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1、 销售订单操作流程说明一、 订单流程的操作标准:1. 准确:测量准确、订单准确、货物准确2. 及时:测量及时、送货及时、安装及时3. 安全:货物安全、施工安全、货款安全二、 订单操作基本流程:1. 下单:(1) 建材超市:百安居的报价单、华美乐的特殊订单订单格式执行。(2) 经销商:一般按照公司提供的销售(订货)单格式直接手工填写后传真。(3) 装潢公司等长期合作客户:可以按照客户自己的材料采购单格式执行,也可以按照康尔的销售(订货)单格式执行。(4) 工程客户:按照工程方采购单/订货单或协议执行,对方没有,参照公司的销售(订货)单格式。(5) 散户:按照公司的销售(订货)单格式执行。(6)
2、网络客户:按照公司的销售(订货)单格式执行。2. 接单:(1) 文员接到订单后,首先按照每天的接单顺序编号登记成册,客户的原始订单一律保存在销售文员处,作为以后查询的原始凭证。(2) 华南区域百安居超市的订单,不需要安装的,文员接单登记后,交原始订单给商超经理,商超经理在订单登上签字确认,再执行下一步核实订单流程。(3) 其他订单(包括百安居需要安装的)由文员核实的,文员按照客户分类装订原始单据,并立即回电话给客户或促销员、经销商,告知已经收到订单,并开始执行下一步核实订单流程。 3. 核单:(1) 商超经理执行的商超非安装订单订单核实任务,根据原始订单手工制作销售送货单样单,并连同原始订单回
3、给文员。百安居需要安装的订单,由文员核实的。(2) 东莞区域的超市订单,文员接单登记后,由文员与促销员核实订单。(3) 华南区域渠道经销商的订单,文员接单登记后,由文员与经销商店员核实订单。(4) 核实订单内容为:产品名称、货号、色号、数量、价格、付款方式、送货时间、安装时间、客户姓名、客户电话、准确地址和楼层号以及客户其他要求等。(5) 订单核实流程至关重要,尽可能准确化、详细化,核实订单环节做得好,不但可以保证订单的准确性,而且可以保证以后环节的顺畅。(6) 核实订单时,属于经销商的订单的,对不符合公司付款方式的,可以知会给业务人员,经销商对公司的付款方式不清楚、不理解、不支持,由业务人员
4、负责处理此类问题。(7) 核实订单后,订单内容仅需要补充的,在订单上给以补充则可,不需要另外制单;非商超客户,如有修改的,经客户确认需要重新下单的,重新下单或者制作新的销售(订货)单传客户签字确认。4. 制单:(1) 需要制作的单据有:销售(订货)单、测量通知单、销售送货单(分成本单、利润单两类,详细区分见后)、发货通知单、售后交接表,不同单据分别用于不同流程环节。(2) 销售(订货)单:公司统一印制的,经销商统一分发,一般由经销商店员制作,文员需要代客户手工开具的仅指客户电话下单、业务人员代下单等情况,此单据在客户下单环节。(3) 销售送货单:电脑系统制作的销售单据,此流程在客户付款前,销售
5、文员制作。(4) 测量通知单:用于需要安装的订单,前期实地测量使用,手工填写,此单据在核单后,文员和售后分阶段完成。(5) 发货通知单:华南区商超非安装订单,由商超经理制作,手工填写,是制作销售送货单的样单。5. 审单:(1) 业务主管审核:华南/华西商超非安装订单本身是业务人员核实订单的,所以此流程可省去;其他订单原则上需要经过业务人员主管以上级别审核订单,主要是审核销售价格及是否有意外现象等,文员接单和核实订单后无以外现象,不经过业务主管审核流程。(2) 财务审核销售送货单:主要审核价格是否相符,货款是否到帐,或者客户付款方式是否有效,财务审核销售送货单合格后,方可在销售送货单上签字确认可
6、以发货。(3) 属于代经销商开具的利润单,需要传真经销商签字审核确认(也就是说利润单的业务审核权应该是经销商),经销商回传审核签字的利润单以后,文员将成本单和利润单同时交财务审核,公司财务主要审核成本单,但是财务审核成本单后,利润单又有经销商签字确认的情况下,财务确认成本结算价格正确、货款安全以后,需要在利润单上签字,利于仓库发货(因为此类情况下的成本单不用流转到仓库和物流)。(4) 特殊订单需要经过公司主管营销副总经理审核。6. 收款:(1) 经销商、工程等终端客户按照公司的客户付款制度执行。(2) 百安居等建材超市:按照合约执行,此环节流程可以省去。(3) 装潢公司签订有长期合作协议和工程
7、订单,按照合约执行,此环节流程可以省去。7. 发货:(1) 文员一般提前天制作销售送货单,仓库开始备货。(2) 仓库最后发货,以财务审核签字的销售送货单为准。(3) 货物出库时,司机在必须在销售送货单位经手人栏签字,标志货物已经出仓,此流程结束。8. 送货:(1) 仓库备好货后安排司机送货,需要外请物流公司的知会物流部,物流部负责找物流公司和监督、跟踪物流公司送货情况。(2) 司机送完货,将客户签字的销售送货单到财务交钱,财务收到货款后销单。(3) 外请物流公司发货的,物流公司交客户签收的原件、公司的销售送货单以及物流公司单据,交财务作支付物流费的凭证,此流程结束。9. 收货:(1) 客户收到
