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1、大学生项目管理通识教程,第三章,第一节 项目需求分析 第二节 项 目 章 程 第三节 项 目 经 理 第四节 项目干系人 第五节 案例：白忙活的问卷调查,大学生项目管理通识教程,第一节 项目需求分析,一、 引言 二、需求分析的工具SWOT分析 三、从需求分析到项目启动 四、 征求项目建议书,大学生项目管理通识教程,一、 引言,上一章讨论过项目管理的五大过程组，即启动、计划、实施、监控和收尾。项目启动阶段的第一项任务就是正确识别需求。只有了解了用户的真正需求，才能确保你将完成的项目能满足用户的需求，让用户满意。像前文的ERP沙盘比赛项目，林晓军同学就必须弄清楚项目发起人(天源公司和三州大学)的真
2、正需求，即他们为什么要做这个项目？他们对这个项目的真正利益追求是什么？ 做任何项目，都要考虑其目的所在。作需求分析，不是简单地让发起人(用户)告诉你他们的需求，更重要的是你应该发现问题，寻找机会，开发出他们的需求。要知道，发起人(用户)不一定说得清、说得全他们的真正需求，他们可能只是模糊地知道自己的需求。例如，某公司看其它公司都建了自己的网站，因此也想建立网站，创建电子平台来推销自己的产品。但如果你问他具体的要求是什么，他又说不清楚。这种情况就需要你进一步与用户沟通，了解并确定用户的需求。 确定需求，是项目启动的前提条件。成功的项目经理一定要学会在与用户沟通中，发现问题并寻找解决方案，从而创造
3、项目机会，引导用户正式发起项目，为项目提供资金。如果用户知道某个项目能够满足他的某个重要需求，他当然就愿意提供资金了。也可以这么说，项目是谈出来的。,大学生项目管理通识教程,二、需求分析的工具SWOT分析,图3-1 SWOT改进策略对峙矩阵,大学生项目管理通识教程,二、需求分析的工具SWOT分析,图3-2 SWOT项目产生模型,大学生项目管理通识教程,三、从需求分析到项目启动,任何个人或组织都有需求，有需求就会产生项目，满足需求的过程就是一个项目的实现过程。有用户需求，才会有项目产生；有了满足各种用户需求的一系列项目，个人或组织的战略才能得以实现。 从理论上说，有需求就可以做项目。但是，做项目
4、是需要资源的，而个人或组织的资源总是有限的。所以，事实上，往往不可能有需求就立即启动项目。个人或组织的需求是非常多的，因此就需要对需求的轻重缓急作进一步分析，以便集中资源满足那些最急迫、最重要的需求。 要弥补劣势，你只能一个一个地弥补；要抓住机会，你也只能一个一个地抓。有些个人或组织，并不是被外界的威胁打败，而是被外界的机会打败的。机会太多了，应接不暇，他们想要抓住所有机会，结果却一个也没有好好抓住，还把资源耗费精光。 大学生们尽管精力充沛，时间充裕，但也必须认真考虑如何把精力和时间花在最有价值的事情上，否则，很有可能大学四年就在碌碌无为中度过。碌碌无为，并不一定是什么事都没有做，也可能是做了
5、太多的事情，却一件都没有做成。要知道，做成一件事，比不成功地做了许多事，要有意义得多。做一件成一件，你的信心会与日俱增；反之，做几件败几件，你的信心会跌入谷底。,大学生项目管理通识教程,四、 征求项目建议书,无论个人或组织，总有些需求要依靠别人或其他组织的力量来得到满足。例如，市场电力供应不足，电力公司有了建设新电站的需求，就需要依靠外面的设计公司来设计电站，依靠外面的施工企业来建设电站。要借助外部的力量来满足自己的需求，就需要向外界征求项目建议书，也就是请其他人或组织为你编制一个或几个可行的、能有效满足需求的方案。 征求项目建议书，通常要向外界发布“建议邀请书”(Request for Pr
