《公文写作的基础知识(ppt 52页)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文写作的基础知识(ppt 52页)（52页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第2章 公文写作公务应用文，简称公文。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展进步，信息的价值不断飙升。著名未来学家阿尔温托夫勒这样说：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来，给我国办公文秘工作带来难得的发展机遇，同时也带来严峻的挑战，迫切要求现代办公文秘人员（以下简称文员）努力提高信息素养，能使用先进的办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息技术来提高办公室管理水平和工作质量，实现办公自动化操作，真正实现无纸化办公。怎样实现办公自动化，做一个合格的文员？提高业务水平便成为每个文员最为迫切的事了。文员不论分工干什么都要具备一定的文字功底，因为办公室各方面的工作交往
2、、联系都离不开文字材料，对文字处理能力的要求更高，必须搞指导性较强、层次较高、分量较重的文字材料，所以，有必要全面准确地掌握公文的写作要求。本章主要讲授国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布2001年1月1日起施行）中规定的13种通用公文和常见的事务公文。【主要内容】公文概述，常见公文的写作方法。【学习方法】多练习，注意区别各种公文的格式。2.1 公文概述2.1.1 公文的含义公文属于应用性文体，它是机关、团体和单位在日常生活、学习、工作和公务活动中办理公共事务所使用的、具有直接社会效用和一定惯用体式的文书；它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。公文可以从广义
3、和狭义两个角度来界说。(1) 广义公文指公务文书，是机关、团体、单位处理公务时所使用的具有特定使用价值和一定惯用体式的应用文书，它从属并服务于一定的社会集团，是一定的社会集团进行管理的手段和工具。(2) 狭义公文指党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法律效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施和领导管理职能，请求和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要手段和工具。2.1.2 公文的特点1. 鲜明的政治性公文的基本内容体现了有关机关的指挥意志、行动意图，是公务往来的系统记
4、录，具有传达贯彻党和国家的方针政策、处理机关公务的重要职能，直接反映有关机关的政治意向和根本利益。所以，公文具有鲜明的政治色彩。2. 法定的权威性公文以机关或机关的某一部门的名义发布，有时也以机关首长或国家领导人的名义发布，因此，它代表了某一政党，或某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。3. 高度的规范性为了维护公文的权威性和严肃性，党和国家对公文有统一的种类、格式和行文规则，每一个写作者必须遵循。任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。 每种公文，只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。 提示 随着社会的
5、进步和科学技术的发展，例如“三资”企业、个体文化教育事业单位的不断增加、信息载体物质材料的变化（如磁带、胶片、照片、磁盘的广泛应用），“公文”、“文书”的内涵也已经发生变化。4. 作者的特定性公文有特定的作者和形式，它是领导人、负责人行使自己职权的一种表现。因此，领导人、负责人是法定的作者。至于机关内部分工的某一文件的起草者，不能视为公文的法定作者，这点与报刊杂志上发表的个人署名文章的作者概念是不同的。5. 广泛的实用性公文是根据公务活动的实际需要，为了解决现实生活中出现的问题和矛盾而制作发布，是直接用来处理公务的。因此，它的内容总是有特定的指向，或传达意图、颁布法规，或联系事项、商洽事务，或
6、交流情况、传播经验等等。公文往往有特定的受文对象，而且受文对象总是要对其作出反应的，或办理，或答复，或汲取，它总是有实际效用的。公文的实用性还体现在它的时效性上，其实用价值往往受到时间限制，行文不仅要面对现实，还必须讲究时效。2.1.3 公文的作用1. 明法传令，指挥工作公文不同程度地规定了机关、单位和团体的办事准则和行为规范，特别是党和国家领导机关以及各级权力机关发布的命令、决定、决议、通知、通报等，在所属范围内，必须贯彻执行，不得违反。所以公文具有申明法度、传达政令、指挥、指导工作之作用。2. 宣传教育，引导舆论公文能通过明确的政治观点和主张，说服群众，教育群众；使群众了解领导意图，掌握方
7、针政策；提高思想认识，统一协调行动，提高人们执行政策的自觉性。3. 联系公务，沟通信息公文是机关、单位、团体联系公务，沟通信息的主要渠道。能使上下、左右的机关、部门联系起来，互通信息，互通情报，交流情况、交流经验，共同协商，解决问题。如通告、通知、通报、函等，具有明显交流知照之作用。4. 记录记载，以为凭据公文都反映了制发机关的意图和要求，是机关领导意图、决策的载体，因而，它往往是执行公务、安排工作、解决问题、行文办事的依据。公文反映了机关、单位、部门在各个时期公务活动的情况，在完成它现行的作用以后，各单位必须立案归卷，成为档案，所以公文又具有记载和史料的作用。2.1.4 公文分类应用文体多种
8、多样，由于公文来源、性质、作用和使用范围等方面有所不同，因此分类标准也不同，从不同角度可对公文作如下的分类。1. 根据公文形成和使用的公务活动领域划分，可分为通用公文（即行政机关公文）、事务公文和专用公文。通用公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。有如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13个种类。事务公文是各行各业处理事务过程中经常使用的文书，如计划、总结、调查报告、简报、会议记录等。专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的公文，例如外交文件、
9、司法文件、军事文件等。2. 以发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文和平行文三类。上行文，是下级机关向所属的上级机关的行文，如报告、请示等；下行文，是上级机关对所属的下级机关的行文，如指示、决定、通知、通告，通报、会议纪要等；平行文，是平级机关或不相隶属机关之间的行文，如函 、议案等。大部分公文的行文方向是固定的，也有少数文种比较特殊，其行文方向有一定的灵活性，如意见等。3. 根据公文处理时限的要求划分，可分为平件、急件、特急件三类。平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文；急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定
10、的办结时限，需特别优先传递处理的公文。如电子邮件，可采取先传后报制度。4. 根据公文的来源划分，分为收文、发文两类。收文指本机关或组织收到的来自外部的公文。发文又分两类：一类由本机关或组织制成发往外部的公文；另一类由本机关或组织制成只供内部使用的公文（“内部公文”）。5. 根据处理方式划分，分为阅件、办件两类。阅件即阅知性公文，只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。办件即批办性公文，必须交有关部门、有关人员及时办理（或答复、或贯彻执行、或承办）的收文。另外，按公文的性质和作用分为指导性公文、呈报性公文、公布性公文、商洽性公文四类；按公文内容涉及秘密等级的程度分为对外公开件、限国内公开件、内
11、部使用件、秘密件、机密件、绝密件六类。2.1.5 公文格式1. 公文的格式及其作用公文格式指公文的文面外形安排、公文的用纸和印制规范的总和。公文格式的作用是：保证公文的完整、正确、庄重，是公文严肃性和规范性的具体表现形式；可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高机关办文效率，进而提高机关工作效率和质量；为办公自动化奠定基础。2. 公文的组成和书面格式国家行政机关公文处理办法第三章第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和引发日期
12、等部分组成”。一份完整的公文包括三个部分：眉首、主体、版记三部分。如下： 公文首页版式 机密一年 特 急 文件 20061号关于通知：。 上报公文首页版式 秘 密 特 急 文件 签发人： 2006号 的请示：。附件：1、2、 发文机关（印章）二六年四月二十九日 （） 主题词： 抄送：、。 2006年月日印发 公文末页版式(1) 眉首眉首位于公文首页红色反线（宽度同版心，即156）以上的各要素统称眉首。 公文份数序号 是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑
