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1、采购流程示意图部门工作人员汇总 部门工作人员 部门经理 部门工作人员 汇总 部门用品 汇总 汇总财务部部门经理 项目经理 品质部部门经理 审核 采购办公用品 审核 审核防暑药品审 核仓库管理员 行 政 专 员 过滤库存 报常用物资库存预留量 审核 过滤 人事行政部经理 审批物业公司(副)总经理 审核置地公司刘总办公用品管理规定1.0目的 合理有效地使用办公用品,控制办公费用。2.0适用范围 本程序适用于价值在200元以下易耗办公用品的管理。3.0定义 办公用品:指办理公务所需的,价值在200元以下的文具类及其它用品。4.0职责4.1人事行政部4.1.1负责办公用品的采购、登记、管理和发放;4.
2、2.1负责每月办公费用的统计和通知。4.2总经理4.2.1审批办公用品的采购申请;4.2.2授权部门自行采购非常用的办公用品。4.3门负责人:4.3.1 审核本部门员工领用办公用品的申请;4.3.2 控制本部门的办公费用。5.0方法与过程控制5.1 办公用品的采购5.1.1一般办公用品由人事行政部统一采购;5.1.2每月末人事行政部根据当月办公用品领用及剩余情况,填写办公用品盘点表,并订出下月办公用品采购计划,报总(副)经理批准后统一采购;5.1.3部分非常用办公用品,由所需部门自行填写采购申请单,交(副)总经理批准,由人事行政部负责采购;5.1.4部分专业性较强的办公用品,可由所需部门自行购
3、买,但须填写采购申请单,交总经理批准后,方可采购。物品购回后,应立即到人事行政部办理入库登记。5.2办公用品的领用5.2.1员工领用办公用品须填写办公用品领用单,经部门负责人签字后,在人事行政部领取;5.2.2人事行政部负责办公用品领用的登记管理。5.3办公费用控制5.3.1员工领用办公用品的标准为人均每月10元,按部门编制内实际人数分配到各部门,由各部门负责人控制使用;5.3.2人事行政部每月5日前将各部门上月实际办公费用支出情况书面通知到各部门负责人;5.3.3各部门如当月办公费用超支,人行政事部可在次月限发该部门办公用品。如上月有结余,可结转本月使用;5.3.4各部门如因公司安排的特殊工
4、作使办公费用增加,可提出增领同等额度内的办公用品的申请,经人事行政部审核,报公司总经理批准后,可予以增发;5.3.5任何部门或个人不得擅自购买办公用品,否则人事行政部不予登记,财务管理部不予报销。5.4办公用品领用控制5.4.1下列物品每人只能领用一件,丢失不得再领,损坏或用完可以将原物退还,换领新用品:剪刀、订书机、直尺、卷笔刀、裁纸刀、起钉器、涂改液;5.4.2下列物品限量领用:5.4.2.1计算器:限财务管理人员领用,其它部门如有特殊需要必须经总经理同意,才可领用;5.4.2.2打孔机:每部门只能领壹台,损坏可以凭原物换领新打孔机;5.4.2.3白板笔:每部门每月限领贰支;5.4.2.4
5、签字笔:每人每月限领壹支,使用率较高的特殊岗位可适当增加数量;5.4.2.5圆珠笔:每人每月限领壹支,财务管理人员可领两支。6.0记录表单6.1 盘点表6.2采购申请单6.3 领用单物品采购管理规定1目的规范物品采购行为,降低物品采购成本,确保物品的供应。2适用范围适用于管理公司及各项目物品采购工作。3职责3.1小批量,小金额的采购,采购员应比质比价,择优采购。3.2 大宗物品,重要服务合同,具备招标采购条件的,应由相关部门组成招标委员会,实行招标采购。3.3 采购遵循的原则3.3.1未经审核批准的请购物资一律不得采购;3.3.2库内已有闲置物资应首先使用;3.3.3凡本地区能解决的,不到外地
6、采购;3.3.4 建立常用物资信息价格库,每季度对合格供方所提供的物资实施价格摸底。3.3.5对长期订货和大款项的进货,应通过签订合同和实行银行结算的方式;于合同签订前进行评审服务供方,大宗项目通过招投标方式确定供方;3.3.6在比价过程中,严格执行同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉,择优确定采购单位;3.3.7公司应对货物服务供应方每月进行一次评估,每年进行一次全面的评审。3.3.8公司对服务供方资质、服务频次、检查达标、记录归档;供方应由公司统一考评合格供应商之后推荐项目使用;3.3.9对于先试用的物资,不得在试用鉴定前采购。3.4程序要点 3.4.1仓库管理人员应在每月
7、月初第一个工作日将库存物品的实际情况报送各部门。各部门在收到报表后,应从实际工作需要的角度出发,根据月度工作计划,在第二个工作日上报本月的采购计划,避免盲目采购,造成资金及物资的积压。3.4.2 采购人员汇总并审核各部门的采购计划后,统一报(副)总经理批准并实施。3.4.3 计划外急需采购的物资,由使用人填制急需物资请购单,部门负责人签字,报(副)总经理批准后由采购人员实施。3.4.4物品采购时必须严格按照采购原则、采购计划及时进行采购。签订物品采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、以及其它需要明确的事项,一般按照先验收后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经(副)总经理批准,质量、数量有误的全部由采购人员承担。3.4.5一般情况下,月采购计划7日内完成,紧急采购3日内完成(有生产周期除外),对于有特殊要求的物品采购,应由采购人员会同使用人员共同采购、验收及确认,由使用人员对物品的质量负责。3.4.6采购人员采购回来的物品,应及时验收入库并登记库存台账,并将相关单据交财务管理部,以便进行账务处理。4记录表单采购计划表急需物资请购单采购物品验证单5相关文件 库房管理规定物品验证管理规定