6、oposal，简称RFP)，邀请有关个人或组织提交方案。取决于实际需要，RFP的发放范围可宽可窄。当然，对于自己发起，又是自己计划与实施的项目，就不需要发布RFP。 准备RFP的过程就是项目需求的沟通过程，即把自己的需求准确地以书面形式传递给项目的潜在承建方。一份优秀的RFP，能让承建方充分了解用户真正的、具体的需求。只有在这样的RFP的基础上，才能产生全面、合理、充分响应用户需求的建议书。例如，一份简单要求承建方提交盖房子或建网站的建议书的RFP，是不够具体的。承建方不知道用户要建哪一种房子或建什么样的网站，就无法有效地准备建议书。即便是随意准备了，也很可能不符合用户的意图。,大学生项目管理
7、通识教程,第二节 项 目 章 程,一、什么是项目章程 二、项目章程的主要内容 三、项目章程的相关问题,大学生项目管理通识教程,一、什么是项目章程,图3-3 项目章程指导项目计划,大学生项目管理通识教程,二、项目章程的主要内容,(一)项目目的 (二)项目目标 (三)项目权责 (四)里程碑事件(管理检查点) (五)主要可交付成果 (六)主要的约束条件和假设条件 (七)项目章程的批准,大学生项目管理通识教程,(一)项目目的,项目目的说明为什么要做这个项目。例如，研发新产品项目，可能是为了在新产品研发成功并投向市场之后，能给公司带来百分之几的利润增长。项目的目的，通常与一定的需求紧密相连。 做任何事情
8、都要有目的。目的明确清晰，特别有助于把事情做成功。读小学时，老师经常告诉你要端正学习目的，刻苦学习，将来如何如何。明确的学习目的和坚定的学习信念，使你一步一步走进了大学的殿堂。对于那些需要项目干系人投入大量资金与时间的项目来说，目的的明确更是非常重要，他们要清楚投入这么多资源究竟是为什么。,大学生项目管理通识教程,(二)项目目标,项目目标也就是三重制约所表示的项目要求，包括范围、时间、成本和质量。项目范围是指项目的任务范围。做项目时，一定要清楚应当做什么，不应当做什么，这就是工作范围。做范围内的事，而且只做范围内的事，才能保证在规定的时间、成本和质量下完成项目任务。项目章程中，一定要有项目范围
9、描述，尤其要特别指出那些容易被误认为是项目的一部分，而实际不是的内容。项目范围扩大，就意味着项目成本要增加。如果你随便答应客户增加一些内容，扩大了项目范围，那么，多出来的项目成本由谁来承担呢？ 项目时间是指项目的开始和结束时间，可以用项目章程的发布时间作为项目的开始时间，项目的结束时间则根据实际需要明确规定。项目必须在规定的时间内完成。 项目成本是指准备花多少钱来完成既定的项目任务。项目成本既要包括在项目上发生的所有直接和间接成本，也要包括用于应对风险的应急资金。 项目质量是指项目要达到什么质量标准，以便项目成果能发挥既定的功能，满足既定的需求。以大学读书为例，大学四年的学习，可以当成一个项目
10、去运作。学校为大家规定了基本的项目范围、时间和成本要求，也规定了基本的质量要求。四年时间，对每一位同学都是一样的；所花费的成本，也差不多。但是，即便在顺利毕业的学生之间，学习质量的差别也会很大。对你自己的读书项目，要在启动时就规定较高的质量标准，使自己有一个大“奔头”。 因为编制项目章程时许多情况还不明了，所以项目章程对项目范围、时间、成本和质量的规定，通常是比较概括性的，留有比较大的余地。例如，对成本目标，可以规定一个区间(如本项目在50万80万元之间完成)，而不是一个准确的数字。,大学生项目管理通识教程,(三)项目权责,项目章程必须清楚定义解决问题的权责和机制。至少要考虑以下三个方面： 第
11、一，项目发起人(高级管理层)应当为项目提供什么支持和组织资源。项目发起人(高级管理层)的支持，是项目顺利实施所必需的。项目章程中应该尽可能明确他们将对项目提供的支持和资源。 第二，必须指定一位项目经理并赋予其计划、实施和监控项目的权责。项目经理是受项目发起人(高级管理层)委托，对项目成功负责任的人。项目章程中要明确规定谁是项目经理，项目经理拥有什么权力和责任。 第三，必须明确主要的项目干系人的权责，特别是他们必须给项目提供的支持。项目章程是协调项目干系人之间的关系和利益的正式文件，需要明确合理机制来保证项目经理权责的落实，保证项目的顺利实施。,大学生项目管理通识教程,(四)里程碑事件(管理检查
