实用秘书综合实训 教学课件 ppt 作者 郭梅 主编 项目20

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1、实用秘书综合实训,模块五 综合实训,电子制作：郭梅,综 合 实 训,项目20 道路机械设备技术交流会,项目20 道路机械设备技术交流会,1熟悉技术交流会流程； 2掌握会议筹备方案的拟定方法； 3能够根据会议的性质、规格、规模等因素设置会场布局； 4提高组织与办理会议的技能。,实训目标,项目20 道路机械设备技术交流会,1小组成员一起讨论以上五项实训任务的规范、要领及注意事项，并做简要记录。 2按所承担的角色轮流进行模拟饰演。 3两名评委给每位同学分别打分，给以评价并做记录。 4负责会议人员-分三组 要根据会议日程、议程与会议预算制定详细的会议计划，如会议物品与设备使用计划、会议车辆使用计划、演

2、出方案、宴会菜单明细等，并提请相关领导审批认可。 5会议物品和礼品由专人负责采购-分两组 要列出采购清单，本着实用节约原则来制定采购数量和价位。 6会议使用的设备、安装、调试-分一组进行安排配备一定数量的技术人员进行会前的调试配齐工作。,实训要求,项目20 道路机械设备技术交流会,1实训场地：礼堂或教室-根据任务安排来布局演练格局。 2分组进行，每组可由6名同学组成，对于情景中的角色进行模拟饰演。情景中的主要人物有4名，6名同学可进行两轮饰演（以方便对比），参加模拟饰演的有4名同学，另两名同学作为评判打分。每名同学都必须参加饰演。 总负责人1人 具体操作人1人 具体操作人1人 协助会议部门或人

3、员分五组,实训准备,项目20 道路机械设备技术交流会,3会议材料的准备 陈欢列出会议所需的材料清单，向李总汇报审批后，着手准备； 根据计划与会人员名单，给每人准备一份资料，并用专用会议文件贷装好。 再次核对会议资料。为了确保每位与会人员所得的资料准确无误，在核对资料质量与数量时，要严格把关，认真细致。 会议资料在与会人员签到时分发。,实训准备,项目20 道路机械设备技术交流会,4会议辅助设施、材料的准备： 会议桌椅及演讲台； 会场装饰用品：鲜花、旗帜、会标、会徽； 笔、纸； 打印机、扫描仪、复印机； 笔记本电脑； 屏幕及投影仪； 白板及白板笔； 麦克风及镭射笔； 摄像机及照相机； 光盘及U盘；

4、 发给来宾的笔和便签纸； 会议用资料、产品样本。,实训准备,项目20 道路机械设备技术交流会,1拟订技术交流会计划、议程表 2拟写邀请函，制作签到背景板 3. 拟定技术交流会筹划方案 4制定会议费用预算 5. 拟写会议记录与会议纪要 6. 拟写会议新闻稿 参考答案 （1 2 3 4 5 6）,实训任务,任务一 制定技术交流会计划、议程表,1会议组织者会前准备职责 （1）确定会议目标和希望达成的结果； （2）决定是否召开会议； （3）准备背景资料； （4）确定会议议程； （5）邀请适当的出席者； （6）准备场地、保障会议顺利开始。,知识要点,任务一 制定技术交流会计划、议程表,2会议组织者注意事

5、项 （1）要明确此次会议的目的及需要解决的问题； （2）会议组织者要按照会议流程进行周密的安排与策划； （3）要明确会议主题与召开此次会议拟达成目的的关系； （4）议程上的每个议题之间应具有逻辑关系。由于会议时间有限，对每项议题通常应设定时限，以保证所有重要问题都不遗漏。,知识要点,任务一 制定技术交流会计划、议程表,3高效会议流程 （1）确定会议主持人； （2）确定会议目标及议程； （3）确定会议时间； （4）选择适合会议主题的会议地点； （5）确定与会人员； （6）准备适当的视听辅助设施； （7）确定达成会议目标的方法； （8）发布会议通知及会前准备事项； （9）会议记录； （10）会后向

6、与会者发布会议备忘录，落实责任。,知识要点,任务一 制定技术交流会计划、议程表,任务实施,任务一 制定技术交流会计划、议程表,任务评估,任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,知识要点,邀请函样板,任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,任务实施,任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,任务评估（未完）,任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,任务评估(续前表),任务三 拟定技术交流会筹划方案,任务实施,任务三 拟定技术交流会筹划方案,任务评估,任务四 制定会议费用预算,任务实施,任务四 制定会议费用预算,任务评估,任务五 拟写会议记录与会议纪要,1会议记录是在在会议过程中由记录人员记录会议的组织情况和具体内

