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1、二阶文件编号Q-E-2-04版本A9文件资料与记录管制程序页次第17页共17页生效日期2011-11-03核准: 审核: 制订: 张晓溪 文件修订记录一览表序号版本页次修订类型修 订 内 容 简 要修订者修订日期备注拟定增加删除修改3A310V将文件控制程序与记录管理程序合并为文件资料与记录管制程序秦旭桥2008-05-304A411V1. 修改4.职责.明确定义各部门文件制定及审核与批准权限人.2. 按ISO文件层级架构思想,修改3.定义.3. 文件增补申请单修改为文件申请单4. 增加5.4.2 文管中心需审核管制文件是否与已受控之其它文件相冲突.5. 增加5.4.4临时文件管制印章.秦旭桥
2、2009-02-235A511V增加5.5.1中：受控文件要建立索引目录以便查找。李顺姣2009-04-226 A612V1 增加5.25.3健康安全体系及环境管理体系的文件管制要求。2 增加5.4 关于公司经营秘密的保护。张晓溪2010-03-307A7V1. 修改4.1权责中质量管理体系文件审批权限。2. 将5.1.14.1 没有特殊要求的记录保存十二个月后给予销毁，修改成没有特殊要求的记录保存三年后给予销毁。张晓溪2010-12-038A8V1. 增加5.1.2.1部门代码中体系课代码为“T”，并说明制造课包括AI、SMT、MI制程。2. 修改5.1.5.4生产的试产资料使用期限需超过4
3、8H时，由工程课申请延长有效期限至生产完止。3. 修改附件一“外来文件分发章式样”张晓溪2011-6-278A9V增加5.1.2.5 SOP/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则。张晓溪2011-11-031. 目的：为有效管理本厂质量/环境/健康安全管理系统相关的文件/记录；明确规范文件处理流程；确保质量/环境/健康安全体系的记录易于阅读/识别及查询，并作为执行和追溯之依据，特制订本程序书。2. 适用范围： 适用于本厂内所有与质量/环境/健康安全管理系统有关的文件/数据与记录以及外来文件的控制管理。3. 名词定义： 3.1 管制性文件：按本文件资料与记录管制程序，进行制作、审
4、核与批准，并经过文控中心编号管理，盖有管制印章的文件。包括一、二、三、四阶文件及外来文件，当其新版文件发行时，旧版文件应予回收或作废，以免误用。3.2 一阶文件：指质量手册。执行与维持品质管理系统运作之基本指导纲要文件。3.3 二阶文件：指程序文件。维持品质管理系统运作，将质量手册中各职能部门之间各项运作流程目的、范围、权责单位和作业内容进行传述之文件，3.4 三阶文件：规范作业者行为的指导书、检验规范以及各项管理规章制度等。如BOM、ECN、SOP、测试程序、生产流程表、标准校验指导书、ICT可/不可测率分析报告(盲点表)、图面、作业规范/标准/注意事项、零件承认书等、合格供货商名册 AVL
5、(Acceptable Vendor List)。3.5 四阶文件：指质量记录。记录品质执行过程及结果之表格或报告书。可以是表格、图表、报告、 磁带 、磁盘、光盘、照片等形式。3.6 外来文件：非厂内制作及发行，可以是来源于客户的书面、电子、传真，或政府的法律法规、国家或行业标准等。 3.7 记录: 凡记录作业过程及结果所用之表格或称记录或称报表等。4. 职责：4.1 质量管理体系文件类别制订/修订废止审 核批 准发行编号原稿管制品质手册管理者代表副总经理总经理文控中心文控中心程序文件责任单位部门经理、厂长、管理代表副总经理文控中心文控中心作业指导文件责任单位部门课长部门经理文控中心文控中心物
6、料清单工程部工程师&课长部门经理文控中心文控中心备注：文件使用单位除接收、分类归档和保管受控文件外，还负责本单位所有关于质量、环境、健康安全体系记录的管理。5.作业内容:5.1 质量管理体系的文件管制5.1.1 各部门根据“4.职责”质量中职责需要制定相关作业文件，规范相关过程。5.1.2 文件编码原则：5.1.2.1 系统文件编码原则:共5位编码, 系统文件类别：Q为质量系统文件，TIB为健康安全系统文件，CT为环境系统文件 部门代码(见下表) 文件阶层(1.2.3.4.) 流水号（01-99）部门代码:A 行政课E 工程课Q 品管课P 制造课S 业务课W PMC课Z 采购课T 体系课注：制
7、造课包括（AI、SMT、MI制程）。5.1.2.2 其它文件编码：5.1.2.3 BOM编码依据BOM运作管理规范，ECN依据工程变更管理程序。5.1.2.4 外来文件有编号的依其编号，无编号的以接受日期加标题为编号，编号保持唯一性。5.1.2.5 SOP/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则；编码原则:共6位编码, 长田简码:CT 制定部门代码:参考5.1.2.1 机型:（如A746126） 流水号：（00001-99999） 注:编码保持唯一性5.1.3文件受入：5.1.3.1 文件的新增、增补修订作业：视需要或文件不符合现状需修改、增订时，由文件的申请单位填写【文件申请单
