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1、行政主办 职位说明书（一） 工作关系 职位名称：行政主办 编制时间： 薪酬类别： 工作地点：总公司办公室 隶属部门：综合部 对外联络：国家劳动等相关部门 负 责 对 象 直接上司 下属岗位（工作范围） 相关部门 综合部经理 前台文员、清洁工 公司各部门 权 力 范 围 执行、请示 报告、建议 授权、督导、检 查、培训、考评 协调、联络 配合、检查 职位说明书（二） 任职资格 类 别 必要条件 希望条件 个人条件 性别、年龄 男：2445 岁 女：2440岁 男：2445岁 女：2440岁 任职经验 二年以上相关工作经验 三年以上相关工作经验 学 历 大专人事行政管理专业 本科人事行政管理专业
2、仪 表 端正 端正 身体情况 健康 健康 家庭情况 稳定 稳定 技能 语 言 表达能力强 表达能力强 专业知识 熟悉国家劳动法律法规 熟悉国家劳动法律法规 职业道德 义（平静的心态、不过分炫耀） 信（讲信用、尽全力办到） 勇（毫不畏惧、克服困难） 谋（随机应变、掌握主动） 工作能力及素质要求 合作、协调能力 决策、领导能力 组织能力 授权能力 应变能力 勇于负责 敢于求新 敢担风险 尊重他人 品 德 工作纪律(勤) 心 态 勤 恳 时间观念 工作业绩 效 率 效 果 说明：表示各项内容的权重（五个为重）。 职位说明书（三） 岗位职责 工作内容 工作指引 程序指引 制度指引 表格指引 承担责任
3、1. 接受直接上司的授权，制定工作计划，并实施； 岗位工作计划 HT-S-COP-022 / HT-S-R-061062 直接责任 2. 筹划组织各种会议，安排员工公众假日事宜； 同上 依据“人力资源管理系统”之规定执行 直接责任 3. 负责监控公司规章制度的执行情况； 同上 / / / 直接责任 4. 负责处理劳资纠纷、员工投诉/建议等问题； 同上 依据“人力资源管理系统”之规定执行 直接责任 5. 负责公司有关行政文件的打印、复印，并进行归档管理； 岗位工作计划 / / / 直接责任 6. 协调政府相关部门的关系； 部门工作计划 / / / 直接责任 7. 参加当地政府召开的有关会议，及时
4、处理（解决）会议实质性问题； 同上 / / / 间接责任 8. 建立健全行政管理制度、奖罚制度； 同上 依据“人力资源管理系统”之规定执行 直接责任 9. 负责出差人员的飞机票、车船票的订购，并安排接送； 岗位工作计划 / / / 直接责任 10. 负责办公用品、设备的采购、管理、发放； 同上 HT-S-COP-010 / HT-S-R-028035 直接责任 11. 负责会议室的管理。 岗位工作计划 / / / 直接责任 12. 负责公司办公场所环境管理； 同上 / / / 直接责任 13. 建立员工绩效考评档案，公布考评结果； 部门工作计划 依据“人力资源管理系统”之规定执行 直接责任 1
5、4. 负责统计公司员工的请假、出差事宜； 同上 / / HT-S-R-048050 直接责任 15. 一般客人的接待； 岗位工作计划 / / / 直接责任 16. 负责征订报刊、杂志； 部门工作计划 / / / 直接责任 17. 监督下属的工作； 岗位工作计划 / / / 直接责任 18. 负责上级交办的其他工作。 同上 / / / 直接责任 职位说明书（四） 工作标准 项目 标 准 检查人 目标 保证行政、后勤系统的正常运作。 综合部经 理 仪表 男:衬衣、领带、西装套服(依季节而定)、皮鞋、袜子、工作牌。 女: 戴工作牌，以大方、庄重为主。 言行 持重、亲和为主。 工作 1. 每月3日前递
6、交当月岗位工作计划； 2. 随时了解各部门对公司在后勤保障方面的需求，做到当天问题当天处理； 3. 对员工的奖惩参照工作指导书中的标准； 4. 每天对公司员工的工作纪律进行一次检查，并予以记录和公布； 5. 每月28日对公司员工进行业绩考评，30日公布考评结果； 6. 每周六收集员工的建议、投诉、资料及信件，递交相关上司分析，并在3日内作出处理； 7. 每月10日对公司行政文档资料进行一次稽核，并做好记录； 8. 每月4日前递交当月的办公文具/用具的采购计划，经上级批准后进行采购； 9. 每年底前递交次年的报刊、杂志征订计划，经上级审批后并实施征订； 10. 掌握公司高层管理人员的名片使用情况
7、，在最后30张时予以印刷； 11. 在召开大小会议时,要提前30:00分钟布置好会场； 12. 对公司各部门的办公设备予以登记，并在每月的30/31日进行一次盘点； 13. 对政府有关规定，按政府要求时间贯彻落实； 14. 与外单位接触，做到有礼有度，公司保密级以上信息不对外透露； 15. 每月底统计公司员工的请假、出差报告，交财务部给员工计算工资； 16. 每月28日前递交当月岗位工作总结报告。 职位说明书（五） 资源配置 类 别 清单 指 引 办公设备 配套设施（详见办公设备/用具清单） 发放岗位：行政主办 损坏赔偿：照价赔偿 通讯工具 无 配备岗位： 费用标准： 损坏赔偿： 信息 详见网
8、络信息资源共享标准 管理岗位：行政主办 利用办法：查询 应酬 详见xx科技接待/差旅费用一览表 费用标准： 培训 详见xx科技培训计划/一览表 安 排：人力资源部 附一：行政主办的工作指导书 一、 办公文具管理： & 每月月底统计各部门办公用品月需求计划、参考现有存量，填写请购单，按管理人员责权划分表规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。 & 文具的领用，由各部门统一领用，并填写办公用品领用表，由行政主办统一保管。 & 业务使用类文具领用时，需以文具领用卡领用，文具领用卡每部门一张，由行政秘书保管。 & 严禁员工将公司文具用品拿回家里私用。 & 文具用品超过目标额时，需提出检查报告说明原因
