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1、Access数据库教程,主编 费岚 中国水利水电出版社,第5章 报 表,3,第5章 报表,报表是Access中专门用来统计、汇总和打印特定格式数据的对象。,4,5.1 报表概述,3,报表的类型,5,报表对象的作用如下： 打印输出格式化的数据。 对数据进行统计、汇总。 可以包含子报表及图表数据。 可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表。 可以嵌入图像或图片来丰富数据显示。,5.1.1 报表的作用,5.1 报表概述,报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。可以根据指定规则打印输出格式化的数据信息。,6,5.1.2 报表的组成,5.1 报表概述,报表和窗体类似，也是由5个部分组成，每
2、个部分称为一个“节”。,分别是: 报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚 报表页脚,7,1. 纵栏式报表,5.1 报表概述,2. 表格式报表,5.1.3 报表类型,8,5.1.4 报表的视图,5.1 报表概述,9,5.2 创建报表,10,5.2.1 使用自动创建报表,5.2 创建报表,Access提供了3种创建报表的方法：自动创建报表、报表向导和设计视图。一般情况下，在创建报表时，可以先使用“自动创建报表”或“报表向导”功能自动生成报表，然后在“设计视图”中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这样可提高报表设计的效率。,11,5.2.1 使用“自动报表”创建报表,5.2 创建报表,例5-1：使
3、用“自动创建报表”向导创建“纵栏式”报表，报表名称为“学生信息报表”，数据源为“学生信息表”。,. 单击“报表”对象。单击工具栏上中的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框.,(2). 在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式”列表项。 (3). 在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择“学生信息表” (4).单击”确定” 按钮,12,5.2.2 使用“报表向导”创建报表,5.2 创建报表,当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关的数据源、选择字段和报表版式等。根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。,13,5.2.2 使用“报表向
4、导”创建报表,5.2 创建报表,例5-2：使用“报表向导”创建“学生成绩报表”。,. 单击“报表”对象,打开“新建报表”对话框,选择“报表向导”列表项。 . 在“报表向导”窗口中,填写适当的内容 . 保存,运行,14,5.2.3 使用“图表向导”创建报表,5.2 创建报表,“图表报表”可以将数据以图表的形式形象直观地反映出来，Access利用“图表向导”来创建图表报表。,15,5.2.4 使用“标签向导”创建报表,5.2 创建报表,在生活和工作中，经常需要制作各种类型的标签，如“物品标签”、“考生信息标签”等。在Access中，可以利用“标签向导”来创建标签报表。,16,在Access中，使用
5、报表向导可以很方便地创建报表，但使用这些方法创建的报表形式 和功能都比较单一，布局也较简单，还不能令人满意。使用Access提供的报表设计视图， 既可以设计出格式与功能更完善的报表，又能对用报表向导所建立的报表进行修改，可以更 好地满足用户的实际需求。,5.3 使用报表设计视图创建报表,使用“设计视图”创建报表一般包含以下过程：创建空白报表；指定报表的数据源；添加和删除各种控件；对报表进行排序和分组；计算汇总数据；设置报表和控件外观格式、 大小位置和对齐方式等,17,例5-5 在“学生管理系统”数据库中，使用设计视图创建“学生情况”报表。,5.3 使用报表设计视图创建报表,. 在“数据库”窗口
6、中，单击“报表”对象。 . 单击工具栏上的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。选择“设计视图”列表项,. 进入报表设计视图中打开报表的 “属性”对话框,. 打开的记录源的 “查询生成器”,. 在“显示表”对话框中，添加“学生信息”和“班级信息”到查询生成器窗口中,生成新查询。,18,. 保存提示对话框单击“是”按钮，保存对SQL查询语句的修改，生成了“记录源”的属性值。,. 执行“视图/报表页眉页脚”命令,. 根据需要添置 相应控件。,（9）保存,预览,5.3 使用报表设计视图创建报表,19,5.4 编辑报表,20,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,Access提供了6种预定义报表
7、格式,设置报表格式操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 .单击工具栏上的“自动套用格式”按钮 或执行“格式/自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，在“报表自动套用格式”列表框中选择报表格式。,21,5.4.2 添加背景图片,5.4 编辑报表,将指定图片作为报表背景的具体操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 . 打开报表的“属性”对话框。 . 在报表“属性”对话框中，单击“格式”选项卡，可以使用“图片”相关属性设置报表背景效果,22,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,使用菜单命令为报表添加日期或时间 . 在“设计视图”中打开报表。 . 执行“插入/“日期
8、和时间”命令，打开“日期和时间”对话框。 . 在“日期和时间”对话框中，可以选择添加“日期”或“时间”,1.使用菜单命令添加日期和时间,23,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,使用文本框添加日期或时间： . 在“设计视图”中打开报表。 . 可以在报表的任意一个节中添加一个文本框控件。 .双击“文本框”控件，打开其“属性”对话框，并选择“数据”选项卡。 . 如果要添加日期，可以在“控件来源”属性行中输入“=Date( )”。如果要添加时间，则要在“控件来源”属性行中输入“=Time( )或=Now( )”,2.使用文本框添加日期和时间,24,5.4.4 添加页码和分页符,5.4 编辑
