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1、 总经办工作规范（一）副总经理岗位职责1. 全权负责处理公司的一切事务，带领全体员工努力工作，完成公司所确定的各项目标。2. 制定公司经营方向和管理目标，包括制定一系列规章制度和服务操作规程，规定各级管理人员和员工的职责，并监督贯彻执行。参与制定公司一系列价目，如房价餐饮毛利等。对本行业各种动向有高度的敏感性，制定市场拓展计划，带领销售团队进行全面的推广销售。详细阅读和分析每月报表，检查营业进度与营业计划完成情况，并采取对策，保证公司经营业务顺利进行。3. 建立健全公司的组织系统，使之合理化、精简化、效率化。主持每周的管理层办公会检查情况汇报，并针对有关问题进行重点讲评和指示。传达高院或董事长
2、的有关指示、文件、通知，处理好人际关系，协调各部门之间的关系，使公司有一个高效率的工作系统。4. 健全各项财务制度。阅读分析每日、每月督促监督财务部门做好成本控制，财务预算等工作；指导财务工作；每季财务报表；检查分析每月营业情况；检查收支情况，检查应收帐款和应付帐款。5. 有重点地定期巡视公众场所及各部门工作情况，检查服务质量题，并将巡视结果传达至有关部门。6. 监督工程部的维修保养工作。7. 与各界人土保持良好的公共关系，树立公司形象，并代表公司出面接待重要贵宾。8. 指导训导工作，培养人才，提高整个公司的服务质量和员工素质。 9. 以身作则，关心员工，奖罚分明，使公司有高度凝聚力，并要求员
3、工，以高度热情和责任去完成好本职工作。10. 选聘、任免公司办公室主任、各部门经理重要人事变动。负责公司管理人员的录用、考核，决定酒店机构设置，员工编制及奖惩、晋升工作。（二）办公室主任岗位职责 负责公司后勤的全面管理，负责落实企业文化，负责各部门之间的沟通，负责公司的档案管理工作及各种书面文书的起草、分发，以及负责公司内部的质量检查和数据统计。1. 负责公司后勤的全面管理。2. 负责公司的人事管理工作。3. 负责起草各种合同，如业务合同、劳动合同等。4. 负责招聘、培养、激励和考核部署员工。5. 安排好各部门经理及相关岗位人员的节假日值班。6. 负责将公司文化落实到各部门。7. 负责公司考勤
4、的统计。8. 按时完成公司的各种证件、执照的审验工作，保证公司正常经营。9. 对公司布置工作的情况督导落实，并落实公司内部的质检职能。10. 制定办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报，经批准后执行。11. 制定办公室年度培训计划，经批准后实施并考核。12. 负责督办、检查各部门对上级指示和管理层会议决议的贯彻执行。13. 组织起草公司行政方面的规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件，并审核签发前的文稿。14. 转批各种公文，并提出拟办意见提交副总经理批阅。15. 组织全公司的文件资料和档案管理工作，以及文字处理工作。16. 巡视、督查、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。1
5、7. 掌握办公室的整体工作情况及公司的重大决议、活动情况，汇总分析各项检查结果，定期为副总经理提供工作简报。18. 做好副总经理和各部门的信息传递工作。19. 副总经理出差、外出、休假期间，主持公司例会和管理层会议。20. 收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。21. 组织做好公司印鉴使用与保管、函电收发和报刊征订分发工作。22. 负责掌管公司各部门备用钥匙的保管（财务部除外）。23. 负责办公室文件、资料的保管和定期归档工作。24. 指定专人负责办公室办公用具、设备、设施的登记、保管、报损、报失工作。25. 协助副总经理接待重要宾客，与社会各界人士保持良好的公共关系。26. 负责来信来访
6、的接待和处理工作，处理客人至副总经理的投诉函。27. 贯彻副总经理的指示，对整个公司的安全负重要的责任。28. 定期对辖区工作进行总结，不断完善，及时完成上级领导交办的其他工作任务。（三） 编制年度工作计划、年度总结工作流程根据高院要求，结合公司经营管理目标，每年十二月上旬开始，总结全年工作编制下一年度工作计划，下发各部门贯彻执行。总结年度工作工作和编制下一年度工作计划的流程如下：副总经理召开部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度计划，明确任务和进度。根据各部门提出的工作总结和下一年度工作计划，副总经理召开会议进行充分讨论，提出年度工作总结和下一年度工作计划的总体思路和要求。办公室根据
7、副总经理的意见和各部门的书面总结和计划，草拟公司计划和总结初稿。副总经理召开部门经理会议，讨论办公室提出的年度工作计划与总结的初稿，并提出修改意见。 办公室根据讨论中提出的修改意见进行修改补充，形成正式文稿，由副总经理签字上报高院。整个工作应于十二月中下旬结束。（四） 编制年度经济预算计划的工作流程公司在本年度经济预算执行情况的基础上，根据对下一年度市场情况的调查研究、分析、预测，于每年十一月份开始着手编制下一年度经济预算，十一月底前完成初稿，十二月上旬进行讨论，修改经济预算计划，十二月中旬形成正式经济预算计划，呈报高院，并下发各部门贯彻执行。（五） 公司重要设施设备添置、更新和装修改造的工作
8、流程公司重要的设施设备的更新和改造应列入年度预算计划，在每年的工作计划和预算中专门立项，以形成公司设施设备更新和改造的制度化。防止集中更新改造给公司带来的不利影响。设施设备添置、更新和装修改造分为政策性和经营性：政策性设施设备更新和装修改造计划的工作流程如下：高院下达更新改造指令总经办根据高院指令对现有工作进行调整，合理安排经营或休假财务部对每笔支出进行登记并分类汇总，待工程结束后将所有账目一并上交高院工程结束后副总经理牵头开展清理工作并安排恢复正常生产经营活动。经营性设施设备更新和维修计划工作流程如下：公司各部门根据经营需要和设备设施的老化情况提出本年度设施设备更新和维修改造计划向副总经理申
