武汉某物业公司程序文件

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1、文件编号:BBTWYQPA 受控状态：受控 分发号： 非受控 武汉百步亭物业公司武汉百步亭物业公司 程序文件程序文件 (A(A 版版) ) 发布日期：2005 年 9 月 28 日 实施日期：2005 年 10 月 1 日 程序文件目录程序文件目录 序 号编 码文 件 名 称标准章节号 1QP4.2.3010文件控制程序4.2.3 2QP4.2.4020记录控制程序4.2.4 3QP5.4.1030质量目标控制程序5.4.1 4QP5.6040管理评审控制程序5.6 5QP6.1050人力资源控制程序6.1 6QP6.3060基础设施和工作环境控制程序6.3 7QP7.1070服务实现的策划控

2、制程序7.1 8QP7.2.2080合同评审控制程序7.2.2 9QP7.4090采购控制程序7.4 10QP7.5.1a100服务提供过程控制程序7.5.1 11QP7.5.4110客户财产控制程序7.5.4 12QP7.5.1b120顾客沟通与跟踪服务控制程序7.5.1 13QP8.2.1130顾客满意监视和测量程序8.2.1 14QP8.2.2140内部审核程序8.2.2 15QP8.2.4150服务过程监视和测量控制程序8.2.4 16QP83160不合格品（服务）控制程序8.3 17QP8.4170数据分析控制程序8.4 18QP8.5180纠正和预防措施控制程序8.5 BBTWY

3、文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 1/6 1、目的 对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保文件的有效性。 2、范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制，包括外来文件。 3、职责 3.1 质量检查部是质量管理体系文件的归口管理部门，负责体系文件的编 制、编码、报批、印刷、标识、发放等管理； 3.2 办公室负责公司行政文件和外来文件的控制和管理； 3.3 各部门负责本部门文件的收集、编制、按规定更改、使用及保存； 4、程序 4.1 质量管理体系文件的分类 4.1.1 一级文件：质量手册； 4.1.2 二级

4、文件：程序文件； 4.1.3 三级文件 作业文件：各项质量活动的规范和具体的规定。 质量记录：证实质量活动和体系运行状态的文字、数字、表格等证 据。 4.1.4 外来文件： 与公司质量管理体系和服务相关的标准和规定 适用于服务活动的法律法规 4.2 文件的编号规定 BBTWY 文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 2/6 4.2.1 质量管理体系文件与记录的编号原则。 质量手册编号原则：公司代号-分类码-版本号 程序文件编号原则：公司代号-分类码-流水号； 记录编号原则：分类码-章节号 -记录流水号； 作业指

5、导书编号原则： 分类码-部门代号-文件流水号； 4.2.2 公司代号为: BBTWY 4.2.3 文件分类码说明： QM：质量手册 QP：程序文件 QW：作业程序 QR：记录表格 424 各管理处分类码说明: AJ：安居苑管理处 WX：温馨苑管理处 BH：百合苑管理处 YK：怡康苑管理处 YH: 怡和苑管理处 ZH：综合管理处 425 部门分类码说明： B：办公室文件 Z：质量检查部文件 G：工程部文件 BBTWY 文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 3/6 C：秩序维护部文件 4.3 文件的编写、审核、批准

6、 4.3.1 质量手册由质量检查部编写，管理者代表审核，总经理批准； 4.3.2 程序文件由质量检查部组织各相关部门编写，质量检查部主管审核， 管理者代表批准； 4.3.3 作业文件和记录表格由各使用部门编写，交质量检查部审核和编码； 管理者代表批准。 4.4.文件的受控状态 4.4.1 文件分为“受控”和“非受控”两大类， “受控”文件在封面上加 盖红色“受控”印章， “受控”文件供公司内部和认证机构使用， “受控” 文件纳入更改控制；“非受控”文件提供给客户及外部人员使用， “非受 控”文件更改时不通知。 4.4.2 质量检查部每年编制公司“受控文件”清单，各部门编制本部门 “受控文件”清

7、单，标明文件现行有效情况，防止误用作废文件。 4.5 文件的发放 4.5.1 质量体系文件由管理者代表审批发放范围，质量检查部备案执行。 4.5.2 外来文件和适用的法律法规文件的发放由管理者代表审批，办公室 备案执行。 4.5.3 对外提供的质量手册属非受控文件，对外提供时，需经管理者代表 批准，由质量检查部登记发放。 BBTWYBBTWY 文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 4/6 4.5.4 在发放文件时，质量检查部必须要求文件接收者在文件发放回收 登记表上签字，若为他人代领，代领人需签字，并注明“代

8、”字样。 4.5.5 质量检查部保证现场使用文件均为有效版本。 4.6 文件的评审和更改 4.6.1 文件的适用性在管理评审会议上进行评审，必要时进行更改； 4.6.2 质量手册的更改由质量检查部根据管理评审结果或其它更改要求， 填写文件更改申请单 ，经总经理审批后实施更改。 4.6.3 其他体系文件的更改，由更改提出人或部门填写文件更改申请单 ，报原文件归口部门审核，管理者代表批准后实施更改。 4.6.4 文件的更改方式可采用划改、换页、改版三种方式。 （当更改内容 超过原文件三分之一时，应采用改版） 4.6.5 质量检查部按照审批内容，对“受控”文件逐一进行更改或换页， 并填写文件更改记录