8、货物后一定要签字在公司的销售送货单收货单位经手人处确认。(2) 百安居等客户有正规收货单的,司机、物流一定要注意收相关单据。(3) 未经客户签字的和无相关单据的,不计算成货物已经送达,不能支付物流费用。10. 施工:(1) 分两环节:前期实地测量、安装(2) 实地测量流程:需要安装的订单,本流程应该在文员核实订单后。(3) 安装流程:需要安装的订单,本流程应该在物流送货客户收货以后。11. 验收:(1) 此流程绝不可少,由售后服务部执行,组织业主验收。(2) 验收合格后,一定要求业主签字确认。12. 结算:(1) 业主验收合格即结算安装费。(2) 售后服务部执行此流程,客户不能完全付款的,财务
9、负责处理。三、 不同订单操作流程细分:1. 百安居等超市不需要公司安装的订单流程:超市下单-文员接单商超经理核单 商超经理制作发货通知单 - 文员制作销售送货单-财务审核- 仓库发货-物流送货-超市或顾客收货-物流回传/交销售送货单货款结算 财务销单2. 百安居等订单由公司安装的订单流程:超市下单文员接单- 文员制作测量单交售后-售后测量现场售后与客户洽谈安装费/预约安装时间售后填写测量单交回文员- 文员制作销售送货单 -财务审核销售送货单 仓库发货- 物流送货 客户签收 售后安装-售后组织验收-售后填写保修卡-客户签收-客户付安装费(客户向超市支付安装费的免此流程)-售后交安装款到财务(客户
10、向超市支付安装费的免此流程)财务销单3. 渠道经销商不需要公司安装的订单流程:经销商下单-文员接单 文员核单文员制作销售送货单-销售主管审单经销商付款-财务收款- 仓库发货-物流送货(经销商自提者免此流程)-经销商签收-物流回传/交销售送货单(经销商自提者免此流程)-财务销单4. 渠道客户需要公司送货安装的订单流程:经销商下单-文员接单 文员核单-文员制作测量单交售后售后测量现场-售后与客户洽谈安装费/预约安装时间售后填写测量单交回文员 文员根据测量单和经销商原始订单制作销售送货单(成本单、利润单) -文员传真利润单给经销商 经销商审核利润单 - 经销商付款(送货收款的免) -财务审核销售送货
11、单 仓库发货物流送货业主签收-客户支付货款-施工队安装-售后组织验收售后填写保修卡-客户签收并签字保修卡-客户支付安装款-售后收取安装款售后交安装款到财务财务销单5. 中大工程单公司安装订单操作流程:工程安装队制作发货通知单 文员制作销售送货单 业务经理审核 财务审核 -仓库发货 司机送货 甲方验收 安装队安装 甲方验收 甲方签字保修卡 - 甲方付款(按照合同分阶段付款) - 财务收款 财务销单6. 中大工程单不需要公司安装订单操作流程:工程安装队制作发货通知单 文员制作销售送货单 业务经理审核 财务审核 -仓库发货 司机送货 甲方验收 甲方付款(按照合同分阶段付款) - 财务收款 财务销单7
12、. 装饰装潢公司、团购单、终端业主散单的订单流程参照以上相似类型执行。四、 不同单据种类使用说明:1. 报价单、特殊订单等(1) 适用范围:百安居、华美乐建材超市。(2) 促销员务必清晰地填写各项内容,此责任由促销员承担。2. 销售(订货)单(1) 适用范围:经销商专卖店,是公司制作销售送货单的依据。(2) 业务人员开拓经销商以后就给经销商专卖店分发统一印制的销售(订货)单。(3) 经销商店员必须按照订单内容认真详细填写,不得漏填,此责任由业务员承担。3. 销售送货单(成本单)(1) 适用范围:A 客户为建材超市:按照百安居、华美乐结算价格制作,此时无利润单和成本单区分。B 客户为超市顾客:顾
13、客在超市订货,公司送货收款的,按照超市价格制作,此时无利润单和成本单区分。C 客户为渠道经销商:按照经销商结算价格制作成本单,代表公司向经销商的实际销售。D 客户为装潢公司:按照合同价格制作,此时无利润单和成本单区分。E 客户为公司的终端顾客:公司自己开拓的工程、团购业主、上门直购业主等终端单,按照工程价格、团购价格或零售价格制作,此时无利润单和成本单区分。(2) 以上类型销售送货单直接在管理软件系统内制作,为公司自己的实际销售。(3) 以上类型销售送货单一式四联:文员留白联(存根联),交客户蓝联(顾客联),红联交财务(结算联),黄联留仓库(仓库联)。(4) 代经销商开具利润单的时候:成本单不
14、用仓库、物流、业主流程,文员留成本单白联存根以后,其他联均交财务,财务留红联,和经销商结算时蓝联交经销商,黄联作废。4. 特殊销售送货单- 利润单(1) 适用范围:仅适用于公司代经销商给业主开具的销售单,主要为公司负责安装收款的。(2) 利润单价格按照经销商给业主的实际销售价格执行。(3) 利润单在管理软件单机版上制作。(4) 利润单一式四联,利润单、成本单同时有的时候,仅利润单传递到仓库、物流和业主流程,文员不留利润单任何联,黄联留仓库,交业主蓝联,红联和白联交财务,和经销商结算后白联交经销商。5. 销售退货单适用范围:安装剩余货物退货、客户批量退/换货6. 测量通知单适用范围:售后测量的单据,是制作发货通知单的依据。7. 发货通知单适用范围:根据客户订单和测量单编制实际送货的手工单据,是制作销售送货单的样单。8. 售后交接表(1) 适用范围:送货、安装环节的交接手续。(2) 文员给仓库交销售送货单时,有安装服务的就再制作一份售后交接表一起,仓库发货时连同销售送货单、售后交接表给司机,司机送完货后,将售后交接表回给仓库,仓库确认该货物已经送达后转交给售后,售后安排安装工安装时,一同给售后交接表、客户保修卡、销售送货单(安装收费单),安装结束后安装工填写售后交接表