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1、商务谈判实务 教学课件 第2章 商务谈判的准备活动 制作人:周贺来,本章引例,F公司在商务谈判前的准备活动 (内容详见教材) 点评：“凡事预则立，不预则废”，从上面的案例可以看出，F公司成功地进行了一场技术交易方面的商务谈判。其中前期准备工作非常重要。准备工作做得充分、可靠，谈判者就会增强自信，并能从容地应对谈判过程中的变化，处理好各种问题，在谈判中处于主动地位，为最终谈判成功奠定基础。,学习目标,通过本章的学习，读者应该能够： 熟悉商务谈判人员基本素质要求 掌握谈判组织的规模 与结构组成 了解商务谈判组织中的分工协作 了解谈判组织中的人员管理工作 掌握商务谈判计划制定中的内容 熟悉谈判的议程
2、安排与议题确定 掌握谈判时间与地点确定的原则 熟悉商务谈判中的物质条件准备,本章提纲,2.1商务谈判的人员准备 2.2商务谈判的组织准备 2.3商务谈判计划的制定 2.4谈判现场的具体安排 2.5 案例与讨论 2.6本章小结 2.7思考与实践,2.1商务谈判的人员准备,“事在人为”，要搞好商务谈判，必须先作好人员的准备。 因为无论是在谈判前筹划谈判方案、收集信息资料、做好各项准备工作，还是在谈判中坚持原则、精心选择策略、灵活运用谈判技巧，都离不开精明强干的谈判人员，都必须作好商务谈判的人员准备。,2.1.1商务谈判人员的素质要求,1良好的职业道德 2合理的学识结构 3健全的心理素质 4较高的能
3、力素质,2.1.2商务谈判人员的外在管理,1谈判人员的挑选 2谈判人员的培训 3谈判人员的监督 4谈判人员的激励,2.1.3商务谈判人员技能的提高,1谈判人员自身技能的测试 个人谈判能力的测试问卷 2谈判人员自身技能的开发 图2-1谈判高手的12项基本才能,2.2商务谈判的组织准备,商务谈判的内容负责，涉及面很广，往往不是一个人的知识、精力、时间所能完成的，一般均采用集体谈判的形式。因此，谈判人员的组成是一个群体。 在进行正式商务谈判之前，必须作好商务谈判的组织准备，筹建好商务谈判小组，其中的内容包括：最佳规模的确定、班子组建的原则、人员构成的情况、不同人员的协作以及谈判组织的管理。,2.2.
4、1谈判组织的最佳规模,一个成功的谈判班子，到底有多少人比较合适呢？有无一个适当的规模要求？ 在具体确定谈判队伍的规模时，需要考虑三个主要因素：第一，谈判班子的工作效率；第二，有效的管理幅度；第三，谈判所需专业知识的范围。 对于这个问题，国内外谈判专家普遍认为，谈判班子的理想规模以4人左右为宜。,2.2.2谈判组织的构成原则,在谈判组织的班子成员构成上，要遵循以下四个基本原则 ： (1) 知识互补。 (2) 性格协调。 (3) 分工明确。 (4）年龄搭配。,2.2.3谈判组织的成员结构,1全面负责的首席代表 2技术精湛的专业人员 3业务熟练的商务人员 4精通法规的法律人员 5技能娴熟的翻译人员
5、6记录人员,2.2.4谈判组织中的分工与协作,1涉及技术条款方面时的分工 2涉及法律条款方面时的分工 3涉及技术条款方面时的分工 4“主谈”与“辅谈”的协作 5“台上”人员与“台下”人员的协作,2.2.5谈判组织中的管理工作,要使谈判取得成功，不仅要组建一支优秀的谈判队伍，还要通过有效的管理，提高谈判组织的谈判能力，使整个队伍朝着正确的方向有效地工作。 谈判组织的管理包括谈判组织负责人（就是前面所说的首席代表，这里下面使用谈判组织负责人）对谈判组织的直接管理，以及高层领导对谈判过程的宏观管理两个方面。,1谈判组织负责人对谈判组织的直接管理,（1）负责挑选人员，组建谈判班子，并就谈判过程中的人员
