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1、档案整理移交作业指导书主办部门主任办公室签发人签发日期2013年 月 日生效日期2013年 月 日制定目的规范档案整理移交作业制定依据本岗位职责及相关工作要求适用范围行政档案管理员、合同档案管理员、党政档案管理员、人事档案管理员约束对象档案整理移交作业涉及的相关制度西北油田分公司物资供应管理中心物资采购招标档案管理实施细则中国石化西北石油局、西北油田分公司档案管理规定西北石油局、西北油田分公司归档文件整理实施细则西北石油局、西北油田分公司实物档案管理实施细则西北石油局、西北油田分公司声像档案管理实施细则1 主题内容和适用范围1.1 中心各科室、部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的
2、文书类纸质归档文件材料整理要求。1.2 本细则适用于中心各科室、部门形成的党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类归档文件材料。2 引用文件和定义2.1 引用文件中国石化西北石油局、西北油田分公司档案管理规定西北石油局、西北油田分公司 实物档案管理实施细则西北石油局、西北油田分公司 声像档案管理实施细则西北油田分公司物资供应管理中心物资采购招标档案管理实施细则2.2 定义2.2.1 归档文件中心各部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的各种纸质文件材料。2.2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.2.3 件归档文件
3、整理时的基本单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册在归档时已经装订好的汇编本一册(本)为一件。特殊情况下对“件”可作如下处理：2.2.3.1 文件定稿过厚不易装订的可将正本和定稿各作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的可将正本与历次稿各为一件。2.2.3.2 文件附件数量较多，或者太厚不易装订的，也可各为一件。2.2.3.3 收件处理单与来文应为一件。2.2.3.4 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来文与复文作为一件。3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之
4、间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。4 质量要求及整理前的修整4.1 归档文件应齐全完整。4.2 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。不准使用易褪色、变质的书写材料，不准使用劣质纸张，不准使用易生锈或有腐蚀性的装订材料。4.3 修裱破损文件。包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”。短期保存的文件可不予修裱。对于左边1.5厘米以内有文字影响装订的要加边处理。4.4 复制字迹模糊或易褪变的文件。包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用复制方法是复印，但注意复印时墨粉浓度不宜太大，字迹颜色不宜过深。4.5 归档文件材料应为A4（210
5、mm297mm）纸型。对大于A4幅面的报表、图样等纸张，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，要减少折叠层次，折痕尽量位于图表字迹之外。4.6 去除易锈蚀的金属物。4.7 归档文件最后一页为特别薄的纸张时，最后要加一张耐折度高的纸作护底。4.8 归档文件首页无反映本件内容的题名(如各种单张表格的汇集，单份合同的汇集等)的要加封面并拟定题名，放在文件前作为首页。5 整理方法5.1 装订5.1.1 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。不同文字的稿本无特殊规定的一般中文本在前，外文本在后；汉文本在前，少数民族文本在后；收文文件处
6、理单在前，正文在后；发文文件处理单在定稿之前。5.1.2 归档时已经装订成册的汇编文件材料一般不再重新拆装，只需换掉不符合要求的装订材料即可。5.1.3 各类计划、报表、总结的装订：月度的按月装订，季度的按季装订，年度的按年装订，跨年度的按份装订。5.1.4 各类合同的装订：重要的(一份合同文件材料较多的)按单份合同为件装订；一般合同(一份合同只有一至三页的)可视合同多少分类或分时间段合并装订，题名可写某单位某月至某月(或某年)某类合同。5.1.5 各类内部刊物(简报)、会议纪要按期装订。5.1.6 各类介绍信存根分时段、类别装订，整册归档的可不重新拆装，只需换掉不符合要求的装订材料和去掉空白
7、页即可。介绍信存根的题名应包括单位、时间、介绍信种类等。5.1.7 各类单张表格可分年度、类别装订。5.1.8 会议材料可根据材料多少合订一本或几本。如已经发正式红头文件的会议材料，合订本中可不再重复收入。5.1.9 决定性文件与依据性材料可作为一件，在录入题名时要在原题名后加“（附：依据性材料）”。如处理决定可与调查取证等依据材料为一件。5.1.10 其它工作(活动、事件)中形成的文件材料应视文件材料多少，一个事件装订一本或几本。5.1.11 文件材料装订一般采用不锈钢钉装或线绳三眼一线左侧装订（适用于较厚度文件材料）。5.2 分类5.2.1 根据西北油田分公司档案分类及代码表规定，归档文件
8、按单位-公文档案类-年度分类。即将各单位（部门）在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等工作中形成的归档文件材料合并为一类，称为公文档案类，不再分二级类目。5.2.2 年度为文件材料形成年度。跨年度召开的会议或跨年度办结的案件形成的汇编本放在会议结束年或案件办结年。5.3 排列5.3.1 归档文件材料在一级类目内按责任者相对集中排列，排列时不考虑保管期限。5.3.2 同一类目内同一责任者形成的文件材料红头文件按文号顺序排列在前，其它文件材料排列在后。但来文与复文应集中排列。5.3.3 同一单位(部门)各年度的文件排列顺序应相对保持一致。5.4 编号5.4.1 归档文件材料在单位（全宗）内
