现代秘书心理学第一版第二章

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1、第二章 秘书的社会角色,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解社会角色的基本概念； 理解角色地位、角色行为与角色规范之间的关系； 掌握秘书社会活动的特点和秘书角色的基本特征。,知道秘书角色的基本要求和条件； 会用角色概念分析秘书职业与其他职业的区别； 掌握秘书角色意识的培养方法。,讨论秘书的角色特征，必须把握角色的 基本概念，认识到角色是指社会成员在一定 的社会关系中所处的社会地位及其所要求的 行为模式。 秘书人员只有树立正确的角色意识，才 能成为一个合格的秘书工作者。,第三节 秘书的角色意识,第二节 秘书的角色条件,第四节 秘书的角色适应,第一节 秘书的角色特征,第一节 秘书

2、的角色特征,一、角色概述,二、秘书角色,本节点睛,“社会角色本身并不具体决定它们的每个 具体体现者的活动和行为，因为一切取决于 个人掌握角色和使其内化的程度。内化的行 动则取决于这一角色的每个具体体现者的一 系列个性心理特点。” 安德列耶娃,一、角色概述 ,（一）什么是角色 角色这个概念，原意是出现在电影、戏 剧剧本中的一个专门用语，指演员在表演中 依据剧本所扮演的某一特定的人物。,例如：在戏剧中有生、旦、净、末、丑等 基本类型的角色（见图2-1）。 在电影中有主角、配角之分（见图2-2）。,生 （关羽）,旦 （杨玉环）,净 （曹操）,丑 （蒋勤）,主角,配角,图 2-1 戏剧中的角色,图2-

3、2 电影的主角、配角,任何一个社会的不同岗位上，都需要各种不 同的人物，以完成社会成员所期望的行为。 社会角色，是指在一定的社会关系中占有某 一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规 范的一类人物。 复杂社会关系中的每个人往往同时占据多个 社会位置，每个人是多个角色的集合体。,（二）角色行为,角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会 或团体成员的期待，按照角色的特定要求所表现出 来的实际行为。 担当同一角色的不同的人所表现出的角色行为 是存在差异的。 秘书应该按照秘书角色的要求去支配自己的行 为，应该积极协助领导处理日常事务，做好领导的 参谋、助手。,角色规范：指组织上期望其成员应该在工作

4、中所达到的行为模式，是对成员行为的规定。 角色规范是评价角色行为的标准，是一种特 殊的团体规范。 角色规范并不是一成不变的，它在长期的社 会实践活动中形成，伴随着社会的发展、时代的 变迁而发展变化。,（三）角色规范,图2-3 角色规范的形态,角色规范具有两种不同的形态（见图2-3）。,有明文规定的、条文化的角色规范,各个部门制订的 岗位责任制,父亲是“一家之主”,角色规范形态,没有明文规定但是客观存在着的角色规范,（一）秘书角色的定义,二、秘书角色 ,传统的秘书概念认为： “秘书”是直接为领导机关、领导者个人 处理日常事务，做好服务的一种有一定职 务的职业人员，它是一个行政职位。 秘书工作的指

5、导思想是“三服务”，即为 领导服务，为各部门服务，为基层服务。,我国秘书学界对秘书角色问题展开了广泛的 讨论，提出了六种比较典型的学说（见图2-4）。,角色说,配角说,角色组说,助理说,补偿说,参谋说,图2-4 秘书角色的六种典型学说,秘书角色,1998年5月，国家劳动和社会保障部颁 布秘书职业技能标准一书上将“秘书” 概念定义为：“专门从事办公室程序工作， 协助管理财务及日常事务，并为领导决策 及实施服务的人员。” 2003年新修订国家标准把“秘书”定义 为： “从事办公室程序性工作、协助上司 处理政务及日常事务并为决策及实施提供 服务的人员。”,（二）秘书社会活动的特点,开放性 现代社会中

