《Access 数据库实用技术(第二版) 教学课件 ppt 作者 邵丽萍 等 第4章 表的维护与操作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access 数据库实用技术(第二版) 教学课件 ppt 作者 邵丽萍 等 第4章 表的维护与操作（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第4章 表的维护与操作,学习目标,能够维护表结构和表内容 能够美化表的外观 能够快速地查找表中数据 能够批量替换表中数据 掌握表中记录排序的方法 掌握表中记录筛选的方法,4.1 维护表,在创建数据库和表后，可能发现有些表的内容不能满足实际需要，需要添加或删除有些字段，有些字段的属性需要修改。随着数据库的使用，也会增加或删除一些数据记录，这样表结构和数据记录都会发生变化，实现这些变化就是维护表。 为了使数据库中表结构更合理，内容更新，使用更有效，就需要对表进行维护。,维护表的任务包含维护表结构和表内容。 表结构维护包括插入字段、删除字段、修改字段名称与字段属性等操作。 表内容维护包括添加记录、删
2、除记录、修改数据、复制字段中的数据等操作。,维护表的任务,4.1.1 维护表结构,维护表结构的操作主要在表设计视图中进行。所以维护表结构之前都要表设计视图中打开表。,下面以汇科电脑公司数据库”中的“物品”表为例，说明如何维护表结构。,插入新的字段,下面来完成在“物品”表中插入一个“型号”文本字段的任务。 启动Access，打开“汇科电脑公司数据库”数据库。 在数据库窗口选择“物品”表，单击主窗口菜单栏上的【视图】【设计视图】命令，在表设计视图下打开表。,将光标移到要插入新字段的位置上（这里为“物品类型”字段），然后单击工具栏上的【插入行】按钮，这时，字段名称列中会出现一个新空行，如图所示。,在
3、新空行的字段名称栏下输入“型号”，在“字段类型”中选择“文本”。 单击工具栏【保存】按钮，即可完成插入字段“型号”的任务。,修改字段名称和字段属性,如果表字段名称不合适或要修改字段的属性，可在表设计视图中直接修改。,删除字段,将光标移到要删除字段的位置上，单击工具栏上的【删除行】按钮或按【Delete】键。 在出现的删除字段确认对话框中单击【是】按钮，如图所示。,单击工具栏【保存】按钮，即可完成删除字段的任务。,注 意,如果一次要删除多个字段，可按住【Ctrl】键不放，单击每个要删除字段的字段选择器，然后再单击工具栏上的【删除行】按钮或按【Delete】键。,操作练习 1,修改表结构 请同学自
4、己完成！,4.1.2 维护表内容,维护表内容的操作主要在数据表视图中进行，所以要维护表内容要先在数据表视图中打开表。,下面仍以汇科电脑公司数据库”数据库中的“物品”表为例，说明如何维护表内容。,向表中添加记录,如果要向表中添加数据，可添加记录，操作步骤如下： 在数据库窗口中双击“物品”表，在数据表视图中打开表。 单击主窗口工具栏上的【新记录】按钮或表中【新记录】按钮，鼠标会移到新记录上，输入该记录数据即可。 单击工具栏【保存】按钮，即可完成添加记录的任务。,删除表中记录,如果表中某条记录不需要了，可将其删除，操作步骤如下： 单击要删除记录的选择器，然后单击工具栏上的【删除记录】按钮，这时会出现
5、删除记录的提示框如图所示。,单击【是】按钮，即可删除该记录。,设置“记录更改”属性,删除记录时最好进行提示，否则无意删除的记录就无法恢复了。 如果删除记录时，没有出现如上图所示提示框，可设置“记录更改”属性令提示框出现，设置步骤如下： 单击主窗口工具栏【工具】【选项】命令，打开如图5.4所示的“选项”对话框。 从中选择【编辑/查找】选项页，在“确认”栏中选择【记录更改】选项 单击“选项”对话框上的【确定】按钮，以后删除记录时就会出现提示框了。,“选项”对话框,修改数据,如果发现记录中有错误的数据，可在数据表视图下直接修改数据，可选中错误的数据直接输入新数据，也可以先删除错误的数据再输入新数据。