6、变动与上层领导协调。 （2）管理谈判队伍，协调谈判队伍各成员的心理和精神状态，振奋大家的精神，处理好成员间的关系，增强队伍凝聚力，使大家在任何情况下都有高昂的士气来参加谈判。 （3）领导制定谈判执行的整体计划，确定谈判各阶段目标和战略策略，并根据谈判过程中的实际情况灵活调整。 （4）总管谈判进程，并对谈判中的具体问题做出决策，对具体的让步时间、幅度，谈判节奏的掌握，决策的时机和方案做出决策安排。 （5）负责向上级或者有关的利益各方汇报谈判进展情况，获得上级的指示，贯彻执行上级的决策方案，圆满完成谈判使命。,2 高层领导对谈判过程的宏观管理,作为企业的最高层领导，他们并不一定直接参加商务谈判的整
7、个过程，但是他们对谈判过程可以进行宏观管理。 这主要 包括如下的内容： （1）确定谈判的基本方针和要求。 （2）在谈判过程中对谈判人员进行指导和调控。,2.3商务谈判计划的制定,商务谈判计划包括: 谈判主题与目标确定 谈判策略布置和 谈判议程安排等内容。,2.3.1谈判计划的要求,1.合理性 2.实用性 4.合法性 3.灵活性,2.3.2谈判主题与目标的确定,谈判主题，就是指参加谈判的目的。不同类型的谈判主题不同，一次谈判只为一个主题服务。谈判主题的描述应简洁、明确、易懂、易记，最好可以用一句话来概括。 谈判目标是谈判主题的具体化，指明谈判的方向和本次谈判的期望,整个谈判活动都是围绕目标进行的
8、。 谈判者通常把自己所追求的目标划分为如下三个层次。 （1）理想目标，也称最优期望目标，是指谈判者希望通过谈判达成的上限目标，即己方想要获得的最高利益。 （2）现实目标，也称最低限度目标，是指谈判者期望通过谈判所要达到的最基本目标。 （3）可接受目标，是介于理想目标和现实目标之间的目标，它是谈判人员根据各种主、客观因素，经过对谈判对手全面评估，对企业利益全面考虑、科学论证后所确定的 。,2.3.3谈判策略的部署,谈判目标明确了以后，就要拟定实现这些目标所采取的基本途径和策略。谈判策略包括多种策略，如开局策略、报价策略、磋商策略、成交策略、让步策略、打破僵局策略、进攻策略、防守策略、语言策略等等
9、，其具体内容将在后续章节详细介绍。 在实际谈判过程中，要根据谈判过程可能出现的情况，事先有所准备，心中有数，在谈判中灵活运用。,2.3.4谈判议程的安排,谈判议程是指有关谈判事项的程序安排。具体包括通则议程与细则议程两个方面。 1.通则议程 （1）谈判总体时间及各分阶段时间的安排。 （2）双方谈判讨论的中心议题，尤其是第一阶段谈判的安排。 （3）列入谈判范围的各种问题，问题讨论的顺序。 （4）谈判中各种人员的安排。 （5）谈判地点及招待事宜。,2.细则议程,细则议程是己方参加谈判策略的具体安排，只供己方人员使用，具有保密性。包括以下几个方面： （1）谈判中的统一口径：如发言的观点、文件资料的说
10、明等。 （2）对谈判中可能出现各种情况的对策安排。 （3）己方发言的策略：何时提出问题？提什么问题？向何人提问？谁来提问？谁来补充？谁来回答对方问题？谁来反驳对方提问？什么情况下要求暂时停止谈判等等。 （4）谈判人员更换的预先安排。 （5）己方谈判时间的策略安排、谈判时间期限。,2.4谈判现场的具体安排,谈判现场的具体安排，就是对谈判现场中各项具体内容的计划与安排，主要包括： 谈判议题的确定 谈判时间的安排 谈判地点的选定 谈判现场的物质条件准备。,2.4.1谈判议题的确定,谈判议题就是谈判双方提出和讨论的各种问题。确定谈判议题首先要明确己方要提出哪些问题，要讨论哪些问题。要把所有问题全盘进行
11、比较和分析：哪些问题是主要议题，列入重点讨论范围；哪些问题是非重点问题；哪些问题可以忽略。这些问题之间是什么关系，在逻辑上有什么联系；还要预测对方要提出哪些问题，哪些问题是需要己方必须认真对待、 全力以赴去解决的； 哪些问题是可以根据情况做出让步；哪些问题是可以不予以讨论的。谈判议题确定好之后，要以一个项目清单的方式罗列出来，供谈判人员参考。,2.4.2谈判时间的安排,商务谈判是在特定的时间进行的。谈判时间的安排，包括谈判在什么时间举行、多长时间、各个阶段时间如何分配等等。 谈判时间的安排是商务谈判活动安排中的一个重要环节。 如果时间安排得很仓促， 准备不充分，匆忙上阵，心浮气躁，很难沉着冷静
