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1、第三节 会议记录 会议纪要,情景案例 项目任务 相关知识 实践训练,一、情景案例,恒达商业集团公司年度工作总结表彰大会暨十佳销售明星授奖仪式即将举行。十佳销售明星在过去的一年里为实现企业年度利润目标做出了巨大的贡献，董事会决定给予重奖。董事长要求把会议开得隆重些。由于总经理办公室人手不够，筹备小组负责人、行政经理李明决定从分公司临时调用四位行政助理担任会议各阶段尤其是小组讨论阶段的记录工作。为了稳妥起见，他要求秘书任诗怡对这四位同事进行业务培训。 任诗怡接到指令后，立即着手进行安排。,二、项目任务,任诗怡应该怎样完成行政经理布置的工作任务： 1试列出其解决问题的步骤； 2列出任诗怡应该交代的业
2、务知识要点。,三、相关知识,(一) 会议记录 （二）会议纪要,（一）会议记录,1概念 会议记录是真实记载会议情况的文字材料。它客观反映会议的内容和进程，是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据，具有重要的保存、利用价值，是重要的文书档案材料。,2写法,会议记录的写作有固定的格式，一般由三部分组成：,（1）会议标题,会议组织单位名称+年度（或届次）+会议名称，有的可加文种。 如： “厂2004年度职工代表会议” “大学第次办公室会议记录”。,（2）会议组织情况,主要包括： 会议日期。写明年、月、日，必要时应注明具体钟点。 会议地点。写明会议场所名称，即“会议室”。 会议主持
3、人。写明主持人姓名及职务。 与会人员或参加人员。人数不多的重要会议，按顺序写清与会人员的单位、姓名、职务；人数很多的会议，只写与会人的范围和总人数以及主要领导的姓名和职务，缺席人员应注明缺席原因；另外写上记录人姓名，以示负责。,（3）如实记录会议进行情况,会议议题和会议主持人的启示性讲话。 与会人讨论发言。先写发言人的姓名，然后记下他的发言。在记录发言时，有的要详记，有的可略记。但不管是哪一种，都要如实记录，尽可能记下发言人原话，切不可凭印象随意编写或歪曲他人的原意。 会议决议和会议主持人总结及结论性意见。,注意倾听,记录时注意倾听，特别是发言人提出问题、阐述观点、表明态度、转换话题等处，一定
4、要如实记录。对有争议的问题，要如实记录各人的论点和争议所在。,小技法,3会后整理,在记录过程中，由于发言人语速较快，记录人使用了代替符号，或者有句子不完整的地方，就需要会后的整理。整理好后的文稿应送负责人核阅、签字，以备查考。,4注意事项,真实准确。即忠实于原话，不随意增删改动，尤其是关键性话语不能走样儿。 反应迅速。记录前要事先对会议内容和所涉及问题有所了解，记录时才能反应快捷灵敏。 注意保密。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失。,（二）会议纪要,1概念 会议纪要是用以记载和传达会议情况和议定事项，便于与会单位交流经验、统一认识、指导工作、共同遵守，并上传下达会议主要精神的一种公务文书。 它
5、是在归纳、整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，根据会议宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成的。,2特点,纪实性 法定性和权威性 及时性 独特性 称谓的特殊性,3写法,（1）标题： 通常的有两种写法。 一是“会议名称+文种”。如： “第次董事会会议纪要” 二是发文机关、会议名称和文种构成。如： “集团公司经理办公会会议纪要”,（2）时间,一般是会议纪要形成时间，有的也可写会议结束时间。时间标注在标题下方居中的位置并加用括号。,（3）正文,通常包括三部分: 开头 主体 结尾,开头,会议概况。 介绍会议任务、目的，主办会议单位，开会时间、地点、会期、出席人员、主持人，会议进
6、程、会议规模、会议成果等。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须简练。,主体,会议具体内容与成果介绍。 它根据会议中心议题，按主次、有重点地总结会议情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定事项及提出的要求等等。根据情况分别采用以下三种方式： 一是条款式。 二是综合式。 三是摘要式。,结尾,提出希望、号召。 要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务。,惯用语句举例,开头写完概况后，可用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下”或“现将会议主要精神纪要如下”等语句转入下文。主体部分在表述上通常使用“会议认为”、“会议同意”等词语，引出会议决定的事项。,小技法,4注意
7、事项,一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。 二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,5会议纪要与会议记录的异同,见教材P140表格。,四、实践训练,（一）例文分析 （二）训练,（一）例文分析,会议记录例文： 公司会议记录（略） 会议纪要例文：广东省第一次防火责任人会议纪要（略）,（二）训练,1根据下面这份会议记录写一份会议纪要。,学校教育委员会2002年第三次会议记录,时间：2002年9月8日 地点：校会议室 出席人：校教育委员会委员 列席人：张（校党委副书记）、赵（
8、人事科长） 缺席人：李（文秘教研室主任，公出） 主持人：胡（主任委员、校长） 记录人：傅（校办公室秘书） 议题：（1）教育委员会如何开展工作。 （2）教育委员会如何参与职称评审工作。,主持人发言：（谈了这次会议的中心议题，略） 讨论：（按发言顺序摘要记录） ：教育委员会是一个参谋咨询机构，在参与职称评定时，只能做一些审议工作，没有评定权和决定权。 ：教育委员会对准备申报审批的高级讲师、讲师的审议，要客观公正和慎重，实事求是地评价他们的水平和资格。 ：对教师教学水平的衡量、科研成果的鉴定、教学效果的结论，我们可以提出看法和意见，再呈交校领导作决定。 ：中专层次对教师业务能力的衡量，应以教学为主，
9、不应过分强调底细著。这是一个导向问题。 ：这了对晋升高级讲师、讲师人员的业务水平的审议有统一尺度，教育委员会应制定一个审议方案。,决议： (1)各教研室对拟晋升高级讲师、讲师人员的业务考核，应在本人写出材料的基础上作出鉴定，再报教育委员会审议。 (2)由副主任草拟一个教育业务水平审议方案，打印成文，分发各委员会审阅，在下次委员会上讨论定稿。 (3)校职称评定委员会和教育委员会的职责和分工问题，请校领导决定，并予明示。 (4)教育委员会的日常事务，由校教育研究室负责办理。 上午11时30分散会。 主持人：（签名） 记录人：（签名）,2分小组逐篇讨论写作成败，修改思路，纠正问题，定稿后依公文格式排版，上交电子文本。,3模拟举办恒达公司年度总结表彰大会，主要班团干部扮演公司经理角色，其他同学扮演秘书角色，先做好会议记录，再根据所作会议记录整理一份会议纪要。,
