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1、9 0 科学中国人 2 0 0 8 年第4 期 创新中国王守义奥组委总体策划部 访奥组委总体策划部 1 9 3 2 年,刘长春远赴洛杉矶参加第十届奥运会,成为第一位参加奥运会比 赛的中国人;1 9 8 4 年第二十三届洛杉矶奥运会上,许海峰首次打破了中国奥运 金牌“零”纪录的历史;2 0 0 0 年第二十七届悉尼奥运会时,金牌2 8 枚、奖牌 总数5 9 枚的优异成绩是中国一举跃为奖牌榜世界三强。 2 0 0 8 年的中国北京, 将 怎样为世界奉献一餐“有特色、高水平”的体育盛宴? 2 0 0 8 年北京奥运会计划使用3 7 个比赛场馆和7 6 个训练场馆,还新建了国 家会议中心、数字北京大厦
2、、奥运村、媒体村和奥林匹克森林公园等一系列设 施;北京奥运会共设有2 8 个比赛项目、3 0 2 个小项,1 8 个比赛日中预计比赛单 元6 2 3 个,2 0 0 余个国家和地区共计1 0 5 0 0 名运动员参加比赛。两个奥运“同 时筹办,同样精彩” ,2 0 0 8 年残奥会共有2 0 个大项,4 7 1 个小项。奥运会的筹 办工作还涉及生态环境保护、市容景观、文化活动、食品安全、交通组织、能 源保障等多个领域如此纷繁的工作怎样才能有条不紊的进行? 2 0 0 1 年1 2 月1 3 日成立北京奥组委,国际奥委会根据前几届奥运会的成功 经验,建议奥组委采用项目管理科学方法统筹奥运会筹办工
3、作。奥组委总体策 划部组织全委多次开展项目管理知识与技能培训,邀请国内外项目管理专家针 对各领域的管理问题进行专题研究讨论,培养了一批具有项目管理知识、掌握 一定的项目管理技能的团队,保证项目管理在奥运会筹办工作中发挥了重要作 用。 他们,是奥组委的参谋部。 他们,把项目管理的理论和方法用于大型公共活动,这在我国是第一次; 如此完整、系统地把项目管理方法应用到奥运会的筹备工作当中,这在历届奥 运会中也是第一次。 他们,在复杂、多项目的实施过程中,面对许多未知的挑战与困难,运用 科学的方法,不仅推动了项目管理在奥运会的成功实践,还在实践中不断探 索、创新,丰富和充实了项目管理的理论和方法,使奥运
4、会的筹备工作顺利进 行,测试赛圆满成功;同时还推动了项目管理学科的发展,拓展了项目管理的 应用领域,对我国的政务管理、大型公众活动、服务保障等领域也将产生积极 的影响。 北京奥运会 项目管理实践与创新 本刊记者 李 雪 蔡志义 2 0 0 8 年第4 期 科学中国人 9 1 记者:奥运会项目的特点? 总体策划部:奥运会是一个超大规模、涉及子项目种类繁 多、各子项目间关联密切、项目干系人众多的组合项目。 首先,从规模上看,奥运会涉及到的参与人员达到数百十 万以上。 其次, 从涉及的子项目看, 奥运会将覆盖体育竞赛、 国 际联络、场馆建设、场馆管理、环境保护、市场开发、票务、技 术系统、互联网、安
5、保、交通、注册以及餐饮、住宿、观众服 务、医疗服务与兴奋剂控制等运动会服务、开闭幕式与火炬接 力、主题文化活动、媒体运行、新闻宣传、教育、人事、财务、 采购与物流、 法律、 保险与风险管理、 后勤保障等约4 0 个领域。 第三,从子项目之间的关联度看,几乎每一个子项目都与其他 子项目有很密切的关联关系。最后,我们从项目干系人看,除 奥组委之外, 国际方面包括国际奥委会、 国际单项体育组织、 各 国家和地区奥委会、国际媒体、国际合作伙伴和赞助商,国际 观众, 国内方面包括主办城市政府、 中央和国务院相关部委、 协 办城市(香港、青岛、上海、沈阳、天津、秦皇岛) 、国内合作 伙伴和赞助商、国内观众
