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1、关于文件管理的有关基本要求一、 文件的含义：文件是用于达成品质体系有效运作的资料。二、 文件的层次：品质体系文件通常分四层次。A：一阶文件品质手册（QM）B：二阶文件品质程序（QSP）C：三阶文件作业标准书、工程图纸、工程规格、检验标准、各种外来文件等D：四阶文件各种表格及记录三、 文件 的 形 式： 文件可以任何形式存在，如书面资料、电子媒体、硬拷贝、实物样板等。四、 文件的基本要求：（1）系统性：文件采用要素要有系统，规定要有条理。 （2）协调性：文件规定与公司各管理制度相协调，跨部门接口关 系相协调。 （3）唯一性：对整个公司，文件是唯一的，不同部门不得制定同一内容的不同文件。 （4）适
2、用性：文件规定适用于公司各部门的各项活动。 （5）有效性：文件内容正确，具有使用效力。五、 文件的管理：1. 文件的制定：文件由各部门熟悉相关运作，表达能力较强的管理级人员制定。2. 文件的审批：文件必须经责权人员审批后方可发放使用，否则属“非法”。3. 文件的控制：文件的控制主要是指文件受更改的控制。A. 受控文件：指受更改控制的一类文件，当文件内容发生更改时能及时追溯到文件的使用。一般涉及本公司内部，但有时也会涉及外部公司，如工程图纸、规格书等。受控文件的管制方法：（1） 对每份文件编号：每份文件都有唯一编号，编号方式不特别规定但要统一。（2） 受控文件印章及分发号码：受控文件发放时盖章及
3、编号，以便追溯。（3） 制定文件清单或一览表：随时发布最新文件的修改状况。（4） 修改状态：修改文件后要重新换片及发行。B. 非受控文件：作参考用途的一类文件，其更改或修订无需按规定撤消。4、文件的发放：（1）文件领用人登记签名领取。（2） 文件修改时追踪每份文件。（3） 文件破损、遗失申请补发。（4） 作废文件，正本隔离保存，副本销毁。（5） 各部门不得自行翻印，由文件控制部门统一发放。5. 文件的保管：（1）文件正本由文件控制部门保管，品质记录由相关部门保管。（2）文件保管年限根据公司实情规定，正本通常永久保留或保存至失效为止。（3）过期但作为知识目的保留的文件应分类保管且标识清楚。（4）
4、作废文件正本由文件控制部门分类保管。6文件的登记：a 文件控制部门收到文件正本后，登记在品质体系文件记录管制一览表然后受控发行。b 外来文件由相关部门确认后，交由文件控制部门登记发行。c 对于表单，由文件控制部门登记在品质记录管制一览表并每半年分发一次，以鉴别最新状态。7文件更改：（1） 任何人都可以提出申请修改文件，审批由原审批职能部门审批。（2） 文件更改后的生将效的生效日期、状态标识应明确。（3） 文件更改内容应明确并及时传达给使用者。8文件的作废：过期文件、更改后的原文件正本等应视作作废文件，由文件控制部门分类保管，更改前的原文件副本在更改后也应视作作废文件。9文件的回收：（1） 对于
5、过期及作废文件，需根据发行记录及时撤回更换。（2） 对于回收的过期作废且不需保留的文件需明确标识，统一销毁，对于需保存时，应明确标识并隔离存放。六外来文件管理： 外来文件：指公司外部（包括客户、其他机构等）提供的生产计划、出货通知、图纸、标准、技术资料、实物样板、物料清单、线路图、底板图、性能规格书（SPEC），工程更改通知书（ECN）及其他资料等外。管理方法： 外来文件必须转化为本公司自已的文件并受控发行后才可使用。转化流程：文件控制部门接收 相关部门确认 盖章 编号、登记 发行。当外来文件发生更改时，依照第五顼NO.7要求执行。七品质记录的相关要求：1 真实：记录反映品质检验的事实结果，必须真实且只有检验后才有记录。2 清晰：字体端正，字迹清楚可辨认。3 正确：记录内容须正确，与品质要求相一致。4 不可涂改：不得使用铅笔书写，不得使用涂改液涂改。若必须更改时可在原处划线并签上更改人姓名（签名）。
