《商务电脑实务》-电子教案-连卫民 5

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1、商务电脑实务,连卫民 徐保民 主 编,中国水利水电出版社 2010.3,全国商务秘书岗位资格考试培训教材,第5章 电子表格处理,本章主要内容： 5.1 Excel 概述 5.2 工作表的编辑 5.3 工作表的格式设置（重点） 5.4 数据管理（重点） 5.5 图表的创建和编辑 5.6 页面设置与打印 5.7 上机实训 本章教学目标： 了解Excel 的功能和发展过程。 熟悉Excel中的有关概念：工作簿、工作表、单元格、区域、图表等。 掌握工作表的创建、编辑和格式设置方法，数据管理与分析的方法，以及图表建立与编辑的方法。,5.1 Excel 概述,Excel 的功能与发展 Excel 的启动与

2、退出 Excel 窗口 Excel 视图方式 Excel 文件的新建、打开与保存 Excel 中的工作簿、工作表、单元格 工作环境的设置,第5章 电子表格处理,5.1.1 Excel 的功能与发展,1. Excel 的功能 Excel 的功能用于数据的财务处理、科学分析、计算，并通过图表显示说明数据之间的关系。是一种流行的、强有力的电子表格处理软件。 Excel 的发展 Windows环境中的Excel版本包括： 从Excel 2.0（1987）到Excel 12.0（2006）不断完善的发展过程，本教材中讲解的Excel 将以Excel 2003为标准。 Excel 直观的界面、出色的数据处

3、理功能和图表工具，加上成功的市场营销，使它成为微机上一枝独秀的电子制表软件。,第5章 电子表格处理,5.1.2 Excel的启动与退出,1.Excel的启动 常用的启动方法是：执行“开始”“所有程序”“Microsoft Office“Microsoft Office Excel 2003”菜单命令，即可启动Excel 2003。 2.Excel的退出 单击窗口右上角的关闭按钮。如果已经对用户文件进行了修改或编辑，还没有保存，Excel 2003在退出之前，将显示一个提示对话框，询问是否在退出之前保存文件，单击对话框上的“是”即可完成。,第5章 电子表格处理,5.1.3 Excel 窗口,1.

4、标题栏 标题栏在窗口的最顶端，显示了应用程序名Microsoft Excel，以及用户打开的文件名字。 2.编辑栏 在默认情况下，编辑栏在“格式”工具栏和工作区之间，用来显示活动单元格的数据或使用的公式。 编辑栏的左侧是名称框，用来显示活动单元格的地址名称如：A1 当把鼠标指针移到编辑区中时，在需要编辑的地方单击即可修改内容。,第5章 电子表格处理,5.1.3 Excel 窗口,3.水平滚动条和状态栏 水平滚动条在窗口底部的倒数第二行，用来查找工作表中的其他数据，或同一工作薄中的不同工作表。 状态栏在最底部一行，状态栏用来显示与当前操作有关的提示信息。 Excel自动计算功能：只要选择需要汇总

5、的单元格区域，就在状态栏的“自动计算区”中显示求和（或其他计算）结果。,第5章 电子表格处理,4.拆分框 标签拆分框：位于工作表标签和水平滚动条之间的小长框。将标签拆分框沿左右方向拖动，能够显示更多的工作表标签或增加水平滚动条的长度。 工作表拆分框：位于垂直滚动条的顶端和水平滚动条右端的两个小方块。如果要同时查看工作表中相距较远的两个部分的数据，按照所需的方向拖动拆分框操作。 如果要删除拆分，用鼠标双击拆分框即可。 。,5.1.3 Excel 窗口,第5章 电子表格处理,5.1.4 Excel 视图方式,Excel为用户提供了四种视图方式：普通视图、分页预览、全屏显示和显示比例。 普通视图是工

6、作表默认的显示方式。 分页预览是以纸张大小为单位显示工作表的内容，要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。 全屏显示状态下屏幕上只保留菜单和要显示的工作表。 显示比例是指用户在显示工作表时可以按不同的百分比来观察细节或外观整体效果。,第5章 电子表格处理,5.1.5 Excel文件的新建、打开与保存,1.新建文件 执行“文件”“新建”菜单命令，弹出“新建工作薄”任务窗格 。 单击任务窗格中新建区的“空白工作簿”选项。 执行“文件”“保存”菜单命令，弹出“另存为”对话框。在此对话框中，选择要存入的文件夹（桌面 ）和文件名（2009年财务状况 ），单击“保存”按钮即可。

