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1、世纪福科技有限公司SiFO Technology Co.,LTD 文件名称 ：采购部职业化管理规范-会议组织与管理 文件编号 ： 版本/版次： A00 制定日期 ：2012-11-28 制定单位 ：采购部 修订日期版本/版次修订页次修 订 內 容拟制2012-11-28A00整份新制定Sammy核准Tony审查Tony文件种类: 三阶文件文件编号文件名称: 采购部职业化管理规范-会议组织与管理版本/版次 A00制定日期2012-11-28目 录内 容页 数备 注 1. 目的2. 范围3. 权责4. 名词定义5. 作业内容(含流程图)6. 参考文件7 附件 33333-41.目的规范采购部所有人
2、员的作业行业，提高其职业化水平，提升采购部作业效率及团队的执行力。2.范围适用于采购部门所有人员。3.权责 无4名词定义5.作业内容5.1 会议组织与管理5.1.1会议的基本流程 5.1.2会务分类组织思路； 公司会议大致分为三类：1.公司级会议 2.专题会议 3.部门会议 会议的组织分为三个大的步骤：1. 会前准备：确定主题、参加人员，安排场地，发放通知。1) What 会议主题2) When 会议时间3) Where 会议地点4) Who 参会人员5) Why 会议目标6) How-how to do 会议形式7) how much 会议预算2. 会议实施：会议签到，会议资料发放，做好会议
3、记录。1) 根据会议计划完成分配的职责；2) 了解会议需求及时提供方便；3) 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；4) 相互协助、配合解决突发事件。3. 会议结束：清理会场，整理会议资料并形成简报，落实会议精神，撰写工作总结。1) 及时编辑会议资料（如会议纪要调整、会议简报）2) 了解参会者的意见和建议（内容/组织）3) 通知未参加会议的相关人4) 安排参会者相互交流的场所和机会；5) 反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？原因？下一步计划？5.1.3会议频率分析；会议效率不高的原因分析 会议的频率，每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题
4、、达到目的。 1) 固定的部门会议，建议频率至少每月一次。 2) 全体会议，建议频率至少每2月一次。 3) 处理突发事件的会议，随时可以，切记太频繁。4) 一对一会议，按照需要，但是最好不要超过一个小时。 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。项次原因具体表现1时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影
5、响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。7开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。5.1.4会议通知的写法与会场布置1) 会议通知模版 会议的通知 主题：现将有关事项通知如下： 一、会议内容： 二、参加人员： 三、会议时间、地点： 四、要求： 2) 会场布置A.鱼骨型 B课桌式 CU字形5.1.5如何担任会议主持人？如何当好会议秘书？ 会前计划预备开会相关事项，事先了解议题内容，双
6、向沟通开放式的引导出席者讨论，归纳会中的意见，造成全体的共识。 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。5.1.6如何在会后跟进？如何在下次会议中改进会议习惯？ 参会者-拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关信息做出标记，分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系状态，考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案，会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进行下一步的工作中去。怎样提高下次会议的质量： 只有必要时才开会。召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。制订出色的会议议程并事先分发。时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。会议记录应阐明最后的结论。会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。5.1.7会议组织的基本原则1) 责任到人 明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责2) “烂笔头”原则 P5/5
