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1、在工作当中使用电子表格Excel 2003来处理数据将会更加迅速、方便,而在各种电子表格处理软件中,Excel 2003以其功能强大、操作方便著称,赢得了广大用户的青睐。虽然Excel 2003使用很简单,不过真正能用好Excel 2003的人并不多,我们中有很多人一直停留在录入数据的水平,本次讲座将向老师们介绍一些经常使用的技巧,掌握这些技巧将会大大提高大家的工作效率。,1、输入数值数据应注意以下几点: 负数的输入:可用()的形式,如(50)表示50; 分数的输入:为了与日期相区别,应先输入“0”和空格,如输入0 1/2可得1/2,如在1/2前不输入“0”和空格,结果就是1 月2日。 当输入
2、的数据长度超过单元格的列宽或超过15位时,数据将以科学记数法形式表示;例如(7.89E+08)。 在单元格中显示的数据一律默认为右对齐。用户可以自定义对齐格式。,2、日期和时间数据 Excel 2003内置了一些日期和时间的格式,当输入的数据与这些格式相匹配时,Excel将把它们识别为日期型数据。例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm(am/pm)”等都是Excel常用的内置格式。 当输入数据08/11/16被理解为2008年11月16日。如果要输入当天的日期,按Ctrl+;键;如果要输入当前的时间,按Ctrl+Shift+:键,3、文本数据 对于全部由数字组成的文本数据
3、,输入时应在数字前加一西文单引号(),使Excel将文本与数值区别。例如邮政编码411201,输入时应键入411201。 若在公式中夹有文本数据输入时必须用西文双引号将文本部分括起,并用“&”符号连接。 例如:=5+6&”元”,在单元格中显示结果为11元。,4、系列数据自动填充 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己
4、经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签, 在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李四,王五),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。方法:通过“编辑”菜单中的“填充”命令或用鼠标拖动“自动填充柄” 来完成。,5、单元格地址 Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。指定一个单元
5、格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”,例如:“$B$6”。 当一个工作簿文件可以有多个工作表,为了区分不同的工作表中的单元格,要在地址前面增加工作表的名称。不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式,前面还需要加上工作簿的名称。 例如:Book1Sheet1!B6指定的就是“Bookl”工作簿文件中的“Sheet1”工作表中的“B6”单元格。,6、引用运算符 包括:冒号、逗号、空格,其中 “:”为区域运算符,如C2:C10 “,”为联合运算符,如(B5, C2:C10) 空格为交叉运算符,产生对同时隶属于两个引用的单元格区 域的引用,如(B5:E10 C2:D8)表示C5:D8区域。 使
6、用公式有一定的规则,即必须以“”开始。为单元格设置公式,应在单元格中或编辑栏中输入“”,然后输入所设置的公式。 例如:“(C4+D4+E4)/3”表示将C4、D4、E4三个单元格中的数值求和并除以3,把结果放入当前单元格中。,7、快速复制公式 复制是将公式应用于其它单元格的操作,最常用的有以下几种方法: 一是拖动制复制。操作方法是:选中存放公式的单元格,移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时,按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动,至数据结尾完成公式的复制和计算。 也可以输入复制。操作方法:选中需要使用该公式的所有单元格,用上面介绍的方法输入公式,完成后按住Ctr
7、l键并按回车键,该公式就被复制到已选中的所有单元格。(大家想想Alt+Enter有什么功能) 还可以选择性粘贴。操作方法是:选中存放公式的单元格,单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格,在选中区域内单击鼠标右键,选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令,单击“确定”,公式就被复制到已选中的单元格。,8、快速显示单元格中的公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的,如果想要快速知道每个单元格中的公式形式,可以这样做:用鼠标左键单击“工具”菜单,选取“选项”命令,出现“选项”对话框,单击“视图”选项卡,接着设置“窗口选项”栏下的“
8、公式”项有效,单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示,再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。,9、自动调整小数点 如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中,如果录入前先进行下面的设置,将会使你的输入速度成倍提高。 单击“工具”菜单中的“选项”,然后单击“编辑”选项卡,选中“自动设置小数点”复选框,在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此,我们键入“2”单击“确定”按钮。 完成之后,如果在工作表的某单元格中键入“4”,则在你按了回车键之后,该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了。此时如果你在单元格中键入的是“8
9、888”,则在你结束输入之后,该单元格的数字自动变为“88.88”。,10、用“自动更正”方式实现快速输入 使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误,也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目:首先,选择“工具”中的“自动更正”命令;然后,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“本校”,在“替换为”框中键入要替换的内容“湖南科技大学”;最后,单击“确定”退出。以后只要输入“本校”,“湖南科技大学”则整个名称就会输到表格中。,11、用下拉列表快速输入数据 如果你希望减少手工录入的工作量,可以用下