9、 ，在发放新页或新版的同时，收回作废页或作废 版本。 4.7 文件的作废和销毁 4.7.1 所有失效或作废的文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤 出，文件需销毁时，填写文件销毁申请单 ，经管理者代表批准后 统一销毁，执行档案鉴定和销毁制度 。 4.7.2 因工作需要保留作废文件时，由提出人或部门填写作废文件保留 单 ，经管理者代表批准，加盖“作废保留”印章后，方可保留。 4.8 文件的管理 BBTWY 文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 5/6 4.8.1 质量手册和程序文件以及三级文件和外来文件由质量

10、检查部存档， 并填写文件归档登记表 ； 4.8.2 行政文件和外来文件由办公室存档，并填写文件归档登记表 ； 4.8.3 文件的管理执行档案保管制度 、 档案归档制度和管理处档 案的建立与分类管理制度 ； 4.8.2 未经管理者代表批准，任何部门和个人不得擅自复印、外借文件， 各部门负责对归口文件进行管理，任何场所不得留有过期和作废文件； 4.8.3 内部借阅文件应执行档案利用制度 ，并填写文件借阅/复制/ 补发申请单 ，经质量检查部经理批准后方可借阅。借阅者应按指定日期 归还，不得损失、丢失； 4.8.4 文件丢失后，文件丢失部门或人员必须作出丢失说明，填写文件 借阅/复制/补发申请单 ，经

11、管理者代表审批后向原文件发放部门申请重 新补发新文件，注销丢失文件，已注销的受控文件不在受控之列。 4.9 外来文件管理 4.9.1 对国家、行业标准、法规、规范等外来文件，由办公室负责 收集，经总经理审批后，发放相关部门使用； 4.9.2 外来文件发放，按照 4.5.4 条款执行； 4.9.3 办公室负责建立外来文件清单，并跟踪外来文件的最新动态。 5、相关文件 5.1 QW4.2.301档案保管作业规程 5.2 QW4.2.302档案归档作业规程 BBTWY 文 件 控 制 程 序 QP4.2.301 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 6/6

12、5.2 QW4.2.303档案的收集与分类管理规程 5.5 QW4.2.304档案鉴定和销毁制度 6、质量记录 6.1 QR4.2.301受控文件清单 6.2 QR4.2.302文件发放审批表 6.3 QR4.2.303文件发放/回收登记表 6.4 QR4.2.304文件更改申请单 6.5 QR4.2.305文件更改通知单 6.6 QR4.2.306文件销毁申请单 6.7 QR4.2.307作废文件保留单 6.8 QR4.2.308文件归档登记表 6.9 QR4.2.309文件借阅/复制/补发申请单 BBTWY 记 录 控 制 程 序 QP4.2.402 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日

13、期：2005 年 9 月 28 日 页次 1/2 1、 目的 对质量管理体系运行所要求的记录予以控制，确保为物业服务和质量 管理体系符合规定要求提供有效证据。 2、 范围 适用于与质量活动有关的各种记录。 3、 职责 3.1 质量检查部是记录的归口管理部门，负责记录的统一编码和标识。 3.2 各部门负责与本部门相关记录的编制、使用、保存与管理。 4、 程序 4.1 记录以文字或表格形式实现。 4.2 记录的编制、审批、编码、发放和样式的更改按文件控制程序 的规定执行。 4.3 记录的填写 4.3.1 记录的填写要及时、正确、完整、清晰、不得随意涂改，如因某种 原因不能填写时，应能说明理由，并将

14、该项划上斜杠，如因笔误或其它原 因需要更改时,必须填写文件更改申请单报部门经理批准,由原填写人 将更改处用双横线划掉,在划改处的右上角填写更改内容并注明更改日期 和姓名。 4.3.2 记录的内容至少包括：记录名称、记录编号、日期、记录人、记录 正文涉及的内容。 4.4 记录的处置 BBTWY 记 录 控 制 程 序 QP4.2.402 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 2/2 需要报废或停用的记录,由使用部门按文件控制程序的规定处理。 4.5 记录的管理 4.5.1 各部门负责整理、保管、归档本部门的记录，记录应保存完好，以 便在需要时可追溯。 4

15、.5.2 记录为公司内部资料,一般不外借。需外借时应按文件控制程序 中的要求办理借阅手续。 4.6 记录的保存期由质量检查部根据质量管理体系运行需要确定，填写记 录清单，各部门执行。 5、相关文件 5.1 QP4.2.3010文件控制程序 6、记录 6.1 QR-4.2.4-01记录清单 BBTWY 质量目标控制程序 QP5.4.103 发布部门：质量检查部 批准人：黄斌 日期：2005 年 9 月 28 日 页次 1/3 1、目的 确保公司质量目标的实现。 2、范围 适用于公司年度质量目标的制定、展开、实施及改进。 3、职责 3.1 总经理负责制定公司总体质量目标。 3.1 管理者代表负责组织质量检查部拟订公司年度质量目标和分解目标。 3.2 各部门/管理处依照公司质量目标和本部门的分解目标制定本部门的 年度质量目标实施计划并组织实施。 4、程序 4.1 年度质量目标及分解目标的制定 质量检查部每年底根据公司发展状况和质量工作重点拟订下一年度公 司质量目标和各部门的分解目标，经管理者代表审核，公司总经理批准并 发布实施。 4.2 质量目标的展开、实施 4.2.1 各部门根据公司质量目标