7、 2.打开文件 执行“文件”“打开”菜单命令，弹出“打开”对话框。 在“打开”对话框中，从保存位置区选择文件的存放位置，从文件列表中选择需要的文件。单击“打开”按钮即可。,第5章 电子表格处理,3.保存文件 保存文件是常规性的操作：执行“文件”“保存”菜单命令可完成。屏幕上没有任何反映，但计算机自动将当前文件的内容存入磁盘。 4.关闭文件 关闭文件的操作步骤：执行“文件”“关闭”菜单命令 。,5.1.5 Excel文件的新建、打开与保存,第5章 电子表格处理,5.1.6 Excel中的工作簿、工作表、单元格,1.工作薄 工作薄就是Excel中的用户文件，一个工作薄对应于一个磁盘文件。 2.工作

8、表 工作表是一个二维表格，而Excel 2003的工作表可以非常大，最多可以包含65536行和256列。其中行是由上自下从1到65536进行编号，列号则由左到右采用字母A、BZ，AA、ABAZ、BA、BBIV来表示。 3.单元格、单元格地址及活动单元格 单元格是用于存储数据的基本单位。 单元格地址（名字）由该单元格所处的行列决定。例如：C列第3行的单元格地址（名字）为C3。 活动单元格是可以接受操作的单元格。单击某个单元格，它便成为活动单元格。,第5章 电子表格处理,5.1.7 工作环境的设置,1.设定默认工作表的个数 执行“工具”“选项”菜单命令，系统弹出“选项”对话框 。 选择对话框上的“

9、常规”选项卡，在“新工作薄内的工作表数”选项中设定所需工作表的数目。 单击“确定”按钮，即可完成设定 。 2.设置屏幕上的显示元素 在“选项”对话框中单击“视图”选项卡，在其中可以设置编辑栏、状态栏和网格线是否显示，以及网格线用什么颜色显示等。 3.设置安全性 用户创建的文件一般情况下不希望陌生的人浏览，Excel允许为文件加上密码，防止他人使用。在“选项”对话框中单击“安全性”选项卡，可以为文件设置打开密码和修改密码。,第5章 电子表格处理,5.2 工作表的编辑,输入数据 自动填充 单元格的选定 编辑工作表数据 使用工式与函数 工作表编辑实例,第5章 电子表格处理,5.2.1 输入数据,Ex

10、cel 2003允许在单元格中输入文字、数字、日期、公式、等数据。不同类型的数据在输入方法上有一定的差别。 1.数字型数据 数字型数据是指能参与算术运算的数据。 表示数值的字符有：09中的数字以及正、负号、小数点、货币符号、百分号等。 输入到单元格中的数值，Excel 将自动向右对齐。 2.文本型数据 文本型数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其它合法的键盘能输入的符号组成。 在默认情况下，文本型数据在单元格中按左对齐。 如果要将纯数字组成的字符串当做文本型数据，则只要在输入第一个字符前，输入一个单引号，或者先输入一个等于号后，再在数字前后加上双引号即可。,第5章 电子表格处理,5.2.1

11、输入数据,3.输入公式 输入公式时一定要先在单元格中输入一个等号“=”，然后再输入公式内容，输入完，按下回车键或单击编辑栏的输入符号“”即可。 在单元格中输入公式后，单元格中将显示计算结果，编辑栏将显示公式。 4.日期和时间型数据 日期型数据用形式“yy/mm/dd”表示，时间型数据用形式“hh：mm“表示。 输入的日期和时间型数据，Excel 将自动向右对齐。 输入当前日期，可以按“Ctrl+；” 键；输入当前时间，可以按“Ctrl+：” 键。,第5章 电子表格处理,5.2.2 自动填充,1.自动序列的填充 输入前两个数据（例如1，2），选择有数据的两个单元格，用鼠标左键按住第二个单元格的右

