/户口本复印件；相关学历或等同效力证书；测评、面试及录用审批表。6高层领导人员总监、副总、总经理及总裁员工基本信息登记表；一寸相片4张；身份证/户口本复印件；相关学历或等同效力证书；测评、面试及录用审批表。5. 相关规定5.1 人事档案管理5.1.1 原则：分类
4、归档、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。5.1.2 员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，不予录用或解聘处理。5.1.3 人事档案按入职时间分部门存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记。5.1.4 当在职员工的基本档案资料有变动时，（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等）应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。并与原资料并档存查，以便于追朔。5.1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一周内建档，当周人事档案当周必须处理完毕。对调入或新建立的档案都应造册登记。5.1.6 对员工进行考察、考核、
5、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。5.1.7 员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存期为三年，高管及核心技术人员离职档案保存期为8年。5.1.8 人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。5.1.9 档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。5.1.10 要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化及电脑信息化。5.1.11 员工电子档案的构建要求与书面档案内容相对应，并保持及时同步更新。并形成员工档案清册管理。5.1.12 员工书
6、面及电子档案每月依据相关登记表进行一次“全面盘点”，以保证员工档案的及时、全面和准确的更新。5.2 档案的查、借阅5.2.1 公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档案，各部门因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案审批表，并经人事行政部理级主管或以上主管批准后方可办理。5.2.2 任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，特殊情况下经人事行政部理级主管或以上主管批准后方可办理。5.2.3 人事行政部理级或以上主管或总经理可直接通过档案管理员办理借阅手续。5.2.4 所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还（特殊情况可延长期限）
7、。5.2.5 档案管理人员应做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记。5.3 档案的销毁离职员工档案放置满规定期限后，由档案保管员统一批量填写员工档案销毁申请审批单提出书面申请，依据具体员工档案销毁审批权限，行政部理级或以上主管签字审批后，与其直接上级领导在员工档案销毁登记表上登记后共同执行销毁。同时做好电子档案的需及时同步更新。6. 附则本办法经管理单位主管审核后，呈请总经理核准后公告实施，修订、废止亦同。7. 附表查、借阅人事档案审批表员工档案销毁申请审批单员工档案销毁登记表员工档案清册附件一: 查、借阅人事档案审批表查、借档案日期 年 月 日 还档案日期 年 月 日 内容项目姓名
8、单位职务查阅、借阅或复印查、借档对象查、借档人员查档事由查档单位主管意见签字 年 月 日分管副总意 见签名年 月 日人力资源部意 见签名年 月 日附件二：员工档案销毁申请审批单 ：由我单位保管的 年人事档案共 盒 份，保管期限已到，现申请销毁，请予批准。法人代表（签名）： 年 月 日 （单位盖章）人事部门审批意见：（签名）： 年 月 日销毁情况 销毁地点： 销毁种类和数量： 销毁日期： 年 月 日销毁人员（签名）：注：本单一式两份，一份交仓库部，一份由人力资源部保存。附件三：员工档案销毁登记表序号档案类别档案名称入档日期保存期限销毁日期备注附件四：员工档案清册材料数量备注员工个人资料表试用期转正考核表人员异动单人员需求表学历证明身份证复印件户口簿复印件资格证书劳动合同个人优秀事迹
