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1、OA办公自动化管理系统技术解决方案书 二一九二一九年六月 目 录第1部分OA办公管理系统解决方案总览41.1需求分析41.2系统建设的总体思路51.3客户价值体现61.3.1.形成、传播、发展组织机构习惯的好工具61.3.2.让管理工作变得轻轻松松61.3.3.协作性、灵活性显著提高61.3.4.管理效率提高61.3.5.规范性增强61.3.6.实现知识管理61.4OA办公管理系统的特点71.4.1.灵活的个性设置71.4.2.统一的沟通平台71.4.3.在线表单设计器71.4.4.在线流程设计器71.4.5.支持在线模板引用71.4.6.修订、清稿及用印71.4.7.先进的技术架构7第2部分
2、OA办公管理系统解决方案8(一) 公文管理平台82.1发文管理82.2收文管理102.3内部请示112.4催办督办122.4.1.催办122.4.2.督办132.5公文管理的主要功能162.5.1.收文/发文流程自定义162.5.2.公文模板自定义162.5.3.手写签名、审批意见、公章盖章172.5.4.分类及综合查询182.5.5.监控/协办/缓办/取回/转流程等功能19(二) 知识管理平台222.6知识文档222.6.1.知识发布与审核232.6.2.知识展现232.6.3.借阅与授权242.6.4.推荐与收藏242.6.5.评分与评论242.6.6.信息订阅252.6.7.转发邮件25
3、2.6.8.发起流程252.6.9.移交归档252.6.10.信息安全控制机制252.6.11.知识目录、知识分类管理建立各业务部门文件库262.7通知公告272.8会议管理27(四) 个人事务管理平台292.9待办事宜292.10名片夹292.11电子邮件302.12日程管理342.13短信及音视频沟通362.13.1.手机短信362.13.2.在线消息362.13.3.RTX即时通讯（需另购插件支持）382.14文件传阅392.15内部论坛402.16网上调查412.17个性化设置422.17.1.待办提醒方式设置422.17.2.个人签名设置432.17.3.常用意见设置43(五) 工作
4、流管理平台432.18图形化的表单及工作流设计442.18.1.图形化的工作流设计器442.18.2.表单设计器442.18.3.报表设计器452.18.4.流程发起及监控权限控制462.18.5.批阅模式、操作按钮、消息提醒控制462.19工作流处理方式472.20事务委托与移交482.20.1.事前委托482.20.2.事中委托482.20.3.撤消委托及代项事项查询492.21提醒与催办492.21.1.提醒492.21.2.催办502.22流程归档50第3部分技术体系与安全解决方案513.1技术体系513.1.1.全面支持J2EE技术架构513.1.2.技术保障523.2系统安全解决方
5、案523.2.1.网络安全建议方案523.2.2.信息传递的安全解决方案533.2.3.OA办公管理系统的安全管理机制543.2.4.安全管理553.3网络配置方案573.3.1.经济部署方案（Scale In one）573.3.2.标准部署方案（Scale Out Tier 3）583.3.3.网络负载平衡应用方案（Network Loading Balance）583.3.4.OA办公管理系统网络设计583.4硬件配置方案593.4.1.服务器选型建议593）针对对单体公司应用，可以使用PC服务器，推荐使用：593.4.2.数据库选型建议603.4.3.应用服务选型建议603.4.4.配
6、置清单60OA用户服务器配置简易参照表60第4部分项目实施方案624.1项目实施策略624.2对软件实施的理解624.3项目实施方法论634.4实施服务理念634.5项目组织644.5.1.项目组织644.5.2.项目组织工作职责644.6项目实施流程664.6.1.项目启动664.6.2.蓝图设计684.6.3.系统实现704.6.4.系统完成724.7服务介绍734.7.1.服务宗旨734.7.2.服务体系734.7.3.服务标准744.7.4.服务产品754.8培训服务介绍764.8.1.产品培训的策略及方式764.8.2.项目培训的层次与内容764.8.3.培训教材774.8.4.用户
7、项目小组任务774.8.5.培训质量与考核784.8.6.项目培训的组织与要求784.8.7.可以提供的其它培训79第1部分 OA办公管理系统解决方案总览1.1 需求分析组织机构在日常管理中经常会遇到以下问题：R 组织机构分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。R 领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取组织机构的各种决策信息。R 信息的管理效率低：组织机构的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散
8、存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影了信息的管理、查找、利用效率。R 工作进度监管不力：组织机构缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，组织机构需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。R 组织文化建设困扰：组织文化是现代组织机构非常重视的一个管理课题，但组织机构缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。OA办公管理系统可以帮助客户解决以上问题，实现“规范审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率
9、、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对组织机构管理进行全面的业务优化，包括决策过程科学化（决策优化）、工作流程顺畅化（流程优化）、员工行为规范化（习惯优化）、业务数据集成化（数据优化）。1.2 系统建设的总体思路OA办公管理系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。 建立协同审批的平台。实现组织机构内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节约大量的办公资源。 建立知识共享的平台。在保障
10、信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。 建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。 实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。 建立资源管理平台。实现对组织机构的公共资源的预约及管理，包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。 实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息，各分支机构的领
11、导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。 实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。1.3 客户价值体现借助OA办公管理系统，提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。1.3.1. 形成、传播、发展组织机构习惯的好工具加强战略及策略执行的过程控制，形成了高效、规范、程序化的管理机制，这是一种组织机构习惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。 1.3.2. 让管理工作变得轻轻松松信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以内；
12、文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待半工作清晰明了。 1.3.3. 协作性、灵活性显著提高部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。Kingdee 协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织，消除信息死角，同时提高了部门间的协作能力。 1.3.4. 管理效率提高通过OA办公管理系统，可以了解到每项业务、每个人的进度和状态，分析具体环节的办事时间和结果，并借此提高组织的工作效率和管理效率。 1.3.5. 规范性增强在OA办公管理系统上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，相应的责任权利对应相应的权利，杜绝越权操作，增加了监督
13、性。1.3.6. 实现知识管理文档管理的自动化，一方面可以使优秀员工的思想和技能不断积累和创新，同时即时管理、更新每个部门的各种资料，例如客户资料，使得组织可以减低当人员离职时所带来的人力资源成本等。 1.4 OA办公管理系统的特点1.4.1. 灵活的个性设置每个员工可以根据个人喜好，设定常用快捷菜单、常用审批流程、常用批示意见、个性签名、消息提醒方式、界面配色方案等。1.4.2. 统一的沟通平台提供即时消息、电子邮件、员工论坛、手机短信、RTX、在线公告栏等多种沟通工具，使员工可以随时、随地、随意交流。1.4.3. 在线表单设计器可以在线基于浏览器设计出符合不同单位组织规范的审批表单样式，简单易用。1.4.4. 在线流程设计器基于图形化的Java流程图在线设计器，支持会签、子流程（分支）、路径选择、异或、批阅、归档、流程转接、协办等多种流转机制。1.4.5. 支持在线模板引用可以在线设置发文、合同等编辑模板，员工在拟文时可以直接在线引用，实现组织内部统一行文规范。1.4.6. 修订、清稿及用印对不同领导的修订记录、批示意见提供笔迹留痕，提供在线一键清稿、套红头及电子签章功能，实现文件从拟稿到用印过程可以完全基于浏览器进行。1.4.7. 先进的技术架构产品采用B/S模式，基于J2EE体系架构，保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等，支持多种组织机构应用
