公文的构思、写作与修改

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1、下载 构思、写作与修改 罗伯特A .布如洛(Robert A. Brullo), 戴尼恩( D y n e o n )公司总裁 w w w. d y n e o n . c o m 罗伯特A .布如洛作为戴尼恩公司的总裁，建立了一套完整的公司同员工、客户、股东和合 作伙伴互利发展的策略和远景目标。公司最终成为氟化聚合体行业供货商们的首选。他需要针 对形形色色的读者和听众起草文件和进行演讲，有公司的年度战略发展报告，也有市政厅内部 会议，以及执行总裁研讨会等。戴尼恩公司是世界著名的 3 M公司和从事氟化聚合体生产的专业 公司H o e c h s t合资创办的国际性大公司。 2 0年前，有人交给

2、我一个任务：起草一份年度市场推销计划书。这是我第一次接受这样的 工作，我必须考虑该写些什么，读者们是谁，他们希望、需要什么信息。一开始我就觉得有必 要说明我们公司从事的到底是什么生意，目前市场排位如何，设定的发展目标是什么，怎样才 能实现这一目标。 写初稿时很困难，开头总开不好，重写段落，凑资料等。有时，回过头再读写出的稿子， 总觉得观点阐述不清或言之无物。第一稿最后还是没用，干脆我上来先讲述了我们做过的工作 和今后的计划。 事实证明，这种娓娓道来讲故事的风格很适合写计划书。最近，一位退休了的前 3 M公司执 行总裁为哈佛商务评论撰写了一篇文章，名为“战略性的故事： 3 M公司计划书写作技巧”

3、 ， 这是一篇关于商务计划书写作方法的指导性概述。我上面提到的本人为戴尼恩公司所写的计划 书处女作被选为该书的一个案例。 后来，我草拟的文件，开头都要列明要点。语法是否正确无所谓，首先要将想到的观点记 下来，这很有用。这样一份大纲直观、有逻辑，是开始动笔前组织整理思路的好办法。 草拟出一份自己基本满意的初稿后，再进一步浏览内容、语气和语法等。下面，我征求下 属的意见，保证其中重要信息的准确性，因为股东们必须能正确理解、赞成并实施计划书中的 相关内容才行。毋庸讳言，完稿前，必须反复阅读、修改、重新组织并由很多人帮助检查。 精湛的演出看上去总是很轻松自如。生活中，每位舞蹈家、音乐家和运动员都知道，

4、他们 取得的成绩全是平日刻苦努力、长期磨练、精益求精和全力以赴换来的。和这些艺术、体育项 目相同，写作技巧同样依靠大量的基本功。 为了做到事半功倍，可以只用1 / 3的时间来真正“写作”；另外至少1 / 3用来分析情境和读者， 收集信息，组织表达；还有 1 / 3时间复读初稿，针对写作目的和读者的需要修改篇章结构，改正 文中的语法、拼写错误，最后打印出的终稿还要反复审核。 道德与写作方法 构思时: 试试灵感。在没有灵感时，与公司的朋友讨论，征求意见。 第5 章 ( 续) 查出信息来源。 要假设各种文件是不保密的，纸上文章可以作为法庭证据；电子邮件可以不通告你 而随便复制。 写作时： 不作不切实

5、际的承诺。 提醒读者你所提供信息的危险和局限。 准确、完整。 修改时： 利用反馈信息修改用词及图片等容易引起读者误会的部分。 资料来源：J.C. Mathes and Dwight Stevenson, Designing Technical Report s, 2nd ed. (New York: Macmillan, 1991), 469; and John M.Lannon, Technical Wr i t i n g, 5th. ed. (New York: HarperCollins, 1991), 74. 5.1 好的写作方法 没有什么万人通用、亘古不变的写作程序。但高水平作者与

6、一般作者相比使用的写作方式 的确不同。1好作者能： 意识到初稿并非完美之作 经常练笔 懂得将写作任务化整为零 把握明确的写作目的和以读者为中心目标 选用多种表达手段 灵活运用规则 初稿完成后再作编辑 研究证实专家与新手在写作中的区别在于，专家能更好地把握和分析创作动机和需要解决 的问题；对写作目的理解更深刻，选择的表现手法和技巧更多样；对篇章结构设计得更清晰。 专家往往比新手创作速度更慢，因为他们很少满足于交出“凑合”的作品。最后一点，专家们 自我评估个人作品时较新手有经验。 2 思考着写作的各个步骤并借鉴专家写作的好方法，你的写作水平也会越来越专业化。 5.2 写作过程 学者们一致认为写作大