6、，秘书已经从原来的封闭系统（见 图2-5-1）中解放出来，处在立体网络（见图2-5-2） 的交叉点上。,图2-5-1 封闭系统,图2-5-2 立体网络系统,中转性 秘书工作是领导活动过程中一个辅助性的中转环 节。,秘书部门的工作是辅助领导进行管理、办理日 常事务的工作（见图2-6），事务繁杂是秘书工作的 重要特点。,事务性,图2-6 秘书社会活动的事务性,秘书从事的是一种服务性工作，不可能 完全按照自己意志去安排活动。 秘书工作的这种被动性正是为了争取领 导工作的主动性。优秀的秘书人员，应该化 被动为主动，合理安排时间，认真掌握工作 规律，在一定程度上掌握工作主动权。 秘书活动还有许多特点：如

7、政策性、机 要性、综合性、潜隐性等。,被动性,秘书的角色特征是由秘书活动的性质 和特点所决定的，主要体现了秘书的角色 本质。 秘书角色主要具有两个基本特征：从 属性、辅助性。,（三）秘书的角色特征,秘书角色的从属性特征，是秘书社会 地位的本质反映，是秘书与领导社会关系 状态的具体体现，带有先赋地位的明显特 征，不可随意改变。 秘书人员不应被角色的先赋地位所束 缚，感到陷在事务堆中，无法施展才华， 应在接受现实的条件下积极主动地开展工 作，获取后成性社会地位。,任何一种社会角色具有先赋地位的特征， 还具有赢得性地位的特征（见图2-7）。,图2-7 社会角色的先赋地位与赢得性地位,秘书角色的辅助性

8、特征，是指秘书角色的 服务性。 这种服务性具有辅助特点（见图2-8）。,图2-8 秘书角色辅助性特征的特点,全面性：秘书辅助范围涉及领导活动全过程,规定性：秘书工作必须在领导授权下进行,辅助性 的特点,直接性：秘书直接协助领导开展工作,第二节 秘书的角色条件,本节点睛,一、年龄条件,二、性别条件,三、健康条件,四、文化程度,五、秘书职业资格的申报条件,秘书的角色条件是由秘书工作的特点决 定的，实质上是秘书人员的任职资格，是按 照秘书职位来确定任职者一系列相应的个人 条件。 研究秘书的角色条件对于选拔和培训秘 书才具有十分重要的意义。,图2-9 秘书角色的任职条件,任职条件,生理条件,心理条件,

9、社会条件,包括年龄、性别、健康状况等,包括认识与兴趣、情感与意志、需要与动机、理想与信念、气质与性格、知识与能力等；,包括家庭、教育、生活阅历等,必要前提,重要条件,秘书角色的任职条件包括许多方面（见图2-9）。,一、年龄条件,我国在不同的时期，秘书人员的年龄结构呈现 出不同的特点。社会角色不同，对年龄条件的规定 要求也不同。 一个部门的秘书人员平均年龄应该小于领导的 平均年龄。 一般来说，基层单位的秘书班子中，初级秘书 以2030岁左右的人为主，办公室正副主任的秘书 为3040岁；中高层机关的秘书班子中应形成老、 中、青相结合，以3040岁的中青年为主体的年龄 结构。,20世纪80年代，上海

10、市秘书人才预测抽样调 查表明：45岁以上者占44%。 90年代后，深圳特区秘书人才调查表明：综 合平均年龄32.7岁，其中，男性占66.7%，平均年 龄33.5岁，女性占33.3%，平均年龄29.9岁。大专 文化程度的占了77%。 21世纪后，上海涉外企业调查资料表明：年 龄在30岁左右的秘书占54.6%，40岁左右的秘书 占18.6%，50岁左右的秘书占6.5%，94.2%的人受 过高等教育，非秘书专业的占80.6%，对于性别 的选择，80.6%的企业要求是女性。,二、性别条件,社会角色不同，对性别条件的要求也不 相同。心理学研究表明，男女两性在智力成 就方面和个性行为方面既有平衡性的一面，

11、 也有不平衡性的一面（见表2-1）。,表2-1 男女两性智力成就研究,续表,角色的健康条件包括两方面的内容：一是生理健 康；二是心理健康（见图2-10）。这两方面既相互联 系，又相互制约。,三、健康条件,图2-10 生理健康和心理健康,生理健康,身体发育正常，没有疾病，体质坚强，能担负较艰苦繁重的任务，精力充沛，头脑反应敏捷灵活,心理健康,智力水平正常，情绪稳定，具有较强的环境适应性，人际关系良好,如果一个人只有生理健康，而缺乏心理健康 的条件，也是很难胜任重要工作任务的。,中国第一个升空的航天员。 以他为代表的中国航天员注 定是中国心理学应用历史上 的重要人物。他超出常人的 心理品质使其成为