6、,复制数据,在输入数据时有些数据可能相同，这时可以使用复制和粘贴操作复制数据，复制数据步骤如下： 选中要复制的数据，然后按【CtrlC】组合键或单击工具栏上的【复制】按钮，将数据复制到剪贴板上，简称复制。 移动鼠标到要输入数据的位置按【CtrlV】组合键或单击工具栏上的【粘贴】按钮，即可将复制在剪贴板上的数据粘贴出来，简称粘贴。 如果记录中有多个字段数据时类似的，可以一次选中一行记录进行复制。,操作练习 2,维护表内容 请同学自己完成！,4.1.3 美化表外观,维护表还包括美化表的外观，其目的是为了使表看上去更清楚、更漂亮，使用表时更方便。美化表外观的操作包括调整行高、列宽、设置数据字体等。,
7、调整表的行高,在数据表视图中打开要调整行高的“教师”表。 在主窗口菜单栏单击【格式】【行高】命令，在弹出“行高”对话框的“行高”文本框中输入希望的行高值（会自动取消默认的标准高度）。如果在“行高”对话框上选择【标准高度】选项，会使用默认的行高值“11.25”。 单击“行高”对话框的【确定】按钮，即可看到调整了所有行高的表。,调整列宽,在数据表视图中打开要调整列宽的“教师”表。 选择要调整列宽的列，然后在主窗口菜单栏单击【格式】【列宽】命令。 在打开的“列宽”对话框中输入列的宽度值。如果在“列宽”对话框上选择【标准宽度】选项，会使用默认的列宽值“15.4111”。还可以单击【最佳匹配】按钮，让A
8、ccess自动根据输入的数据确定列的宽度值。 单击“列宽”对话框的【确定】按钮，即可看到调整了列宽的表。,注 意,可手动调整行高和列宽。例如，将鼠标指针放在要改变列宽的两列字段名中间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键，即可调整列宽。,隐藏列,在数据表视图中，如果表中字段很多，而有些字段在浏览或修改时可能不需要，则可将这些字段隐藏起来，在需要时再显示出来。 以“物品”表为例，来说明隐藏列的操作步骤。,在数据表视图中打开“物品”表。 单击字段选择器（即字段标题按钮）选择需要隐藏的字段，按住【Shift】键可连续选择多个字段。 单击主窗
9、口菜单栏上的【格式】【隐藏列】命令。 执行隐藏列命令后，即可看到隐藏列的数据表视图。,隐藏列的操作,返回,隐藏列的表,显示列,隐藏的列在需要时可以再显示出来，显示列的操作步骤如下： 在数据表视图中打开“物品”表。 单击主窗口菜单栏上的【格式】【取消隐藏列】命令，将打开“取消隐藏列”对话框。 在“取消隐藏列”对话框的“列”栏中选择要显示的列名称，即在复选框上单击打上“”标记。 单击【关闭】按钮，打上“”标记的列会显示在数据表视图中。,选择要显示的列,冻结列,在数据表视图中，冻结某些列字段可以保证在水平滚动窗口时，它们总是可见的。 在数据表视图中打开“物品”表。 单击字段选择器，选择要冻结的字段，
10、可按住【Shift】键连选择多个字段。 单击主窗口菜单栏上的【格式】【冻结列】命令，即可完成冻结列的任务。,设置数据表格式,数据表默认的格式为水平方向和垂直方向显示银色网格线，白色背景。通过格式设置，可以改变数据表网格线的颜色与形状、边框的形状、背景色。 数据表格式设置的步骤如下： 在数据表视图中打开“物品”表。 单击主窗口菜单栏上的【格式】【数据表】命令，打开“设置数据表格式”对话框。 在对话框中可修改数据表单元格、网格线、背景色、边框与线条的外观。 对话框中单击【确定】按钮，即可看到新外观的数据表。,“设置数据表格式”对话框,设置数据表“字体”对话框,返回,改变字体及格式的数据表,操作练习
11、 3,美化表外观 请同学自己完成！,4.2 操作表,对数据库中的表，有时需要进行一些必要的操作，例如，查找或替换指定的数据、给表中的数据排序、筛选符合指定条件的记录等，Access提供了一些快速简便的方式来进行这些操作。,4.2.1 查找数据,如果表中存放的数据很多，当用户想查找某一具体数据时可能非常困难。 使用Access提供的查找数据的方法，能方便、快速地找到所要的数据。,通过定位器查找记录,如果用户知道要查找数据所在的记录号，可通过定位器查找记录。例如，要查找“物品”表的4号记录，可进行如下操作步骤。,在数据表视图中打开“物品”表。 在记录编号框输入要查找的记录号4。 按【Enter】键
