《标准书号78-79 308-07810 信息与档案管理 第三章 信息处理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《标准书号78-79 308-07810 信息与档案管理 第三章 信息处理（44页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、信息与档案管理,作者：贺存乡,责任编辑：葛娟 出版日期：2011年8月 IDPN: 308-2011-33 课件章数：10,第三章 信息处理,章节标题,第一节 信息整理 第二节 信息传递 第三节 信息存储,学习目标,技能要求 对信息进行系统整理 对信息进行有效传递 对信息进行有序存储 知识要求 信息工作程序 信息整理、传递、存储的基本知识,第一节 信息整理,案例分析 王萍到办公室做秘书后，工作非常认真，凡是工作活动中产生、形成的信息材料都会收集起来，存放在抽屉里。 日积月累，信息材料已经充满了王萍的好几个抽屉。 一天，上司要查阅一份市场调查报告，王萍望着几抽屉的信息真有些不知所措，翻来翻去怎么
2、也找不到，急得满头大汗。 看到这情景，上司对王萍说：信息要收集，但也要妥善处理，不然你很快就会被“文山”所淹没。 王萍点点头。 从此，王萍十分重视对积累信息的整理工作。,第一节 信息整理,案例分析 办公室每天都会产生形成信息，秘书应根据工作性质或内容对信息进行分类，以便信息的查找利用，使信息发挥更大的作用。 要对信息材料进行选择，只有具有价值的、对日后工作活动有凭证参考作用的信息材料才保存。 实际上，有些信息在完成一项工作之后就失去了它的价值，可以销毁。 王萍注意了信息的收集，但忽视了对信息的整理。,第一节 信息整理,一、信息整理的含义 信息整理是指对收集到的大量的原始信息进行鉴别、筛选、综合
3、分析、编写等。 二、信息整理的方法,第一节 信息整理,第一节 信息整理,一、信息工作程序,第一节 信息整理,二、信息分类的含义及步骤 （一）信息分类的含义 信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地将它组织起来的一种科学方法。 （二）信息分类的步骤 、 辨类 、 归类,第一节 信息整理,三、信息校核范围 信息核实的范围包括信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。,第一节 信息整理,注意事项 一、分类要注意的问题 （一）遵循一定原则 （二）利用颜色、标签区分类别 （三）建立交叉参照卡,第一节 信息整理,二、鉴别要注意的问题 、 通过鉴别，确定原始信息
4、资料的性质。 、 通过鉴别，确定原始信息资料的使用价值。 、 通过鉴别，确定原始信息资料的可靠性、真实性。,第一节 信息整理,三、筛选要注意的问题 、 剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息； 、 注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息； 、 注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息； 、 分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息； 、 注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息； 、 坚持信息数量和质量的统一。,第一节 信息整理,四、校核要注意的问题 、 各种校核方法可以互相补充，结合使用； 、 要综合运用自己的知识和经验能力，提高校核信息的
5、能力，透过现象看本质，保证信息的真实、可靠。,第二节 信息传递,案例分析 有一次 ， 张力接待了一位有业务往来的客户。 在交谈中 ， 客人提到 ： 他刚从国外回来 ， 该国的商店里摆放着不少中国丝绸 ， 当地人很喜欢 ， 而且对中国文化非常感兴趣。 张力敏锐地感觉到 ， 这是很有用的信息 ， 于是向对方详细了解了有关具体情况。 送走客人 ， 张力立即将此信息汇报给上司 ， 并建议企业生产反映中国民俗的丝绸产品 ， 到国外开辟市场。 事实证明 ， 张力的建议是正确的。,第二节 信息传递,一 、 信息传递的基本形式 （一）信件,第二节 信息传递,（二）备忘录,第二节 信息传递,（三）通知或告示 （
6、四）传阅单 （五）企业内部刊物 （六）新闻稿 （七）新闻发布会 （八）声明,第二节 信息传递,（九）直接邮件 、 优点 （）发送多页文档比电子方式便宜 ； （）收到的纸面信息可归档供参考。 、 缺点 （）邮件要封装、贴邮票、送到邮局 ， 花费精力大 ； （）比电子邮件发送速度慢 ； （）邮件可能丢失或错投。,第二节 信息传递,二 、 信息传递的方法 （一）语言传递 、 优点 （）简洁、直接、快速 ； （）较少受场合地点的限制 ； （）信息反馈及时。 、 缺点 （）获得信息零乱 ； （）对信息接受者来说信息较难储存。,第二节 信息传递,（二）文字传递 人们将信息转换成文字、符号 、图像传递给信息