12、下角不松手，一直拖拽到结束的单元格为止。 2.自定义序列的填充 输入一个数据（例如：星期一），鼠标左键按住这个单元格的右下角不松手，一直拖拽到结束的单元格为止。 3.快速填写重复录入项 如果在单元格中输入的内容与该列已有的数据前半部分相同，Excel可以自动填写其余的字符。如果希望接受，按下“Enter”键，否则继续输入。 4.多个单元格中相同内容的输入 选择多个单元格，输入数据，按下“Ctrl+Enter”键完成操作。,第5章 电子表格处理,5.2.3 单元格的选定,1.选定单个单元格 将鼠标指针指向单元格，单击就可以使之成为活动单元格。 按下“Ctrl+Home”键，选定A1单元格。 2.

13、选定连续单元格区域 鼠标指向第一个单元格，按下鼠标左键，拖拽至最后一个单元格，释放鼠标左键，一个连续的单元格区域就选定了 。 单击第一个单元格，按下“Shift”键后，再单击最后一个单元格。 3.选定不连续的多个单元格 按住“Ctrl”键的同时，逐个单击所要选取的其他单元格。 4.选定整行 单击行号即可选中对应行。,第5章 电子表格处理,5.2.4 编辑工作表数据,1.修改单元格中的数据 选定单元格后，在编辑栏的编辑区就可以对单元格中的数据直接编辑。 双击要编辑的单元格，就可以在单元格内部对数据进行编辑了。 单击单元格，直接按下“Delete”键，即可删除单元格中的全部数据。,第5章 电子表格

14、处理,5.2.4 编辑工作表数据,2.复制和移动数据 复制和移动数据与Word中类似，方法有：菜单命令、工具栏按钮、快捷键、快捷菜单中的命令、鼠标拖动等。 当对选中的单元格执行复制命令时，他们的周围有闪烁的虚线，可以按【Esc】键取消。,第5章 电子表格处理,5.2.4 编辑工作表数据,3.选择性粘贴数据 首先选定原始数据（B1:E1），执行复制操作 然后单击目标位置的第一个单元格（A2） 执行“编辑”“选择性粘贴”菜单命令 在弹出的对话框中选择所要的粘贴方式（转置），单击“确定”按钮 A1、A2、A3、A4单元格中的内容和B1、C1、D1、E1单元格中的内容一样,第5章 电子表格处理,5.2

15、.5 使用公式与函数,在Excel中，通过在单元格中输入公式或者使用系统提供的函数来实现各种复杂的运算。 1. Excel公式 在Excel中向单元格中输入公式时，总是以等号“=”开头，然后再输入该公式。最后按下回车键，即可在选定的单元格中产生计算结果。 公式中可以引用同一工作表中的单元格、同一工作薄不同工作表的单元格，或其他工作薄的工作表中的单元格。 2.Excel函数 函数是另外一种形式的公式，是Excel已经建立好的，可以直接使用（例如sum、average）。,第5章 电子表格处理,5.2.6 工作表编辑实例,1.实例目的 学会利用Excel的编辑功能， 建立如下工作表。 2.实例要求

16、及步骤 用一般方法输入整个表格中的内容。 用自动序列填充的方法输入1，2。 用自定义序列填充的方法输入星期一，星期二。 输入表格中的内容时，使用重复录入项来输入数据。 输入表格中的内容时，多个单元格相同内容（语文、数学）同时输入的方法输入数据。 使用复制的方法输入相同的内容。,第5章 电子表格处理,5.3 工作表的格式设置,工作表的选定、切换 工作表的重命名、插入、复制和删除 工作表窗口操作 单元格格式 调整行高和列宽 工作表背景 自动套用格式 设置单元格的条件格式 工作表格式设置实例,第5章 电子表格处理,5.3.1 工作表的选定、切换,激活一个工作表的方法： 单击水平滚动条左侧的工作表标签。,第5章 电子表格处理,5.3.2 工作表的重命名、插入、复制和删除,1.工作表的重命名 用鼠标双击工作表标签，标签名处于选中状态，输入新标签名完成工作表的重命名。 2.插入新工作表 右击新工作表后面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“插入”。 3.工作表的复制 单击需要复制的工作表标签，再将它拖到指定的位置，按下“Ctrl”键