培训EXCEL使用大全.ppt

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1、Clerk Office 2003 Training Material 文员Office 2003培训教材,Excel training manual- Intermediate Material Excel培训手册 中级班教材,使用公式 公式中的运算符 公式中的运算顺序 引用单元格 创建公式 创建公式的方法 创建简单公式 创建包含引用或名称的公式 创建包含函数的公式 使用函数 常用函数 财务函数 日期和时间函数 数学与三角函数 统计函数 函数的输入 手工输入 利用函数向导输入 求和计算 扩充的自动求和 条件求和,建立数据清单 建立数据清单的准则 使用记录单 数据排序 对数据清单进行排序 创建

2、自定义排序 数据筛选 自动筛选 高级筛选 分类汇总 分类汇总的计算方法 汇总报表和图表 插入和删除分类汇总 插入图表表示数据 复杂的数据链接 使用数据透视表 创建数据透视表 编辑数据透视表 controll toolbox usage (控件工具箱),课程大纲,使用公式,公式中的运算符 算术运算符,使用公式,公式中的运算符 2. 文本运算符 “&”号,可以将文本连接起来. 3. 比较运算符,使用公式,公式中的运算符 4. 引用运算符,例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为: A4=SUM(B4:F4),使用公式,公式中的运算顺序 如果在公式中要同时使用多个运算符,则应该了解运算符的优先

3、级.算术运算符的优先级是先乘幂运算,再乘、除运算,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。 公式中出现不同类型的运算符混用时,运算次序是：引用运算符算术运算符文本运算符。如果需要改变次序,可将先要计算的部分括上圆括号。,使用公式,引用单元格 相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变 2. 绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的. 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$6 3. 混合引用 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用. 例:行变列不变: $A4 列变行不变:A$4,创建公式

4、,公式是指对工作表中的数据进行分析和处理的一个等式,不仅用于算术计算,也用于逻辑运算、日期和时间的计算等。 一个公式必须具备3个条件： 以等式开头; 2. 含有运算符和运算对象; 3. 能产生结果 公式的3个基本组成部分: 数值:包括数字和文本 单元格引用 操作符,创建公式,创建公式的方法 使用编辑栏 直接在单元格中输入 创建3种类型的公式 创建简单公式; 2. 创建包含引用或名称的公式 3. 创建包含函数的公式,使用函数,函数是指预定义的内置公式,可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查找工作表的信息。 函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。 函数结构 函数名称：如果要查看可用

5、函数的列表,可以单击一个单元格并按Shift+F3键； 参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、数值、错误值（如#N/A）或单元格引用。 参数工具提示：在输入函数时,会出现一个带有语法和参数的工具提示。 输入公式：“插入函数”对话框。 函数的参数 函数的参数是一个函数体中括号内的部分,逻辑值: FALSE :需要完全一致 TRUE: 相似值亦可转换,使用函数,函数的类型 1. 常用函数: 常用函数指经常使用的函数,如求和或计算算术平均值等.包括SUM,AVERAGE, ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN, SUMIF和PMT.它们的语法和作用如

6、下表:,使用函数,函数的类型 2. 财务函数: 财务函数用于财务的计算,它可以根据利率、贷款金额和期限计算出所要支付的金额,它们的变量紧密相互关联。 如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) =PMT（0.006,360,-300000) 其中,0.006是每一笔贷款项的利率,360是款项的数目,-300000是360笔款项的当前金额(在计算支付金额时,表示当前和将来金额的变量至少有一个通常是负数),注: Rate 贷款利率。 Nper 该项贷款的付款总数。 Pv 现值,或一系列未来付款的当前值的累积和,也称为本金。 Fv 为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额,如果省略

7、 fv 则假设其值为零,也就是一笔贷款的未来值为零。 Type 数字 0 或 1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。,使用函数,函数的类型 3. 时间和日期函数:,主要用于分析和处理日期值和时间值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODAY、WEEKDAY 和 YEAR等。,例：函数DATA 语法：DATE(year,month,day),在单元格中插入当前日期和时间 插入静态的日期和时间 当前日期 选取一个单元格,并按 Ctrl+; 当前时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+Shift+； 当前日期和时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+;,然后按空格键,

8、最后按 Ctrl+Shift+; 插入会更新的日期和时间 使用 TODAY 和 NOW 函数完成这一工作。,小贴士,使用函数,函数的类型 4. 数学与三角函数: 5. 统计函数: 统计函数是用来对数据区域进行统计分析。,主要用于进行各种各样的计算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND、SIN、TAN 和TUUNC等。,例：ABS函数 语法：ABS(number),函数是一种特殊的公式,因此所有的函数要以“=”开始。 使用方法如下：1.选中要输入函数的单元格 2.单击Insert菜单中的 命令,弹出如图所示的对话框：,使用函数,3.在上图的对话框中,选择函数分类下

9、面的函数类型及 函数名下面的对应函数名。 4. 单击确定按钮,弹出如图所示的相应的调用 函数对话框：,使用函数,函数的使用 (SUM),SUM函数 函数名称：SUM 主要功能：计算所有参数数值的和。 使用格式：SUM（Number1,Number2） 参数说明：Number1、Number2代表需要计算的值,可以是具体的 数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。 特别提醒：如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5),则可以求出前5名成绩的和。,函数的使用 (A

10、VERAGE),函数名称：AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式：AVERAGE(number1,number2,) 参数说明：number1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区域）,参数不超过30个。 特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。,函数的使用 (IF),IF函数 函数名称：IF 主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。 使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 参数说明：Logical代表逻辑判断表

11、达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。 说明: 函数 IF 可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。 如果函数 IF 的参数包含数组，则在执行 IF 语句时，数组中的每一个元素都将计算。,函数的使用 (COUNTIF & SUMI

12、F),COUNTIF函数 函数名称：COUNTIF 主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式：COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明：Range代表要统计的单元格区域；Criteria表示指定的条件表达式。 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现,SUMIF函数 函数名称：SUMIF 主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range） 参数说明：Range代表条件判断的单元格区域；Criteria为指定条件表达式；Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。

13、,函数的使用(SUBTOTAL),SUBTOTAL函数 函数名称：SUBTOTAL 主要功能：返回列表或数据库中的分类汇总。 使用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .) 参数说明：Function_num为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字,用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算（如图6）；ref1, ref2,代表要进行分类汇总区域或引用,不超过29个。,应用举例：如图7所示,在B64和C64单元格中分别输入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63),并且将61行隐藏起来,

14、确认后,前者显示为62（包括隐藏的行）,后者显示为61,不包括隐藏的行。 特别提醒：如果采取自动筛选,无论function_num参数选用什么类型,SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行；SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域,不适用于数据行或水平区域。,函数的使用 (VLOOKUP),VLOOKUP函数 函数名称：VLOOKUP 主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 使用格式: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明： Looku

15、p_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。 如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列：、-2、-1、0、1、2、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。 通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。 Table_array

16、的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。 文本不区分大小写。,函数的使用 (VLOOKUP),VLOOKUP函数 Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。 Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值； col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。 如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!； 如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为