7、致包括八个步骤：构思、选材、创作、评估、反馈、修改、编辑和 复查，当然顺序未必一贯如此，每次写作也不一定全部经过上述八个步骤。 构思指的是你整个的思维过程，包括分析问题、定义目的、分析读者、构思观点、选择素 材、开列大纲等等。构思要考虑的不仅是指导全文写作的纲领而且也包括每个句子、每个段落 的具体写作安排。 选材是亲自选取所需资料的过程，有时很简单，只要你把现成的材料拿来即可；有的则要 涉及正式或非正式的调研活动通过计算机查询、翻阅参考书或抽样问卷调查，甚至重点对 象方法。 创作过程可以在纸上或计算机屏幕上进行，也可以听写给记录机器或秘书。创作内容可以 是表格，断续的记录，意识流般的随笔，当然

8、也可以是正式的文稿。 改98商务与管理沟通下载 一位作家的备忘录和报告撰写程序 写作时，1 / 3的时间我都用来构思。我认为分析写作目的和读者是动笔前最重要的一件 事。 首先，分析文件的目的，是说明、论证还是其他。 第二，分析可能的读者。文稿当然要使读者容易理解。读者有时不止一个。我的经理 总是最重要的读者之一。我经常为上级主管部门写报告，所以很清楚，良好的写作能力是 我进一步升职的保证。 开始正式写作时，要列提纲。用小标题把文章的梗概写出来。 文稿一旦成型，要反复阅读、编辑，压缩句子，替换选词，检查拼写错误等。有的文 件看一次就行了，有的要反复看好几次。修改基本结束时，我最后再检查一下拼写。

9、打印 在纸上后，再读一次，寻找打印和语法错误。然后请同事帮助复读，挑毛病。假如他能很 轻易地明白我的文章，读者们一定也可以。 资料来源：Daniel R.Zevchik, statement to Kitty Locker, January 28, 1997. 评估是在复读初稿时再次审视自己的作品，包括写作的初衷和情境及读者的要求。复读时 要像读他人的作品那样重新检查自己的文章，只有这样才能取得最佳评估效果。读者能明白 吗？文章完整吗？有没有说服力？是否平易近人 ? 评估对象不只局限于文稿，还可以对经历的各个写作步骤进行评估。写作目的是否理解确 切?写作需要的资料是否完备？信息来源可靠与否 ?

10、修改得彻底与否? 反馈是向别人咨询，让对方评估文章时获取的。同样，反馈也不只针对文章本身，对每一 个写作步骤也可以给予反馈。文章的篇章结构合适吗 ?修改后是否有所改进 ?终稿中还有没有打 印错误? 修改是根据自我评估和他人反馈过程中发现的问题对文章进行改动、增删、替换、重组等。 修改的不仅是个别字词，而且包括大的增删、替换等，因为作者重新审视具体写作目的和读者 需要后，想通过重新安排、组织文章使其更有效地达到写作目的，满足读者需要。 编辑的目的是确保语言符合规范的要求和商务写作的原则。其中包括改正拼写错误、打印 错误和修辞及格式错误等。与修改不同的是，修改可以对文章整体内容作大的改动，而编辑注

11、 重版面的加工。 复查的作用是保证终稿中不再有任何的打印错误。 关于上面八个步骤有以下几点要说明： 八个步骤不一定总是依次地进行。有人先打草稿，当发觉有必要增加更多细节时再去收集 资料。 八个步骤不一定前者完成后才可进行下一步。有的人构思一段写一段，整篇就是这样分段 分章完成的。对写出的内容评估之后，有的作者发现了新的构思，甚至将原先的方案推翻重来。 多数作者只采用八个步骤的一部分或偶尔用到全部的步骤。只有在写某些公文时，因为主 题的缘故，或因为面对新的读者群，作者才会按部就班遵循八个步骤完成写作。 研究人员通过对作者撰写公文的过程的研究，打破人们关于写作过程的旧认识和旧框框。例 如构思，传统