12、了英雄群 体中的超级英雄，这既是他 的幸运，同时其超强的稳定 性却是真正的决定性因素。,杨利伟：,具备健康的身体和健康的心理，是担任 一个社会角色的基本条件。 选拔秘书人才，不仅要注重检查其身体 健康状况，而且还应该重视测验其心理健康 水平。,四、文化程度,文化程度也叫受教育程度，是秘书角色 条件中的一个不可缺少的条件。 可以从两方面理解文化程度：一是以学 历层次的高低作为评判标准，一是以知识结 构是否合理作为评判标准。,（一）秘书角色的学历层次,一般情况下，一个人的学历与其文化程度成正比 例关系。在我国，学历分为四个等级（见图2-11）。,图2-11 我国学历划分的四个等级,所担任的秘书层次

13、和职位越高，要求 秘书角色的学历层次也应越高，担任的秘 书职位越低，要求学历层次也越低。 原则上讲，一般单位秘书人员的基本 学历要求以专科层次为最佳选择 。,（二）秘书角色的知识结构,担任秘书角色必须具有较为合理的知 识结构。秘书角色的基本要求是做一个通 才，要有较宽的知识面，要有较专业的业 务知识。 国外许多企业在招聘秘书时特别强调 应聘者必须较好地掌握相关的业务知识， 要求应聘者在语文、外语等知识方面达到 相当的水平。,秘书的知识结构可以概括为三个方面 ：,要有扎实的基础知识。 要有宽泛的辅助知识。 要有丰富的专业知识。 不同职位的秘书要求不一样（见图2-12）。,图2-12 秘书人员的专

14、业知识,通用秘书业务知识,公文写作、文书处理、会务组织、调查研究、信访接待,学校秘书-有关教育理论、 交通部门秘书-交通常识、 政府机关秘书-行政管理、 商业秘书-经营知识,专业知识,单位相关业务知识,在我国组织的秘书职业资格全国统一 鉴定中，对申报秘书职业资格的条件做了 比较明确的规定。,五、秘书职业资格的申报条件,秘书职业资格四级证书,秘书职业资格三级证书,国家职业资格五级秘书（原初级）（具备以下条件之一者）,经五级秘书正规培训达规定标准学时数， 并取得结业证书。 在本职业连续见习工作二年以上。,取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工 作二年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学 时数，

15、并取得结业证书。 取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工 作三年以上。 连续从事本职业工作四年以上。 取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四 级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职 业（专业）毕业证书。,国家职业资格四级秘书（原中级）（具备以下条件之一者）,取得四级秘书职业资格证书，连续从事本 职业工作四年以上，经三级秘书正规培训 达规定标准学时数，并取得结业证书。 取得四级秘书职业资格证书，连续从事本 职业工作五年以上。 取得大学本科毕业证书，并连续从事本职 业工作二年以上。,国家职业资格三级秘书（原高级）（具备以下条件之一者）,取得三级秘书职业资格证书，连续从事本 职业工作四年

16、以上，经二级秘书正规培训 达规定标准学时数，并取得结业证书。 取得三级秘书职业资格证书，连续从事本 职业工作六年以上。 取得大学本科毕业证书，并连续从事本职 业工作四年以上。,国家职业资格二级秘书 （具备以下条件之一者）,第三节 秘书的角色意识,本节点睛,一、秘书的角色知觉,二、秘书的角色理解,三、秘书角色意识的培养,角色意识，是指一个人在社会群体中对自己 所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知 与认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与 协调。 秘书的角色意识，是指秘书人员对所担任角 色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理 解和体验。秘书人员能否形成鲜明强烈的角色意 识，是秘书人员能否干好工作的基础。,角色知觉，是个体在社会活动过程中， 对自己或别人在一定社会关系中所处的社会 地位、身份及行为规范的认识和判断。 秘书的角色知觉就是秘书人员对所担任 角色的社会地位、身份及行为规范的认识和 判断。,一、秘