12、点),可以按某些重大事件，把项目计划与实施过程划分为几个阶段。这些事件就是里程碑，标志着某个阶段的结束。例如，上一门课，期中考试的完成，通常就是一个里程碑的实现。这些里程碑通常又起“管理检查点”的作用。项目进展到某一里程碑时，高级管理人员检查项目，以便评价项目的进展情况，作出是否继续进行下一阶段的决策。项目发起人(高级管理层)通常用里程碑来监控项目进度。至于如何实现里程碑，则由项目经理及其团队自己掌控。,大学生项目管理通识教程,(五)主要可交付成果,对项目要取得的最终可交付成果和一些重要的中间可交付成果，作概括性说明。项目发起人(高级管理层)用这些可交付成果的实现情况来考核项目的范围和质量目标
13、的达成情况。,大学生项目管理通识教程,(六)主要的约束条件和假设条件,约束条件是限制项目经理及其团队的选择余地的各种条件，例如，项目场地只允许最多5个人同时工作。假设条件是假设为真实的、作为项目工作的前提条件的各种条件，例如，假设张三加入项目团队，团队将在10天内完成项目任务。如果假设条件不能实现，项目就会遇到很大的麻烦。,大学生项目管理通识教程,(七)项目章程的批准,项目章程专门有一个供签字的部分，项目发起人(高级管理层)在上面签字，表明对项目章程的批准。,大学生项目管理通识教程,三、项目章程的相关问题,(一)项目经理的作用 (二)项目章程的作用 (三)项目章程的变更 (四)项目章程的批准,
14、大学生项目管理通识教程,(一)项目经理的作用,项目经理最好在项目启动阶段就到位，负责项目章程的起草工作。项目经理需要根据项目发起人(高级管理层)的意图，并考虑其他主要项目干系人的需求，来起草项目章程。在起草过程中，项目经理需要与发起人(高级管理层)、主要干系人进行有效沟通。虽然项目启动是由项目发起人(高级管理层)完成的，但是项目经理应该参与其中，以便用其项目管理专业技能保证项目有一个好的开始。,大学生项目管理通识教程,(二)项目章程的作用,项目章程的发布，标志着项目的正式启动。项目章程给项目一个合法的地位，明确项目的总体目标，明确项目经理及其权责，明确启动项目的理由等。除此以外，还要强调，项目
15、发起人(高级管理层)和其他主要项目干系人应该通过项目章程对项目进行总体控制，并且用项目章程来规范自己的行为，避免随意对项目施加影响，干扰项目工作。,大学生项目管理通识教程,(三)项目章程的变更,项目章程最好在整个项目期间保持不变。如果实在要修改，只有批准项目章程的人才有权修改。项目章程不宜太具体，以防很小的项目变更就导致要修改项目章程。当然，项目章程也不能太粗，以免起不到应有的指导作用。项目章程应该粗简得当。,大学生项目管理通识教程,(四)项目章程的批准,项目章程不一定是某一个人签发的，可以是几个甚至许多人联合签发的。后一种情况，是因为有几个甚至许多发起人。例如，2000年启动的中英性病艾滋病
16、防治合作项目，就是由英国国际发展部和中国的10个部委联合发起的。在由多个组织联合发起的项目上，如何协调和兼顾他们之间的项目要求，是项目经理面临的艰巨任务，因为他们之间的要求或多或少存在矛盾。,大学生项目管理通识教程,第三节 项 目 经 理,一、项目的唯一责任点 二、项目经理是通才而不是专才 三、从工程师到管理者的转变 四、如何转变心态,大学生项目管理通识教程,一、项目的唯一责任点,项目经理是对在规定范围、时间、成本和质量下完成项目任务，向项目发起人(高级管理层)负最终责任的人。 任何一个项目的成功，都离不开项目经理带领团队所做的各种努力。作为项目的负责人，项目经理要对项目进行全面计划、组织、协调和实施。特别需要强调的是，项目经理通常是项目的唯一责任点，对成功完成项目向项目发起人(高级管理层)负最终责任。唯一责任点，是项目管理中特别强调的。不仅整个项目要有唯一责任点，其中的每一项工作也要有唯一责任点。,大学生项目管理通识教程,二、项目经理是通才而不是专才,一个学生读书好，首先要具有一定的智商。大凡读书好、成绩佳的学生，他们的智商都不低。在学校里，经常组织各项活动的学生干