9、分年度、大类按排列顺序逐件编号。5.4.2 在归档文件材料首页空白位置加盖归档章并填写相关内容，加盖归档章的原则是不能与归档文件内容交叉，归档章位置一般在归档文件材料首页上端居中，上端中间无空白位置，也可在其它空白位置，首页无空白位置时则要在文件前加一封面加盖归档章。归档章设置全宗单位代码、年度、类目、保管期限、件号等项目。 5.4.2.1 单位代码：填写档案馆统一规定的立档单位代号。5.4.2.2 类目：填写本份归档文件材料所属大类类目代号，用大写英文字母书写。5.4.2.3 年度：填写本份归档文件材料形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。5.4.2.4 保管期限：填写本份文件
10、材料的保管期限。5.4.2.5 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号填写本份文件材料在大类内的大流水编号。归档章中的件号用4位数填写，如：0001、0002、0003；要与归档文件目录中的件号保持一致，馆编件号按进馆要求标注。5.5 编目5.5.1 归档文件材料应分全宗、分年度、分大类逐件编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.1.1 件号：填写室编件号。5.5.1.2 责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用“本厂”、“本公司”等
11、含义不明、难以判断的简称。联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多（达到或超过三个）可省略，但最后要加一“等”字，表示责任者不止这些。但立档单位是联合发文责任者之一时，立档单位的名称不能省略。对于未署责任者的文件材料，要尽量考证出其责任者，考证出的责任者在填写时外加“”号。5.5.1.3 文号：文件的发文字号。一般由机关代字、发文年度、顺序号三部分组成。填写文号时可设计成两排，上排为机关代字，下排为发文年度和顺序号。即便后一条记录机关代字、发文年度与前一条相同，也不得省略。5.5.1.4 题名：文件材料的标题。因责任者已经在前一栏中填写，所以题名栏可省略责任者。一般文件只有一个题名，可照
12、实抄录，若有副题名或并列题名，在正题名能反映文件内容时，可只录正题名，否则需全部抄录。需抄录副题名或并列题名时，在副题名或并列题名前加“”符号。如：“专业化管理，区域服务大型企业档案管理体制改革探讨”。没有题名或题名含义不清不能揭示或不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟定题名并外加“”号填写在目录中。如：“通告关于加强城市道路交通管理的通告”。有些归档文件的附件独立性强，如目录中只录正文题名，不能反映出附件内容，可能造成漏检的，要在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号。如：“关于印发九个档案管理制度的通知”（附：1.归档制度.2.档案借阅制度）。汇编成册的文件材料作为一件管理，其中有重
13、要文件材料单独利用时检索困难的，也要录入汇编中重要文件题名，外加“（）”号。如：“某厂某届某次职工代表大会文件材料”（含：1.某厂某工作报告.2.某财务报告.3.某决议）。5.5.1.5 日期：归档文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件落款时间）。文件日期用8位阿拉伯数字标注，如2001年1月3日，标为20010103，填写时可设计成两行，上行4位数为年度，下行4位数为月日。没有日期的文件尽量考证出日期，并外加“”号填写在目录中。多份文件（如各种存根、合订的合同等）作为一件的可填写最后一份文件材料形成时间。5.5.1.6 页数：填写一份文件的总页数。发文包括正文、发文处理单、定稿总
14、页数，收文包括收文处理单、正文总页数。凡有字迹（指与文件内容有关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大于A4幅面的文件图表折叠后一张仍算一页。5.5.1.7 备注：注释文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺项、修改、补充、移出、销毁、与其它因故未排列在一起的有密切联系的文件的件号等等。如备注项中需要说明的问题较多，难以填写时，可在备注项中加“”，将具体内容填写在备考表中。5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。5.5.3 归档文件目录应视目录页数多少分单位年度装订成册，同一单位同一年度的归档文件目录页数较少的，可不同年度合订一本。为方便检索可
15、在年度、大类间加口取纸区分。5.5.4 归档文件目录应编制封面。归档文件目录封面设置单位（全宗）名称、年度、类目名称等项目。5.5.4.1 单位（全宗）名称：填写标准全称。5.5.4.2 年度：用4位阿拉伯数字书写归档文件的形成年度。5.5.4.3 类目名称：填写归档文件所属的一级类目录名称。5.6 装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并编制档案盒盒脊、备考表等项目。5.6.1 档案盒。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，档案盒脊厚度设置为30mm、50mm等。盒脊需标注全宗号、年度、类目、起止件号、盒号等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.2 备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，置于盒内文件之后。5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.