6、等。 所有上述复杂特点全集于奥运会一身,因此可以说奥运会 已完全超越体育本身,项目的目标也是多维的, “有特色、高水 平”是一个综合评价的标准。 记者: “有特色、高水平”听着挺抽象的。 总体策划部:我们把这个目标进行分解,落实到具体工作 体现在以下几个方面:确保奥运会各项工作如期完成;确保统 筹管理工作的高效;确保各项资源得到有效整合;确保监控工 作有力度、有效果;确保奥运会筹办工作顺利开展。 记者:奥运会本身的这些项目特点是不是也决定了奥运 会项目管理与一般的项目管理不同? 总体策划部:是的,从单项目管理看,项目具有相对的独 立性,应用项目管理方法与工具如:工作结构分解、关键路径 分析等。
7、从多项目组合管理看,明确管理目标,必须抓管理难 点,找准协作切入点与突破点,综合应用项目管理工具,开发 短期见效、简单实用的管理工具,与专业实力强的项目管理咨 询公司建立良好的合作关系,选择重点项目作为项目管理实施 的主要目标,以点带面。从组织机构看,根据奥运会多项目管 理的生命周期特点,制定不同于航天、I T 等项目的项目管理实 施战略,在奥组委成立初期,建立职能式组织机构,随着筹办 工作的全面开展与测试赛的举办,原来的组织结构将逐渐向场 馆化转换,即在场馆化阶段迅速建立起矩阵式组织机构,保证 各项工作顺利进入赛前运行全面就绪、赛时运行就绪状态。从 与奥组委内部与外部单位的协作关系来看,项目
8、管理的应用要 考虑到相关政府机构对项目管理的认识水平,制定切实可行的 战略。 北京奥运会项目管理的实践过程 记者:奥组委的计划管理机制是如何运作的? 总体策划部:国际奥委会为北京奥组委提供总体工作指导 计划,包含全部筹办工作的重要里程碑大概1 2 0 0 多项,它是各 领域编制工作计划、确定工作目标和范围的重要依据,随着筹 办工作的进展渐近明细、不断充实完善。奥组委工作计划范围 主要包括北京2 0 0 8 年奥运会总体工作计划 、 北京2 0 0 8 年 残奥会总体工作计划 、 北京奥组委年度重点工作计划 。 我们建立了三种计划管理机制: 1 . 与国际奥委会协调机制,奥组委定期按照国际奥委会
9、 协调委员会监控报告所列工作任务提交执行意见、反映目前工 作状态,双方就不对称信息及时进行沟通和调整,对监控结果 达成一致意见。 2 . 奥组委计划监控机制,各部门将月度、季度、年度工 作任务执行情况定期按照奥组委监控管理办法进行,形成奥组 委计划监控报告, 主要反映协作矛盾与问题, 及时预警提示。 计 划执行情况跟踪控制,参见下图: 9 2 科学中国人 2 0 0 8 年第4 期 创新中国 3 . 计划变更(调整)机制,其根本目的是保证如期、按质 完成工作任务,在保证计划的刚性、指导性与科学性统一的前提 下,可以进行适当调整。属于以下5 种情形的任务,经申请可进 行调整: (1 )由于国际奥
10、委会、国际残奥会会、国际单项体育组 织等外部原因不得不进行调整的任务; (2 )因客观条件不足,虽 经努力仍无法如期完成的任务; (3 )经与国际奥委会对口部门研 究取得一致,且变更后不对其他领域工作造成不利影响的任务; (4 )由相关领域工作变更导致调整的任务。计划调整的内容包括 计划结构调整、任务量的增、减,任务名称、进度、责任部门、 与其他任务间的逻辑关系等。 记者:那么把项目管理应用到奥运会的过程中,你们选择了 哪个突破口? 总体策划部:我们的项目管理专业人员深入到各业务领域的 实际运行过程中,以解决管理问题、优化管理过程、整合运行资 源、提高管理效率为目的,运用项目管理专业知识和经验
11、,结合 项目的实际情况,在实践中大胆创新与探索。我们与项目团队一 同工作,了解项目运行过程的问题,共同讨论解决方法,根据项 目的运行特点设计并编制项目管理培训方案, 指导项目团队建立 项目化的运作方式。把在传统计划编制过程中,很多硬性的直线 顺序,通过信息技术、网络计划技术,将复杂工作的串联模式转 变为并联模式, 形象直观地展现多项目同时进行或交叉进行的状 态。通过项目化管理方式对本部门及跨部门的信息进行全面整 合, 提高时间使用效率, 强化协作配合意识, 大大提高工作质量, 记者:能否谈谈项目管理的应用实践过程? 总体策划部:从计划管理的角度出发,运用项目 管理的思想、 方法和工具, 统筹考
