《Access数据库实用教程 教学课件 ppt 作者 骆耀祖 PPT 第六章 报表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库实用教程 教学课件 ppt 作者 骆耀祖 PPT 第六章 报表（35页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第六章 报表,机械工业出版社,本章目录,6.1 报表概述,报表是Access 数据库的对象之一，不仅提供和窗体类似的查阅、新建、编辑和删除数据的方法，而且还提供打印功能，通过报表可以对数据库的数据进行进行分组、汇总和统计等综合整理，从而能够输出按用户需求的数据。,6.1.1 报表的组成,报表的结构和窗体类似，也由节组成，每个报表可以包含7个节，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚和报表页脚。 1. 报表页眉/页脚 2. 页面页眉/页脚 3. 主体 4. 组页眉/页脚,6.1.2 报表的类型,在Access中报表的主要类型主要分为以下四种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报
2、表、标签报表。,1. 纵栏式报表,纵栏式报表将数据表的每一条记录以垂直的方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。使用纵栏式报表可以创建一个或两个垂直的列，各个字段的名称都显示在该字段的左侧。,纵栏式报表的特点： 一次只显示一个记录的多个字段， 字段标题信息不是在页面页眉中， 而是在主体节中。,2. 表格式报表,表格式报表实质是一个二维表，由行和列的形式显示记录数据，通常一行显示一行记录、一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。另外，还可以在表格式报表中设置分组字段，显示分组统计数据。,3. 图表报表,图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之
3、间的关系。,4. 标签报表,标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。在Access 中，用户既可以手工设计标签，也可以利用标签向导快速生成所需的标签。,6.2 创建报表,6.2.1 使用“自动报表”创建报表 “自动创建报表”功能是一种快速创建报表的方法，分别可以创建纵栏式和表格式两种类型的报表。在设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 【实例6-1】使用“自动创建报表”方法，创建“课程-纵栏式报表”。,【实例6-2】使用“自动创建报表”方法，创建“课程-表格式报表”。
4、 【实例6-3】使用“报表向导”方法，创建“课程-报表向导报表”。 【实例6-4】使用“图表向导”方法，创建“成绩-图表报表”。 【实例6-5】使用“标签向导”方法，创建“院系-标签报表”。,6.2.2 使用“设计视图”创建报表,在Access中，若使用报表向导的方法用户可以很方便快捷地就能够创建不同类型的报表，但使用这些方法创建的报表形式和功能都比较单一，布局也较简单，往往达不到用户的需求。而使用Access 提供的报表设计视图，既可以设计出生格式与功能更完善的报表，又能对用报表向导所建立的报表进行修改，这种方法一般都能够更好地满足用户的实际需求而创建报表。,使用“设计视图”创建报表一般包含
5、以下过程：创建空白报表指定报表的数据源；添加和删除各种控件；对报表进行排序和分组；计算汇总数据；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。,【实例6-6】使用“设计视图”方法，创建“教师信息表”。,6.3 编辑报表,Access为用户提供丰富的报表编辑功能，包括设置报表格式、添加背景图案、添加日期和时间、添加分页符和页码、使用节、绘制线条和矩形等功能。报表设计视图主要为用户提供强大的自定义设置功能，不仅可以创建，还可以按用户需要编辑报表。,6.3.1 设置报表格式,Access 提供了6种预定义的报表格式，即大胆、正式、淡灰、紧凑、组织、随意。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中