12、，光标将定位到4号记录上。 通过记录定位器的其他按钮，可以查找第一条、上一条、下一条和最后一条记录。,通过定位器查找,通过“查找”对话框查找指定内容,如果不知道数据的记录号，可以使用“查找”对话框，只要输入要查找的数据内容。,例如，要查找“物品”表中姓名为“光驱”的数据，可使用如下操作步骤： 在数据表视图中打开“物品”表。 单击菜单栏【编辑】【查找】命令，打开如图所示的“查找和替换”对话框。,查找到的数据显示,注 意,连续单击【查找下一个】按钮，可以将全部满足指定条件的数据查找出来。 在“查找内容”框中输入Null可以帮助用户查找空值。,4.2.2 替换数据,如果需要修改表中多处相同的数据，一
13、个一个修改即麻烦又浪费时间，可能还会遗漏。 使用Access的“替换”功能，可以自动查找所有需要修改的相同数据并可用新的数据替换它们，一个不漏。,在表中字段查找并替换,下面以“物品”表为例，说明如何使用替换功能将“当前库存量”字段中的空数据替换为8。其操作步骤如下： 在数据表视图中打开“物品”表，选择“当前库存量”字段。 单击主窗口菜单栏上的【编辑】【替换】命令，打开如图所示的“查找和替换”对话框。,在整个表中查找并替换,查找和替换数据的范围可以扩大到整个表，例如，只要在“查找范围”框中选择【物品:表】，即可在整个表中进行数据的查找和替换。,操作练习 4,查找与替换数据 请同学自己完成！,4.
14、2.3 排序记录,在向表中输入数据时一般是根据时间顺序进行输入的。但在用户使用表中的数据时，可能希望数据能按一定要求来排列。 Access具有“排序”的功能，可以快速地重新整理表中的数据，按序排列数据。,排序的规则,排序要有一个按什么排列的规则。 Access是根据当前表中一个或多字段的值对整个表中的记录进行排序的。 排序分为升序和降序两种方式。升序按字段值从小到大排列；降序按字段值从大到小排列。 由于表中有不同数据类型的数据，所以排序前要先清楚不同类型数据的值是如何比较大小的。,数字型数据 按数字的大小值排序。 文本型数据 英文字母按字母顺序排序，大小写相同。中文按拼音字母的顺序排序，升序按
15、a到z，降序按z到a。如果文本型数据为数字，则视为字符串，排序按其ASCII码值的大小排序，不是按数字大小排序。 日期和时间型数据 按日期的先后顺序排序，升序从前到后排序，降序从后到前排序。 备注、超级链接和OLE对象型数据不能排序。 如果字段的值为空值，排序时会排列在第一条。,按一个字段排序的方法,在数据表视图打开“物品”表。 单击“物品名称”字段标题按钮，选中该列数据。 单击工具栏上的【升序】按钮，即可重新排列表中记录。,按“物品名称”升序排列的数据表,按多个字段进行排序的方法,在Access中，不仅可以按一个字段来排序记录，还可以按多个字段排序记录。 按多个字段进行排序时，先根据第一个字
16、段进行排序，当第一个字段有相同值时，再按第二个字段进行排序，依此类推。,下面仍用“物品”表来说明按两个字段排序的过程，其操作步骤如下： 在数据表视图打开“物品”表。 按住【Shift】键同时选择“物品编号”和“物品名称”两个字段（可先使用鼠标拖住字段选择器将两个字段移动到一起）。 单击工具栏上的【降序】按钮，其重新排列的数据表如图5.19所示。,按“物品编号”与“物品名称” 降序排列的数据表,操作练习 5,排序记录 请同学自己完成！,4.2.4 筛选记录,筛选记录即按指定的条件查找数据记录。 Access的“筛选”功能可以按多个条件查找数据记录。 下面以“物品”表为例介绍三种简单且常用的筛选查找记录方法。,方法1按指定内容筛选,按指定内容筛选，即按单个条件查找记录。如果想筛选出单个条件“职称副教授”的记录，可按指定内容筛选，其操作步骤如下： 在数据表视图打开“物品”表。 在“物品类型”字段中选中“配件”数据。 单击工具栏上的【按指定内容筛选】按钮 ，即可筛选出所要的记录。,按指定内容筛选出的记