9、及改善方法，并列入每月业绩评价目标的得分。 & 正常消耗性文具用品如原珠子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等用完需再领用时，以旧原珠笔或空盒容器等换领。 二、 固定办公用品管理： & 办公室固定用品（如办公桌椅、文件柜等）： 采购：根据需要，填写采购申请单，按管理人员责权划分表规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。 分发：同级别的员工配发统一。 清单：凡配发的办公用品均需填写办公用品清单一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。 损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。 & 通讯工具（如移动电话、呼机、电话机、传真机等）： 采购：根据公司资源配置通讯工具配置等级填写采购申请单，按管理人
10、员责权划分表规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。 分发：同级别的员工统一配发。 清单：凡配发的办公用品均需填写办公用品清单一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。 损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。 & 附加设施（如电脑等）： 采购：根据公司资源配置通讯工具配置等级填写采购申请单，按管理人员责权划分表规定审批，而后采购，并按报销流程办理报销手续。 分发：同级别的员工配发统一。 清单：凡配发的办公用品均需填写办公用品清单一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。 损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。 三、 报刊杂志的征订管理： & 需求：每年年底充分了解
11、公司主要负责人和各部门对报刊杂志的需求，填写采购申请单，按管理人员责权划分表规定审批，而后征订。 & 征订：按照邮局报刊、杂志征订规则办理征订手续，征订单存档以便查证，并按报销流程办理报销手续。 & 分发：按负责人、各部门征订需求分发。 & 整理保存：定期收集阅读后的主要报刊、杂志，统一保存，建立公司技术资料库。 & 损坏处理：对主要的报刊、杂志如果出现损坏，按规定进行处理。 四、 常用表格：第 季( 月)文具用品需求计划表、文具用品一览表、 文具领用卡、 月文具领用统计表、办公室固定资产清单、 固定办公用品损坏处理(意见)单、征订单。 附二：行政主办采购工作指导书 一、 目的：对采购作业进行
12、指导，使采购作业有序进行。 二、 范围：适用于公司所有办公用品的采购作业。 三、 请购： & 综合部行政主办：负责公司所有办公用品的采购。 & 请购单的开具与呈交： 请购人员依据办公和工程项目的需要，作出办公用品的预算（预算时一定查看库存情况），预算出请购的数量，并填写采购申请单，并呈报相关部门审批。 采购申请单应注明办公用品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。 采购申请单经审批后，实施采购。 需用日期相同且属同一供方供应的办公用品，行政主办应同时采购。 紧急请购时，由请购部门在采购申请单的备注栏中说明原因，并注明“紧急采购”的标记。 & 免开采购申请单部分： 如下物资或物品可免开采购申
13、请单，列举如下： A、 祝贺用物品：请帖、花篮、礼物等。 B、 招待用品：饮料、香烟等。 C、 书籍、杂志、报刊、名片等。 D、 各类财务单据。 零星采购及小额零星采购材料项目。 & 请购核定权限： 请购物质/商品额度的核定权限按管理人员责权划分表之规定执行。 四、 采购： & 采购方式：除一般采购作业方式外，采购部门可依办公用品使用及采购物性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 集中计划采购：凡具有共同性的办公用品，须以集中计划办理采购较为有利，可核定办公用品项目，请购部门依计划提出请购，行政主办定期集中办理采购。 长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大办公用品，行政主办应事先选定厂商，议
14、定长期供应价格，请购部门的采购申请单经批准后，通知供方提供。 & 询价、比价、议价： 接到请购单后应依办公用品的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供方提供的资料，除经核准得以电话询价之外，还需选择三家以上的供方进行询价、比价、议价。 若供方报价的规格与请购办公用品规格略有不同或属代用品，应附资料并在采购申请单上注明，并知会使用部门或请购部门签注意见后呈报批准。 对于供方的报价资料经整理后，应深入分析，以电话或面谈等方式向供方议价。 接到请购部门以电话联络需紧急采购的办公用品，应立即先行询价、议价，待接到采购申请单后，按正常采购程序优先办理。 & 核定： 询价、比价、议价完成后，在采购申请单上
15、详细填写询价或议价结果及确定订购供方、交货期限经审核，并按“请购核定权限”呈报批准。 & 订购： 接到经批准的采购申请单后应以订购，并以传真确定交货（到货）日期，同时要求供方在送货单上注明采购申请单单编号及包装方式。 若属分批交货者，应在采购申请单上写明分批次数及格数量。 使用暂借款采购时，应在采购申请单上注明暂借款采购，以便识别。 五、 采购进度控制： 在实施采购的过程中，以办公用品采购进度控制表控制采购进度。 未能按既定进度完成作业时，应及时与供方商议处理，并预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。 六、 整理付款： 应按照已完成的采购申请单连同进货检验报告送财务部，经与发票核对无误，方可付款。 财务部应按付款管理规定办妥付款手续。如为分批交货者，供方须交完办公用品后，并经检验合格方可办理付款手续。 短交或不足者，应依照实收数量，进行付款。 超交者，应经部门经理核准后，依照