6、所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性，也可以只更改部分报表或报表上的控件的外观。,6.3.2 添加背景图案,报表默认的背景是白色的，如果要想修改背景颜色，或者美化报表背景，增加报表的可视性，可以为报表添加背景图片。,6.3.3 添加日期和时间,为报表添加日期和时间是一个常用的操作，Access提供两种方法，分别如下： （1）在“设计视图”中打开相应的报表，单击“插入”菜单，选择“日期与时间”命令。在“日期与时间”对话框中，选择日期和时间格式，单击“确定”按钮。,（2）使用时间函数的方法。首先在报表上添加文本框控件，通过设置其“控件来源”的值为“=NOW（）”或者“=DATE（）”、“=TI
7、ME（）”来显示日期与时间。这种方法添加日期和时间控件位置可以安排在报表的任何节中，更方便用户的排版。,6.3.4 绘制线条和矩形,在报表设计中，有时为了达到更好的显示效果，经常还会通过添加线条或矩形来修饰版面。,6.4 报表排序和分组,报表中记录显示的顺序是与数据表的记录一致的，而数据表中记录的排列顺序默认是按照输入的先后排列。 所谓排序，就是对数据表中的记录按照一定特征或者某个字段的升序或者降序进行排列。 而所谓分组，就是把相同字段的记录排列在一起。完成报表的设计之后，可以在报表中指定按数据表中的某字段进行排序或者分组，为日后的分组统计而做准备。,6.4.1 记录排序,【实例6-7】先使用
8、“自动创建报表：表格式”方法，创建“成绩报表-排序”。并进行排序操作，按“分数”由高到低进行排序，如果“分数”相同，则按“学号”由小至大进行排序。,6.4.2 记录分组,报表分组是指将具有共同特征或字段的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以为同组记录设置汇总信息。报表记录分组的目的是为了提高报表的可读性和信息的利用率。,在设计分组报表时，关键要设计好两个方面：一是要正确设计分组所依据的字段及其组属性，保证报表能正确分组；二是要正确添加 “组页眉”和“组页脚”中所包含的控件，保证报表美观实用。 【实例6-8】先使用“自动创建报表：表格式”方法，创建“学生报表-分组”。并
9、进行分组操作，先按“政治面貌”分组，再按“性别”分组。,6.5 使用计算控件,在报表设计过程中，不仅要显示和打印输出数据表信息，经常还需做各种计算并将结果进行输出打印出来。 常用计算控件主要有文本框，或者其他有“控件来源”属性的控件。,6.5.1 报表添加计算控件,在Access中需要对报表进行计算，则需要通过添加计算控件来实现，一般通过添加工具箱中的文本框作为报表的计算控件，并在控件中直接输入相关的计算信息。 【实例6-9】通过给报表添加计算控件的方法，计算“课程-表格式报表”中的课程数，并直接在报表的页眉上显示。,6.5.2 报表统计计算,在Access 中利用计算控件进行统计计算并输出结
10、果的操作主要有两种形式：即在主体节中添加计算控件，和在组页眉/页脚或报表页眉/页脚添加计算控件。,1. 在主体节中添加计算控件 【实例6-10】通过给报表的主体添加计算控件的方法，计算“成绩-表格式报表”中的分数的70%，并在主体显示对应的数据。,2. 在组页眉/页脚节中或报表页眉/页脚节中添加计算控件 【实例6-11】计算“课程-表格式报表”中“必修课”和“选修课”的平均课时数和总学分数，要求在组页眉节中显示其计算结果。,6.5.3 报表常用函数,其实在Access中本身就提供了大量丰富的内置函数供用户直接调用。在通过工具箱添加文本框控件后，右键文本框打开其“属性面板”，在“数据”选项卡中“
11、控件来源”中点击即可打开“表达式生成器”。,【实例6-12】使用报表常用函数，计算出“学生”表的“学生最小年龄”，在报表页眉上显示结果，报表保存为“学生-常用函数”。,6.6 创建子报表,子报表是插在其他报表中的报表。主报表最多可以包含两级子窗体或报表。 【实例6-13】在“学生表格式报表”中创建子报表，子报表为“成绩”数据表，要求能够在“学生表格式报表”显示对应学号的“课程编号”和“分数”。,6.7 预览与打印报表,创建报表的最终目的是打印报表。为了保证打印出来的报表符合要求且外观精美，在正式打印前，可以对报表进行页面设置，通过使用打印预览视图，查看预览报表的每页内容，以便发现问题而进行进一步编辑。直到报表外观格式等符合用户的需求，才进行最后的打印。,6.7.1 预览报表,报表设计过程中，用户往往要对该报表的打印效果进行预览，以检查报表的输出是否符合设计要求，如果不符合要求则返回设计视图进行修改。修改完成后再对其进行预览，如此反复直到符合用户设计要求为止。,6.7.2 打印报表,如果在“打印预览”视图中查看报表的页面不符合要求，可以使用Access的“页面设置”功能对报表的页边距、打印方向、列的布局等进行操作。,