12、理论强调构思的重要性。要求写文章的人把要写的任何东西都先列正式的写作大纲。 现在我们很清楚不是所有的好文章都要靠写作大纲创作。 3乔治詹森（ G e o rge Jensen）和约 翰迪提白里欧(John Di Ti b e r i o )发现外向作者喜欢边想边写，提前构思较少，内向型的则通常把 全文构思完整后才动笔创作。无论哪种方式都可以创作出好作品。 4关于作者心理障碍的调查发 第5章构思、写作与修改99改下载 现，蹩脚作者们往往花在构思上的时间太多，真正用于写作的时间太少。 5“构思”过于形式化 是于事无助的。相反倒是应研究一下不同种类公文需要构思的时间和内容上各有什么不同。 5.3 商

13、务公文中的灵感、构思与组材 动笔之前至少用1 / 3的时间构思和组材。开始创作时构思越完整，定稿前反复修改的遍数就 越少。用第1章中提到的那些问题搞清写作目的和读者群的特点，用第 3章介绍的方法分析读者， 确定读者受益处。然后搜集公文可能需要的资料。 有时文章内容来自上级的授意。有时文章的内容决定于你对读者的需求分析和文章主旨的 设计，此时创作构思会很容易产生。构思不完善时，试试下面这些技巧： 试试头脑风暴法。先不加判断的情况下，将所有能想到的想法全部挖掘出来，有意识地想 出至少十几种想法来最好。头脑风暴法可以帮助作者克服过于挑剔或突破一个固有的思维定式， 因为最初的想法不一定是最佳构思。 试

14、试自由创作。6 强迫自己坐下来写，不停地写，连续写 1 0分钟不停，哪怕只有“我很快 就会想出些好主意”等这样的话也可以写。 1 0分钟后，再读一遍写出的东西，把其中认为好的 部分挑出来，再来一个 1 0分钟不停地写，复读时摘出值得保留的部分；再写如此往复三四 次，你会发现已经有几段像样的段落形成了。经过组合也许草稿已经写成，也未可知呢。 试试聚类的方法。7 把能想到的主题列在纸的中央然后圈起来。再将该主题涉及的相关论 点也写下来并圈起来。(这些圈像你大脑里的一个个思维区域。 )一页纸划满时，找出那些重复的 图形或论点。用颜色将这些论点分类。这些论点就是写出备忘录中的读者受益、问卷调查中的 问

15、题或报告内容的依据，图5 - 1是一位作者列出的关于美国和法国商务沟通的聚类图。 写作要言之有物 高水平作者的创作是言之有物的。米歇尔卢梭的工作是写评估饭店价值的报告。她 写作中很重要一部分是收集信息。 她参观现场，和总经理谈话，查阅饭店的客房利用率、财政报告税务表等，同时她还 与税务评估人员和其他饭店的经理座谈。如果该饭店为会谈接待处，她还得与会议当局联 系，查出所有客人的飞行记录。 上述调查要花去4天的时间。她回到办公室时还要借助数据库继续搜集材料。 资料来源：Michelle S.Russo, telephone conversation with the author, Decembe

16、r 8, 1993. 想想公文的内容、布局和结构也会给你启发。长篇公文写作要列出所有的小标题。 5页以下 的短文，用非正式记录、说明也可以。打草稿时最好把主要内容先记在纸上。会议、演讲用稿 或图片很多的公文，用长方形代表每一页或每一部分，这样组合成全文的结构图。用小方格标 注每一个要点。小方格下面简单标注些提示性文字。 图5 - 2是关于美国、法国商务沟通问题等内容的一个电视会议的结构图草稿。先期的不定形 的聚类图渐渐趋于规范了。当然作者要做的加工还有很多，但至少这一个层次上的观点，大家 已经可以讨论、批评、修改或贯彻实施了。 先选定组材方式，无论是写信还是写备忘录，速度都会很快的。第 7、第8章中会详细介绍 有关常用的几种信函和备忘录组材方式。你可以结合构思，套用那些组材方式，这样写作时脑 中对大框架总有一个良好的把握。 8 图5 - 3是针对每种不同公文种类列出的构思指南。 构思文稿时，要注意上司的偏好和企业文化等因素。例如，公司如果有现成的写作体例， 限定“d a t a”一词属单数还是复数形