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1、在工作当中使用电子表格Excel 2003来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel 2003以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然Excel 2003使用很简单，不过真正能用好Excel 2003的人并不多，我们中有很多人一直停留在录入数据的水平，本次讲座将向老师们介绍一些经常使用的技巧，掌握这些技巧将会大大提高大家的工作效率。,1、输入数值数据应注意以下几点： 负数的输入：可用（）的形式，如（50）表示50； 分数的输入：为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入0 1/2可得1/2，如在1/2前不输入“0”和空格，结果就是1 月2日。 当输入
2、的数据长度超过单元格的列宽或超过15位时，数据将以科学记数法形式表示；例如（7.89E+08）。 在单元格中显示的数据一律默认为右对齐。用户可以自定义对齐格式。,2、日期和时间数据 Excel 2003内置了一些日期和时间的格式，当输入的数据与这些格式相匹配时，Excel将把它们识别为日期型数据。例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm（am/pm）”等都是Excel常用的内置格式。 当输入数据08/11/16被理解为2008年11月16日。如果要输入当天的日期，按Ctrl+；键；如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：键,3、文本数据 对于全部由数字组成的文本数据
3、，输入时应在数字前加一西文单引号（），使Excel将文本与数值区别。例如邮政编码411201，输入时应键入411201。 若在公式中夹有文本数据输入时必须用西文双引号将文本部分括起，并用“&”符号连接。 例如：=5+6&”元”，在单元格中显示结果为11元。,4、系列数据自动填充 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己
4、经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王五），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。方法：通过“编辑”菜单中的“填充”命令或用鼠标拖动“自动填充柄” 来完成。,5、单元格地址 Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。指定一个单元
5、格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如：“$B$6”。 当一个工作簿文件可以有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在地址前面增加工作表的名称。不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式，前面还需要加上工作簿的名称。 例如：Book1Sheet1!B6指定的就是“Bookl”工作簿文件中的“Sheet1”工作表中的“B6”单元格。,6、引用运算符 包括：冒号、逗号、空格，其中 “：”为区域运算符，如C2:C10 “，”为联合运算符，如(B5, C2:C10) 空格为交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区 域的引用，如(B5:E10 C2:D8)表示C5:D8区域。 使
6、用公式有一定的规则，即必须以“”开始。为单元格设置公式，应在单元格中或编辑栏中输入“”，然后输入所设置的公式。 例如：“（C4+D4+E4）/3”表示将C4、D4、E4三个单元格中的数值求和并除以3，把结果放入当前单元格中。,7、快速复制公式 复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法： 一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。 也可以输入复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctr
7、l键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。（大家想想Alt+Enter有什么功能） 还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。,8、快速显示单元格中的公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“
8、公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。,9、自动调整小数点 如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。 单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。 完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了。此时如果你在单元格中键入的是“8
9、888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。,10、用“自动更正”方式实现快速输入 使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“本校”，在“替换为”框中键入要替换的内容“湖南科技大学”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“本校”，“湖南科技大学”则整个名称就会输到表格中。,11、用下拉列表快速输入数据 如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下
10、拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。,12、“Shift拖放”的妙用 在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘
11、，直至出现拖放指针箭头“”，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工“状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。（大家注意比较Ctrl+拖放，拖放，Shift拖放区别）,13、巧用IF函数 （1）设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“DIV0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“DIV0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为：=IF
12、（B1=0，A1B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。 （2）设有C2单元格的计算公式为：=A2B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=，B2=），A2B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。 （3）设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计
13、算公式为：=IF(C360，“不及格”，“及格”)。,14、如何避免Excel中的错误信息 在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。 ）错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。,）错误值：DIV/0! 含义
14、：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。,）错误值：VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值VALUE!。,）错误值
15、：REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。 ）错误值：N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。,）错误值：NAME? 含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过
16、来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。,）错误值：NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-110307和110307之间。 ）错误值：NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。 解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”在Excel中输入或编辑公式后，有可能不能正确计算出结果，Excel将显示一个错误信息，引起错误的原因并不都是由公式本身有错误产生的。下面我们将介绍五种在Excel中常出现的错误信息，以及如何纠正这些错误。,