12、虑现阶段多层面、 各 阶段的进度、人员、工作成果等综合管理的难点与特 点,有效解决多项目推进的计划整合与协调问题,寻 找最佳解决问题的方法、技术和手段,形象反映项目 的全局与重点、跟踪与预警、网络协作关系。 北京奥运会项目管理信息系统(P MI S ) 将项目管理应用于奥运会筹办工作并非易事,如 何建立一个统一的项目管理信息平台、建立起统一的 工作规范、所有参与者使用共同的项目管理语言,这 对于顺利推行项目管理,并使其为奥运会的成功举办 实现不同部门 的信息在一个 计划中共享使 用。 保驾护航具有至关重要的作用。 记者:请您给我们介绍一下奥组委项目管理信息系统。 总体策划部:项目管理信息系统(
13、P M I S )是基于P 3 E / C 规划和应用的,对项目进度进行全程管理和控制。建立项目 管理信息系统的一个主要目的就是打破原来职能部门的管理 模式所形成的信息孤岛,为项目管理的各个层次的人员都提 供了沟通工具(如报表,视图,网站发布,记事本等)和交 流平台,有助于项目信息清晰准确地传播,加强项目管理过 程中各个项目间的协作。P M I S 经历了战略规划、规范建设和 组织实施、核心数据库安装、实施运行等四个阶段。 记者:奥组委项目管理信息系统都有哪些功能? 总体策划部:北京奥组委的项目管理工作是以计划管理 为核心,因此项目的核心管理流程也即计划管理的工作流程, 项目管理信息系统功能模
14、块包括计划编制、计划监控、计划 变更三个核心流程,计划管理的工作流程(参见下图) 。 记者:项目管理信息系统框架是如何构建的? 总体策划部:在项目管理工程中,我们是分以下四个层 2 0 0 8 年第4 期 科学中国人 9 3 面来构建这个信息系统的: 分层结构化设计(E P S )奥组委项目群的结构设计 为:领域子领域项目子项目任务的五层结构, 对应于标准项目管理语言中的P r o g r a m S u b - p r o g r a m P r o j e c t S u b - p r o j e c t A c t i v i t y 。 在P 3 E / C 项目管理系 统中对应于一
15、级E P S 二级 E P S 项目 W B S 作业 ( A c t i v i t y ) 。 项目工作分解结构 (W B S ) 对于奥运筹办工 作来说,是一种明确项目具体目标、确定工作范围、分 清交叉工作职责的方法,是E P S 在具体项目上的延伸, 便于科学制定详细的、准确的各领域计划。项目群结构 如下图: 北京奥运会项目群整合管理体系 总体策划部在北京驭时正合咨询公司的大力支持 下,几年来经过不断探索、研究和实践应用,完善提高 多项目管理方法,总结提练形成了一套系统的、独特 的、提升多项目管理效率的驭时多项目整合管理体系, 它为奥运会的项目管理发挥了重要的作用。 记者:驭时项目群整
16、合管理体系的主要内容是什么? 总体策划部:该体系既遵守惯例,标准统一,也尊 重个性,注重细节。在项目管理过程中,运用这个体系 可以建立项目化运作方式,以进度管理为核心,详细分 解工作过程,明确协作接口,落实工作职责,合理安排 进度。保证多部门配合下的项目计划结构一致、协作顺 畅,避免出现因信息不畅、畅而不准、准而不及时而造 成整体控制出现较大的风险以及资源的浪费, 确保多项 目的管理工作按计划有序地整体推进,及时发现问题, 找准原因,突破管理难点,为领导决策提供科学依据。 驭时多项目整合管理体系从全局出发,注重过程, 将全局整合的思想贯彻到每一个具体过程之中。 在每一 过程中,不仅要充分体现项目管理知识体系的思想、方 法、技术和工具,还要适应北京奥运会的项目管理环 境,做到:专业知识通俗化,整体工作直观化,复杂问 题简单化。为此,我们进行了大量调研和探索,运用信息技术,形成 一套简单实用、形象直观、高效管理的驭时多项目整合管理体系。 我们在多个项目实践过程中,经过不断总结提炼,逐步形成并完 善驭时多项目整合管理体系模型,每一次循环包括实施准