7、容，要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。会议纪要是记会议大要，会议上的重要或主要言论。会议纪要人员必须使用标准的会议纪要模板来做正式记录，每次的会议纪要文档必须在会后规定时间内提交到相关部门与领导查阅。 2开会结束要及时记录会议的主要决议，并把会议相关信息填入会议卡片中，用于存档。会议卡片需要注明会议时间、地点、人员、议题、议题所需报告报表、会议待决事项、跟踪记录等信息。,知识要点,任务五 拟写会议记录与会议纪要,3要注意会议记录与会议纪要的主要区别： （1）性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。 （2）功能不同：会议记录一般不公开，无须

8、传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,知识要点,任务五 拟写会议记录与会议纪要,任务实施,任务五 拟写会议记录与会议纪要,任务评估,任务六 拟写会议新闻稿,1会议新闻稿标题一般力求具有概括性、简短性、富有吸引力。写法往往有两种： （1）单行式标题：概述式、设问式、比拟式、比喻式等； （2）双行式标题：由正、副标题组成。 2会议新闻稿正文是核心。写法有三种： （1）综述法：将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程加以概括而成。 （2）重点报道法：将会议的某个重要环节的内容或个别发言重点反映出来。 （3）摘要法：摘录代表发言的概要，供与会者参阅。,知识要点

9、,任务六 拟写会议新闻稿,任务实施,任务六 拟写会议新闻稿,任务评估,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,发 件 人：陈欢 发送时间：2009-03-17 13:03:09 收 件 人：副总经理 抄 送：总经理，大客户部经理刘强、服务部经理、销售部管理专员 主 题：3月27日会议计划 副总： 你好！关于3月27日VOLVO道路会议我认为节省和效果都很重要，计划如下：,1将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,一、时间安排： 27日下

10、午1:002:00 会务人员集合及来宾签到 2:102:20 总经理致词 2:303:00 道路机械介绍 3:003:30 文艺表演 3:403:50 交机仪式 3:504:30 设备演示及工厂参观 4:405:00 前往香格里拉大酒店 5:307:00 晚宴 28日上午 9:0011:00 高尔夫体验 12:0013:30 午宴 13:30 活动结束,1将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,二、节目安排： 共分两块 1. 会议时 只采用钢琴演奏，配合代理品牌高雅气氛。茶歇

11、时有美声歌唱。交机仪式采用“交钥匙”方式。在上面刻上产品的名称。 2. 晚宴时 节目经典热闹，配上抽奖。（红罂粟女子打击乐 弦乐宝贝 民族舞江南诗语 民歌演唱对花）。,1将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,三、背景安排： 共有三处： 1主会场 签到处有背景版，设在五楼多功能厅的楼梯口。 会议场内原武汉中南的背景墙上加字：道路机械春天之约 2样机场 待交机的设备用红绸装饰，并在旁边竖立易拉宝：产品简介 3宴会厅 安排音响，配合鼓乐表演。为省费用，各类灯光机暂不要。,1将拟写

12、好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,四、车辆安排：会议当天需一辆40座左右车辆，或者客户自带的车和公司车辆一起使用。将会议人员从会议场地送到香格里拉大酒店。 五、其他费用： 127日晚宴和28日中餐，每桌688（最低标准了） 2房费 主楼352/间或别墅（看我们预定房间的情况，早定房间可尽量住在主楼内。） 按100人会议，入住15个房间。 节目：18000 餐饮：15000（两天共15桌） 住宿：5280 预计总费用：38280,1将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划

13、给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,附件为：部分节目图片、酒店菜单方案 陈欢 - 华申工程机械设备有限责任公司 地 址：武汉市*路*号 电 话：027-858*78 传 真：027-858*78 邮 编：430200 手 机：1397*866 E-Mail:huan.chen*.com - 2009-03-17,1将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员：,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,2技术交流会议程-时间表,（未完）,参考答案

14、项目20 道路机械设备技术交流会 任务一 制定技术交流会计划、议程表,2技术交流会议程-时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,1邀请函样板,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,1邀请函样板,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,1邀请函样板,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务二 拟写邀请函、制作签到背景板,2签到表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务三 拟定技术交流会筹划方案,1会议筹备进展时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技

15、术交流会 任务三 拟定技术交流会筹划方案,1会议筹备进展时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务三 拟定技术交流会筹划方案,1会议筹备进展时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务三 拟定技术交流会筹划方案,1会议筹备进展时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务三 拟定技术交流会筹划方案,1会议筹备进展时间表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务四 制定会议费用预算,会议费用预算明细表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务四 制定会议费用预算,会议费用预算明细表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务四 制定会议费用预算,会议费用预算明细表,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务五 拟写会议记录与会议纪要,（参考答案略）,参考答案 项目20 道路机械设备技术交流会 任务六 拟写会议新闻稿,2009年华申道路机械设备技术交流会 华申道路机械设备技术交流会在公司领导的精心安排准备下并秉承着客户利益最大化的经营理念于2009年03月27日在香格里拉大酒店多功能厅隆重召开了。 参加此次技术交流会的客户来自湖北省内公路、铁路、水泥、钢铁、市政等行业单位及沃尔沃制造方专业人士，同时