9、报。工程部对各部门申报的设施设备添置级维修进行可行性研究，提出实施方案。 召开部门经理会议，审核各部门提出的设施设备添置级维修计划，综合工程部研究结果，进行调整。 财务部负责汇总编制年度设施设备添置、改造和维修计划，上报副总经理审批。 副总经理根据财务编制的预算计划，涉及大宗采购和大面积维修计划上报高院审批，对正常设备更新和局部维修计划进行审批。 根据上报审批意见，正式下达年度设施设备及维修计划，并贯彻执行。（六） 会议中心价格制定的工作流程海润会议服务中心的价格政策是公司参与市场竞争的杠杆，为保证公司形象，维护价格政策的严肃性，公司重大价格政策的制定和调整必须通过一定程序。公司价格政策主要是
10、客房的出租价格、会议的服务价格、餐饮的服务价格、体育馆的服务价格。公司的价格政策必须接受国家政策的领导。公司价格制定和调整工作流程如下： 总经办根据对周边同类型公司及会议中心价格的调研提出会议中心的价格政策。 各营业部门根据总经办的价格政策，制定出具体的销售、服务价格以及实施方案。 财务部负责归纳、审核各营业部门提出的的销售、服务价格及实施方案，发现问题应提请营业部门予以修正，达成一致意见后报副总经理审定。经副总经理审定的销售、服务价格，如需调整，原则上仍按上述程序进行。 副总经理核准、确定价格上报董事长审核后报高院审批，确定无误后，以书面形式通知财务及营业部门贯彻执行。（七） 重大接待任务工
11、作流程会议中心遇有重大接待任务，如特别重要客人、大型的会议接待任务，大批量重要客人的接待任务等均需副总经理统一组织、指挥和协调，动员相关部门共同做好接待工作，确保接待任务圆满、顺利。重要接待任务的工作流程如下：收到接待任务后，由副总经理召开部门负责人协调会议，明确任务、要求和分工。 办公室根据专题会议要求制定接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，将计划呈报政府有关部门。 各工作小组制定适合施细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、会议、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项落实。 副总经理召开会议，听取各部门和工作小组接待计划落实情况。 接待任务前一
12、天，副总经理亲自到现场检查落实接待准备情况，现场指导。 接待任务期间，公司领导和部门负责人必须加强现场指挥，协调各方面关系，处理临时需要解决的问题，并听取客人的意见及时反馈。（八） 公文撰稿规范1. 公司公文分类：公文名称适用范围决定适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排，奖励有关部门和人员。报告适用于向上级主管单位汇报工作，反应情况，提出意见或建议，答复上级单位和部门的询问。通知适用于向各部门布置工作，阐明有关指导原则；发布规章制度；转发上级单位的公文；传达要求各部门办理和周知或共同执行的事项；任免和聘用管理人员。请示适用于向上级主管单位请求指示，批准某件事项。批复适用于答复下属部门
13、的请示事项。函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。简报适用于反应公司经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2. 公文撰写工作流程 按照行文规范，正式拟稿。 文员撰稿前认真酝酿、构思，收集各种材料、数据、事例等。 副总经理交拟撰稿任务，明确专稿内容和行文要求。公司公文准些工作流程一般分为交拟、撰稿、审核、缮校、签发、用印等程序，文稿由文员撰写。 办公室主任审稿并提出修改意见，然后再进行修改，形成正式文稿。 文员将审核后的文稿交副总经理校阅，确认无误后，由副总经理签字。 在需要用印的文件上加盖印章。（九）
14、行政接待工作流程项目接待规范来信及时拆阅信件，认真做好登记，按信函内容呈送有关领导；根据领导指示意见尽快予以回复。来电认真接听电话，问清对方姓名、单位、电话号码、身份和事由，耐心地聆听陈述，能当场解决的实事求是地给予答复，如涉及重要事项应认真做好电话记录。时候讲电话记录呈送相关领导或负责人批阅后抓紧时间办理及答复，或转相关部门处理答复。来访热情接待、礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，对来访者提出的问题予以负责地解答，不能解答的请示相关领导或负责人；如来访者要求与领导会面，在征得领导同意后安排会见时间与地点，如领导不在或不方便接见则要做好解释工作。来宾来宾1. 确定来宾姓名、单位、身份
15、、人数、目的、抵店时间和逗留时间，若有重要客人应向副总经理汇报；如需住宿、就餐应按公司规定办理审批手续。2. 一般来客，由办公室人员接待；重要来宾，由公司领导出面接待。3. 根据客人要求或身份，安排好车辆，前往机场、车站、码头等迎送。4. 根据客人要求安排好参观、外出观光、座谈交流等，落实陪同人员。5. 宴请招待应落实好陪同人员、餐厅、菜单。6. 征求客人意见和建议，并协助客人结清食宿等费用；如有必要，通知客人所在单位，告知客人返程的时间、车次、航班等。（十） 会务工作流程项目工作规范会前准备1. 弄清会议议题、内容、时间、出席人员。2. 落实会场，视需要落实会场、制作会标、调制音响器材、录像等。3. 电话通知会议出席人员。4. 准备好会议文件和资料。会议期间1. 做好会议记录。2. 视需要指导相关人员做好录音、录像。3. 指导工作人员做好会议服务工作。会后落实1. 整理会议纪录（录音、录像），撰写