10、拉表来实现。创建下拉列表方法为:首先,选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域;接着,选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令,从有效数据对话框中选择“序列”,单击“来源”栏右侧的小图标,将打开一个新的“有效数据”小对话框;接着,在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据,项目和项目之间用逗号隔开,比如输入“工程师,助工工程师,技术员”,然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框;最后单击“确定”即可。,12、“Shift拖放”的妙用 在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时,同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘
11、,直至出现拖放指针箭头“”,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工“状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作,非常方便。(大家注意比较Ctrl+拖放,拖放,Shift拖放区别),13、巧用IF函数 (1)设有一工作表,C1单元格的计算公式为:=A1B1,当A1、B1单元格没有输入数据时,C1单元格会出现“DIV0!”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观,特别是在报表打印时出现“DIV0!”的信息更不是用户所希望的。此时,可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为:=IF
12、(B1=0,A1B1)。这样,只有当B1单元格的值是非零时,C1单元格的值才按A1B1进行计算更新,从而有效地避免了上述情况的出现。 (2)设有C2单元格的计算公式为:=A2B2,当A2、B2没有输入数值时,C2出现的结果是“0”,同样,利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下:=IF(AND(A2=,B2=),A2B2)。这样,如果A2与B2单元格均没有输入数值时,C2单元格就不进行A2B2的计算更新,也就不会出现“0”值的提示。 (3)设C3单元格存放学生成绩的数据,D3单元格根据C3(学员成绩)情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充,D3的计
13、算公式为:=IF(C360,“不及格”,“及格”)。,14、如何避免Excel中的错误信息 在Excel中输入公式后,有时不能正确地计算出结果,并在单元格内显示一个错误信息,这些错误的产生,有的是因公式本身产生的,有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息,并提出避免出错的办法。 )错误值: 含义:输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大,使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法,出现了负值。 解决办法:增加列的宽度,使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的,可以改变单元格的格式,比如改为文本格式,结果为负的时间量。,)错误值:DIV/0! 含义
14、:试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况:除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。,)错误值:VALUE! 含义:输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符,或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式,都将产生错误信息VALUE!。 解决办法:这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如,单元格C4中有一个数字或逻辑值,而单元格D4包含文本,则在计算公式=C4D4时,系统不能将文本转换为正确的数据类型,因而返回错误值VALUE!。,)错误值
15、:REF! 含义:删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法:恢复被引用的单元格范围,或是重新设定引用范围。 )错误值:N/A 含义:无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时,用户可以在单元格中输入#N/A,以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办法:在等待数据的单元格内填充上数据。,)错误值:NAME? 含义:在公式中使用了Excel所不能识别的文本,比如可能是输错了名称,或是输入了一个已删除的名称,如果没有将文字串括在双引号中,也会产生此错误值 解决办法:如果是使用了不存在的名称而产生这类错误,应确认使用的名称确实存在;如果是名称,函数名拼写错误应就改正过
16、来;将文字串括在双引号中;确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(:)。例如:SUM(C1:C10)。 注意将公式中的文本括在双引号中。,)错误值:NUM! 含义:提供了无效的参数给工作表函数,或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。 解决办法:确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小,就要修改公式,使其结果在-110307和110307之间。 )错误值:NULL! 含义:在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点,但这两个范围没有公共单元格。比如输入:“=SUM(A1:A10 C1:C10)”,就会产生这种情况。 解决办法: 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”在Excel中输入或编辑公式后,有可能不能正确计算出结果,Excel将显示一个错误信息,引起错误的原因并不都是由公式本身有错误产生的。下面我们将介绍五种在Excel中常出现的错误信息,以及如何纠正这些错误。,