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1、基础会计学授课教案第七讲会计循环:账务处理程序与会计电算化一、教学目的及要求1、了解会计信息处理技术对于会计核算的影响;2、掌握四种主要的手工会计账务处理程序;3、对会计电算化的概念及原理有初步地认识;4、明确手工会计核算与会计电算化系统的主要差异。二、学时安排会计专业学生:5学时非会计专业学生:3学时三、授课内容如果把动物的五官也看成一种接受与处理外界信息的信息系统,那么通过观察不同动物的五官,我们会发现,由于生存环境的差异,不同动物的五官配置存在很大的差异。以动物的眼睛为例。弹涂鱼生活在水里,但它们时常爬到岸边的树上,在陆地上呆上几个小时,因此它们的眼睛是典型的陆地型眼睛。而它生活的水域大
2、都是水质混浊的池塘,水下的视力好坏也无关紧要。鼓虫生活的水域是清澈的;由于它在定居问题上选择了水陆两栖,因此大自然毫不吝啬地给了它两对眼睛,一对在水里用;另一对出水面用。深海中生活或昼伏夜出的动物,眼睛都特别大,也非常灵敏。深海软体动物的眼睛,直径达20厘米,是具有延伸功能的套迭型眼睛,且瞳孔很大,可将尽可能多的光线尽收眼帘,在灵敏度极高的感光成分上聚焦。一种小端足虫的眼睛长度竟占了它身体的1/3。会计信息系统同样存在于不同的企业环境中。尽管系统运行的原理基本相同,但为了满足不同企业在会计信息上的差异化需要,信息系统在实际操作中的配置就呈现出不同的形式。本讲的内容除了帮助学生了解几种主要的会计
3、核算形式,更要强化学生对于会计实践的一个基本认识:信息处理技术与企业环境的演变正使我们的会计信息系统具备了无限丰富的可能性。本讲的主要内容包括两部分:传统手工会计核算下的账务处理程序以及会计电算化。由于后一方面的内容将会在以后的课程中进行专门的讲授,因此本讲只是为学生提供一个概念性的认识。尽管会计电算化正越来越成为企业在设计会计信息系统上的普遍选择,但也有相当一部分企业还在采用传统的手工核算方式。很多的电算化系统在进行系统设计时,也借鉴了许多手工核算中的经验。因此了解这些核算方式或者说账务处理程序,对于丰富学生的实践认知,深化学生对会计信息系统的理解,都具有一定的意义。(一会计信息处理技术的演
4、变将本讲内容一分为二,事实上是基于两种信息系统所采用的会计信息处理技术的不同。传统的手工核算以纸张、算盘、计算器为基本的工具,而会计电算化基于现代化的电子计算机以及信息技术。后一技术对于会计信息系统的影响依然处于不断的演变过程中,因此,学生在学习会计专业知识的同时,也需对会计信息处理技术的变革保持比较密切的关注。因为,这种变革往往预示着对未来会计从业人员的更高更新的要求。比如,一直到90年代中期,会计专业学生在学习期间都必须通过一定级别的珠算考试,这是因为珠算是那时会计工作中不可缺少的一个工具。但十年后,这一考试已逐渐不再被人提起,取而代之的是计算机、会计电算化等级考试。(二手工会计核算下的账
5、务处理程序所谓账务处理程序,也称为会计核算形式,是指会计核算过程中,会计凭证、会计账簿组织与记账程序、方法的具体结合方式。科学合理地设计账务处理程序,可以保证会计工作有秩序地进行,提高核算工作效率,使提供的数据及时、清晰,能满足企业内外会计信息使用者的需要;简化账务处理程序;便于组织会计核算工作的分工、协作。为了实现上述目标,在设计会计核算形式时要求做到:会计核算形式适应本单位经济活动特点、规模大小和业务繁简情况;所提供的会计信息应满足企业外部厉害关系人和企业的经营管理的需要。在实践中主要存在四种常见的账务处理程序,即记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、多栏
6、式日记账账务处理程序,分别简要介绍如下:1、记账凭证账务处理程序该程序根据记账凭证逐笔、直接登记总分类账,是最基本的账务处理程序。其基本的步骤是:首先根据载明经济业务发生或完成情况的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证,根据收款凭证、付款凭证登记现金、银行存款日记账;然后,根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账户,根据记账凭证逐笔登记总分类账;期末,将日记账、明细分类账与相应的总分类账户的金额进行核对,并在在核对账证相符的基础上,根据总分类账与明细分类账及其他资料编制财务报表。上述程序简单明了、易于掌握;总账能详细记录经济业务发生情况,便于了解经济业务的来龙去脉。但缺点是,登记总账工作量较大
7、。因此仅仅适用于规模小、经济业务少的单位。2、科目汇总表账务处理程序该程序定期地将所有记账凭证汇总编制成科目汇总表,然后再根据科目汇总表登记总分类账。其基本的步骤是:首先根据载明经济业务发生或完成情况的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证,根据收款凭证、付款凭证登记现金、银行存款日记账,根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账户;然后,根据记账凭证编制科目汇总表,再根据科目汇总表登记总分类账;期末,将日记账、明细分类账与相应的总分类账户的金额进行核对,在核对账证相符的基础上,根据总分类账与明细分类账及其他资料编制财务报表。上述程序的优点在于,由于总分类账是根据定期编制的科目汇总表登记的,大大减