9、报表,. 在报表的“设计视图”中打开报表。 . 执行“插入/页码”命令，打开“页码” 对话框,1.在报表中添加页码,. “页码”对话框中可以根据需要设置页码的格式、位置和对齐方式。,. 单击“确定”按钮， 完成添加页码。,25,5.4.4 添加页码和分页符,5.4 编辑报表,. 在“设计视图”中打开报表。 . 单击工具箱中的“分页符”按钮。 . 单击报表中需要设置分页符的位置，添加的分页符会以短虚线标志显示在报表的左边界上。,2.在报表中添加分页符,26,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,执行“视图/报表页眉页脚”命令或“页面页眉页脚”命令，可以实现添加或删除“报表页眉页脚”或“页面页眉页
10、脚”。 页眉和页脚只能同时添加或删除，如果不需要页眉或页脚，可以将其“可见性”属性设置为否”，或者删除该节的所有控件，然后将其大小设置为“0”或将其“高度”属性设为“0”。,1.添加或删除节,27,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,报表中所有节的宽度是一样的，改变一个节的宽度将改变整个报表的宽度。要改变报表的宽度，可以在报表的“属性”对话框中设置“宽度”属性，也可以用鼠标拖动某个节的右边界。,2.改变节的大小,28,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,可以利用节或控件的属性表中的“前景颜色”、“背景颜色”或“边框颜色”等属性框并配合使用“颜色”对话框来进行相应属性的颜色设置。,3.为节或
11、控件指定颜色,29,5.4.6 添加线条和矩形,5.4 编辑报表,（1）在“设计视图”中打开报表。 （2）单击工具箱中的“线条”工具按钮。 （3）单击报表中合适位置可以创建默认大小的线条，或通过单击并拖动的方式可以创建自定义大小的线条。 （4）利用“格式”工具栏中的“线条边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别修改线条样式和边框样式。,1.添加线条,30,5.4 编辑报表,（1）在“设计视图”中打开报表。 （2）单击工具箱中的“矩形”工具按钮。 （3）在报表中拖动鼠标可以绘制出自定义大小的矩形。 （4）利用“格式”工具栏中的“线条边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别修改线条样式和边框样式。,2
12、.添加矩形,5.4.6 添加线条和矩形,31,5.5 报表中的排序和分组,32,5.5.1 记录排序,5.5 报表中的排序和分组,报表中的记录是按照数据输入的先后顺序进行显示的。但在具体应用中，经常要求输出的记录要按照某个指定的顺序来排列。 设置记录排序，可以在“报表向导”或“设计视图”中进行。在“报表向导”中最多只能设置4个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在“设计视图”中，最多可以设置10个字段或字段表达式。,33,5.5.1 记录排序,5.5 报表中的排序和分组,例5-7 设计“学生成绩”表报表，按“分数”由高到低进行排序。 . 在“设计视图”中打开“学生成绩表”报表。 .执行
13、“视图/排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮 ，打开“排序与分组”对话框,. 在“排序与分组”对话框中，指定排序字段和排序次序。选择“学号”为第一排序宇段，“排序次序”选择为“升序”；选择“分数为第二排序字段，“排序次序”选择为“降序”。,34,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,记录分组是把报表中的记录信息按某个或某几个字段值是否相等将记录分成不同的组。 报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。,35,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,例5-8 对“学生情况表0
14、1”报表，先按“班级名称”分组，再按“政治面貌”分组。,在设计视图中打开“学生情况表01”报表。 单击工具栏上的“排序与分组”按钮，或者单击“视图”菜单，选择“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 在“字段表达式”列中，可以依次选择排序字段。“排序次序”列可以选择“升序”或“降序”，系统默认为 “升序”。这里选择“班级名称”升序作为第一字段，“政治面貌”降序作为第二字段。,36,4.在 “排序与分组”对话框下部设置分组属性,5.从字段列表中将“班级名称”字段拖动到“班级名称页眉”节中，将“政治面貌”字段拖动到“政治面貌页眉”节中，并调整各控件位置。,5.5.2 记录分组,5.5 报表中
15、的排序和分组,37,5.6 报表中的计算,在设计报表时，除了由系统自动为字段生成的文本框绑定控件显示字段数据外，有时还需要通过已有字段计算出其它结果数据，并在报表中显示出来。,38,5.6.1 报表添加计算控件,计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。 文本框控件是报表中最常用的计算控件。,5.6 报表中的计算,39,5.6.1 报表添加计算控件,例5-9 以“学生信息”表为数据源，使用“自动创建报表：表格式”创建“学生”报表。在“学生”报表中使用汉字“河南”、“非河南”显示籍贯字段的值。,5.6 报表中的计算,1以“学生信息”表为数据源，使用“自动创建
16、报表：表格式”创建“学生”报表，并在设计视图中打开“学生”报表。 2删除主体节中的文本框内容，在文本框中输入“=iif(籍贯= “河南“,“河南“,“非河南“)”。 3保存报表。,40,5.6.2 报表统计计算,报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是使用计算控件设置其控件源为合适的统计计算表达式。,在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式：,1.在主体节内添加计算控件,在主体节内添加计算控件，对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。,5.6 报表中的计算,41,5.6.2 报表统计计算,2.在组页眉/页脚或报表页眉/页脚节内添加计算控件,在组页眉/页脚内或报表页眉/页脚内添加计算控件用于汇总