8、】，经“4.权责”中规定的权责人员审核再由文控中心编号发行。 5.1.3.2 所有受控的新版本文件发行时都以A1版 开始表示。变更后依序为A2、A3、A4.，当文件变更到A9版次时，重新发行B1、B2、B3.版，依此类推。 5.1.3.3所有文件内容如需修正，则文件版本由A2、A3、A4依顺位向前递增；但如只对某文字错误、内容描述不清楚而进行修改时，则可以新内容替换，其它页次版本由文管签名予以修正，无须版本更改。 5.1.3.4 一、二、三阶文件变更(修正)内容后应在文件的第二页【文件修订记录一览表】中简述修改内容。5.1.4外来文件受入：5.1.4.1 各部门取得的与产品有关的外来文件，须交
9、工程单位确认，工程文员盖“外来文件分发章”经工程师或工程课长确认，工程经理批准文件内容后转文管中心发行。对于技术内容复杂，内容信息量大的或外语文件等则由指定人员转译成内部文件后再转文管中心发行。确认核准OK的外来文件由文管中心记录文件类型、来源、日期、途径等于【文件编号汇总记录表】中。5.1.4.2零件承认书：采购单位要求供应商提供的承认书与样品；业务单位由客户端取得之承认书与样品，必须送工程课确认承认书内载相关规格与BOM/样品是否相符合，并追加【零件样品承认单】后，转文管中心发行。5.1.5 文件的发行:5.1.5.1文管中心需掌握所有文件之编号及版本状况，并填入【文件编号汇总表】，作成文
10、件总览表，每三个月更新一次电子档分发给各部门参考。5.1.5.2 文管中心收到制定部门转来之文件原稿，需确认签署权限是否正确、页数、文字是否清晰，版本是否正确，是否与已受控之其它文件相冲突等，如有，退回制定部门修订。5.1.5.3文管中心视文件用途,来源盖相应之章戳发放给相关部门，受文部门收到文件后在【文件分发/签收管制表】上签收。5.1.5.4 如果三级文件急需使用，但又来不及按正常流程审核和批准再分发给相关部门，或生产课首次试产所使用的资料，因考虑试产后需修改资料，不宜以正式文件发行时，可以由部门课长签字后，交文管中心盖“临时文件”印章分发给使用部门使用，“临时文件”有效期为48 H（超过
11、48H后自动作废）。如生产的试产资料使用期限需超过48H时，可由工程课申请延长有效期限至生产完毕。如有必要发行正式文件时按5.4 流程操作。5.1.5.5 管制性文件禁止各部门内部私自影印使用，管制性文件上无红色“正式发行章”的文件，视为非法文件，部门或个人不得使用。5.1.6文件资料与记录的管制:5.1.6.1用文单位管理由文管中心发行的文件及本单位各种质量记录。受控文件要建立索引目录以便查找。 5.1.6.2用文单位应保持本单位文件与数据的完整性、清晰度，不得污损或任意涂改。 5.1.6.3用文单位现场使用之文件必须置于现场，用文单位不得擅自影印文件。5.1.6.4文管中心发现文件原稿有破
12、损或遗失现象，要及时更换补救。 5.1.6.5文管中心在进行文件与数据管制的时候，应按一定的方式列册归档，所有管制文件应具有文件管理编号且编入【文件编号汇总表】，以便识别文件最新修订状态。 5.1.6.6质量/环境手册、程序文件经文管输入计算机后，建立电子档管理系统，由文管中心责任管理，任何人不得私自更改或动用。 5.1.6.7当需调用文管中心原稿时，需调用人填写【文件借阅记录表】文管签名许可方可调用。5.1.7文件之作废: 5.1.7.1文件若需作废，则由原文件制定单位填写【文件申请单】，经“4.职责”中的权责人员核准后，由文管统一作废。5.1.8作废文件之回收:5.1.8.1各使用部门的旧
13、版作废文件由文管中心回收做再生纸利用；如作废文件有参考价值时,文管中心应于该文件上每页盖“作废”章，原文件持有单位可保留参考，但不可当成作业之依据。5.1.8.2文管中心的作废原稿，需每页盖 作废 章后保存三年，作为质量/环境系统执行过程之记录以及产品保证期限内之追溯等用。5.1.9 各种文件管制章的使用说明：（如附表一）5.1.9.1 发行章：管制文件发行识别，每页盖红色章戳。5.1.9.2 参考章：个案申请之非管制文件，每页盖蓝色章戳。5.1.9.3 作废章：管制文件作废识别，每页盖红色章戳。5.1.9.4 临时文件章：急需文件使用识别，每页盖蓝色章戳。5.1.9.5 外来文件章: 外来文件识别,分发管制,首页盖外来文件分发章,每页盖外来文件章.5.1.10.质量系统文件格式:5.1.10.1 编写程序文件的字体要求为：标题之字体为宋体、粗体、字号为14；内容之字体为宋体、字号为12。 5.1.10.2 程序文件内容版面规定:文件采用直排版面,文件的条款项目都靠左对齐,子条款与母条款需要偏右间隔