8、少了登记总账的工作量;通过对记账凭证汇总表各科目借贷合计数的核对,可以提高总账登记的正确性。但缺点是,科目汇总表只能作为登记总账和试算平衡的依据,不便于分析和检查账目。因此该程序主要适用于经济业务量较多的经济单位。3、汇总记账凭证账务处理程序该程序先定期将全部记账凭证按收、付款凭证和转账凭证分别归类编制成汇总记账凭证,再根据汇总记账凭证登记总分类账。采用这一程序,企业除必须设置收款凭证、付款凭证和转账凭证外,还应设置汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证,作为登记总分类账的依据。按“现金”和“银行存款”科目的借方分别设置汇总收款凭证,汇总一定时期内现金和银行存款的收款业务;按“现金”和“银行
9、存款”的贷方科目分别设置汇总付款凭证,汇总一定时期内现金和银行存款的付款业务;汇总转账凭证则一般按转账凭证中每一贷方科目分别设置,以汇总一定时期内转账业务。汇总记账凭证账务处理程序基本步骤如下:首先根据载明经济业务发生或完成情况的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证,根据收款凭证、付款凭证登记现金、银行存款日记账,根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账户;然后根据记账凭证编制汇总记账凭证,再根据根据上述汇总记账凭证登记总分类账;期末,将日记账、明细分类账与相应的总分类账户的金额进行核对,并在核对账证相符的基础上,根据总分类账与明细分类账及其他资料编制财务报表。上述程序简化了登记总分类账的工作
10、量,同时可反映账户数据的来龙去脉,一般适用于规模较大、业务较多的企业。4、多栏式日记账账务处理程序该程序的主要特点是设置多栏式现金和银行存款日记账,根据多栏式日记账登记总分类账;对于转账业务,即可根据转账凭证逐笔登记总分类账,也可将转账凭证汇总编制科目汇总表,然后据以登记总分类账。其基本的步骤是:首先根据载明经济业务发生或完成情况的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证,根据收款凭证、付款凭证登记多栏式现金、银行存款日记账,根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账户,根据转账凭证编制转账凭证科目汇总表;然后,根据上述多栏式现金、银行存款日记账登记总分类账;期末,将明细分类账与相应的总分类账户的金
11、额进行核对,并在核对账证相符的基础上,根据总分类账与明细分类账及其他资料编制财务报表。上述程序的优点在于,可以简化总分类账的登记工作;可以通过多栏式日记账清晰地反映所记经济业务的来龙去脉,便于按照多栏式日记账的设置进行会计核算的分工。缺点是,在业务较复杂、会计科目设置较多的企业里,日记账的专栏栏次过多,账页庞大,不便于记账。因此主要适用于会计科目少业务量小的经济单位。(三会计电算化会计电算化代表了会计信息系统的未来发展方向,它是以电子计算机为主、将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。国内外的实践表明,会计电算化的采用,大大提高了会计数据的及时性和准确性,拓展了会计数据的领域,从而更有
12、利于会计职能作用地充分发挥。电子计算机应用于会计信息系统,导致的主要变化有:计算工具、数据载体以及信息查找方式的变化。计算机及一些辅助设备,构成了主要的计算工具,省时又省力。手工操作系统中的数据载体主要是纸张,占用空间大,查找困难,保管不易,电算化系统以大容量的电子存储器为载体,占用空间小,便于检索,易于保管。内部控制方式的变化。手工会计系统会计资料的正确性控制主要是通过帐证核对、帐帐核对来实现。在电算化系统中,这一控制通过电脑自动化实现,并产生了一些新的内部控制要求,比如计算机系统操作控制等。尽管存在如上的变化,手工和电算化会计系统仍然存在一些基本的相同点,比如:两者的数据层次结构相同,都遵
13、循复式簿记的基本原理。两种系统的目标一致,最终目标都是为了加强经济管理,提供会计及时、可靠、相关的会计信息,更好地服务于经营决策。不同点(四小结通过本讲的学习,学生首先要认识到,会计信息处理技术的进步正极大地改变着现行的会计信息系统。同时有必要了解四种主要的手工账务处理程序,这些程序的不同特征决定了它们往往适用于不用状况的企业。在计算机及信息技术迅速发展的今天,会计电算化已逐步成为会计信息系统发展的必然趋势,本讲所提供的后一方面的内容,将为学生以后的深入学习提供一个初步的平台。四、重点与难点1、四种手工账务处理程序的主要特点及彼此之间的关键差异;2、手工会计核算与会计电算化系统的对比。五、参考及阅读文献1、吴水澎主编:会计学原理,辽宁人民出版社1994年8月第1版。2、丁元霖主编:会计学基础,立信会计出版社2000年12月第1版。3、葛家澍:迎接21世纪密切关注国内外财务会计的新动向,会计研究1999年第1期。4、薛云奎:手工会计的技术特征及其对电算化会计的局限,会计研究1997年第11期。5、张前:电算化会计信息帐务处理程序的特点,财会研究2000年第7期。6、会计电算化管理办法。7、舒俊、葛勇:会计电算化系统的内部控制研究,财会通讯2005年第5期。8、万寿义:会计电算化实践中的问题及对策,会计研究1996年第10期。