12、地在谈判中实施各种策略；如果时间安排得很拖延，不仅会耗费大量的时间和精力，而且随着时间的推延，各种环境因素都会发生变化，还可能会错过一些重要的机遇。,在确定何时开始谈判、谈判计划多长时间结束时要考虑以下几个因素： （1）谈判准备的程度。 （2）谈判人员的身体和情绪状况。 （3）市场形势的紧迫程度。 （4）谈判议题的需要。,2.4.3谈判地点的选定,商务谈判是在特定的空间环境中进行的。谈判地点的选定会影响谈判中战略、战术的运用；同时，谈判地点与环境对谈判人员的心境也有很大影响。 商务谈判地点的选定一般有三种情况： 一是在己方国家或公司所在地谈判； 二是在对方所在国或公司所在地谈判； 三是在谈判双
13、方之外的第三个国家或第三方地点来谈判。 不同的谈判地点均有其各自的优势和劣势，需要谈判者充分利用地点的优势，克服地点的劣势，变不利条件为有利条件，并使那些有利条件变为促使谈判成功的因素。,2.4.4商务谈判的物质准备,1.谈判场所的选择 2.谈判场所的布置 3.谈判坐位的安排 4.谈判人员的食宿安排,2.4.5商务谈判中的其他准备,在商务谈判中，还有一项重要的内容商务谈判背景的调研与商务谈判信息的管理，这部分内容在第3章详细讲解。 另外，在实际参加大型商务谈判之前，商务谈判班子的成员内部可以先进行分组的模拟谈判，也就是将谈判小组成员一分为二，一部分人扮演谈判对手，并以对手的立场、观点和作风来与
14、另一部分己方谈判人员进行交锋，预演谈判的过程。 通过这种模拟谈判，一方面可以提高应对困难的能力；另一方面也能检验一下自己设计的谈判方案是否周密可行，谈判策略是否切实有效。模拟谈判的详细内容，在本书最后实训部分讲解。,案例讨论题,2.5.1因谈判人员操作不当而痛失商机 2.5.2某饮料厂出国谈判前的人员配备 2.5.3“辅谈”协助“主谈”的两个例子 （详细内容参见教材）,本章小结,本章首先介绍了商务谈判中人员与组织准备的相关知识，包括：商务谈判中人员的素质要求，商务谈判组织的最佳规模确定、班子组建原则、人员构成情况、不同人员的分工与协作，以及谈判人员与组织的管理；然后介绍了商务谈判计划制定中的相
15、关问题，包括谈判主题与目标确定、谈判策略布置和谈判议程安排等内容；最后，对谈判现场的具体安排进行了说明，内容包括：谈判议题的确定、谈判时间的安排、谈判地点的选定，以及谈判现场的物质条件准备（谈判场所的选择、谈判座位的安排以及谈判人员的食宿安排）。 通过本章学习，读者应从整体上了解商务谈判前所需要作各项准备活动的具体活动，并能认识到这些准备活动的重要性，掌握其中的一些基本原则、具体做法和注意事项。,思考与实践1,一、思考题 （1）在商务谈判开始之前，都需要作好哪些准备活动？ （2）商务谈判人员应具备哪些基本素质？对比一下，你自己已经初步具备了哪些素质？还需要做哪些努力？ （3）商务谈判人员为什么
16、要具备良好的人际交往能力？ （4）商务谈判人员的表达能力非常重要。这主要表现在哪几个方面？ （5）对于一个从事技术贸易谈判人员来讲，应该具有哪些专业知识？ （6）如何挑选商务谈判人员？应该注意哪些方面？ （7）如何开展谈判人员的培训工作？如何有效激励谈判人员？ （8）谈判队伍中的不同人员之间应该怎样分工与协作？,思考与实践2,一、思考题 （9）谈判组织中的管理工作主要包括哪些方面的内容？ （10）一个完整的谈判队伍应该是如何构成的？你感觉自己可以充当什么角色？ （11）制定谈判计划指定中需要注意哪些问题？ （12）商务谈判议程中包括具体包括哪两个方面的内容？ （13）在商务谈判中，如何选择谈判时间？ （14）在商务谈判中，选定谈判地点要遵循什么原则？ （15）在谈判准备中，需要作好哪些物质条件的准备？,思考与实践3,二、实践题 1论文撰写。请搜集相关材料，写作一篇有关商务谈判某方面准备活动的小论文，1500字左右。 2问题分析。举一个你生活中可以进行谈判的事情，然后制定一份简易的谈判计划。