7、接受者。 （）柱状图,第二节 信息传递,（）饼状图 （）框图 （）流程图,第二节 信息传递,（）组织图,第二节 信息传递,（三）电讯传递 电话 传真 电子邮件 可视化辅助传递,影像,投影,展示架,展示或示范,布告栏,第二节 信息传递,一 、 信息传递的意义 、 信息只有经过传递才能实现其价值。 、 信息只有经过传递 ， 才能成为领导决策的依据、组织指挥的前提、管理控制的基础。 、 信息的传递是调查研究与信息工作的一个重要环节。,第二节 信息传递,二 、 信息传递的方向 （一）信息的内向传递 信息的内向传递是指为了进行协调和合作 ， 企业内部之间进行信息交流。 （二）信息的外向传递 信息的外向传
8、递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。,第二节 信息传递,三 、 信息传递的要素,第二节 信息传递,四 、 信息传递的要求,第二节 信息传递,注意事项 一 、 区别对象按需传递信息 二 、 做好例行信息的传递工作 三 、 加强非例行的信息传递工作 四 、 运用现代化信息传递方式,第三节 信息存储,案例分析 秘书张维丽在报纸上看到一条消息 ： 在国新办发布会上 ， 人力资源和社会保障部部长在回答本报提问时说 ， 农民工养老保险办法和城镇职工养老保险转移接续办法 ， 目前都已有初稿 ， 争取能在今年底或明年初推出。 部长透露 ： 方案给农民工两种选择 ， 在异地比较稳定就业而且长期居住
9、在工作地的 ， 可以选择城镇企业职工的养老保险。,第三节 信息存储,对流动性较强的农民工 ， 就是在单位和个人缴费比例上都要减少 ， 而单位和个人的缴费大部分计入个人账户 ， 可以携带、转移。 张维丽想到公司里也用了一些农民工 ， 觉得这是一条有用的消息。 连忙将登有该条信息的报纸保存起来 ，并拿出信息登记簿登记下来。,第三节 信息存储,案例分析 秘书在办公室工作 ， 每天都会通过各种途径接触到各种信息 ， 只要做个有心人 ， 随时记录、收藏、存储 ， 日积月累 ， 就能为自己的工作提供可靠的依据。 张维丽注意了信息的保存和登记 ， 这是信息的存储方法。 信息存储的方法和过程都有许多学问值得学
10、习。,第三节 信息存储,一 、 信息存储的方式 （一）手工存储 组成手工存储包括信息原价存储和目录、索引存储两方面。 （二）计算机存储 （三）电子化存储 （四）缩微胶片存储,第三节 信息存储,二 、 信息存储的步骤 信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程 ， 主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。,第三节 信息存储,（三）存放排列 、 时序排列法 、 来源排列法 、 内容排列法 、 字顺排列法,第三节 信息存储,（四）保管 信息的保管主要包括 ： 、 防损坏 ， 如防火、防潮、防高温、防虫害等 ； 、 防失密、泄密、盗窃等 ； 、 定期或不定期地进行清点 ， 发现存储中的问题
11、， 提高管理水平 ； 、 及时存储、更新 ， 不断扩充新的信息。,第三节 信息存储,三 、 信息存储装具与设备 （一）文件夹 、 扁平方形文件夹 、 普通文件夹 、 扁平文件夹 、 展示文件夹 、 环形文件夹 、 拉杆拱形文件夹,第三节 信息存储,（二）文件盒 （三）文件袋 （四）文件柜、架 、 直式文件柜、 横式文件柜 、 敞开式资料架、 卡片式储存柜 、 显露式文件柜,第三节 信息存储,四 、 信息存储管理系统 （一）信息集中管理系统 （二）信息分散管理系统 （三）信息计算机辅助管理系统,第三节 信息存储,一 、 信息存储的意义 （一）有利于充分利用信息资源 （二）有利于开发深层次的信息
12、（三）有利于提高秘书工作效率 二 、 信息存储的特性 （一）价值性（二）时效性 （三）科学性（四）方便性,第三节 信息存储,三 、 信息存储的载体 （一）纸质载体（二）硬盘 （三）磁带（四）光盘（五）缩微品 四 、 信息存储的要求 （一）认真筛选（二）科学分类 （三）系统完整（四）坚持不懈 （五）便于检索,第三节 信息存储,注意事项 计算机存储应采取必要的保护措施 ： （）制作备份 ； （）重要信息应制作书面备份 ； （）磁盘存放在磁盘盒中 ； （）给磁盘贴上标签以识别内容 ； （）保证磁盘不放在任何磁性物旁边 ； （）保证访问磁盘信息时 ， 需要密码 ； （）不使用外来的磁盘 ， 防止带来病毒。,本章小结,【关键概念】 信息整理 信息传递 信息存储 信息处理 信息资料 信息处理流程,
