秘书理论与实务（应用型本科） 教学课件 ppt 作者 孙秀丽 (4)

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1、秘书理论与实务（应用型本科）,作者：孙芳芳,责任编辑：孙秀丽 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-045 课件章数：8,第八章 办公室管理,8.1 办公室的昨天 、今天和明天 8.2 OA系统 8.3 现代办公室的理想环境 8.4 现代办公室办公资源管理,8.1 办公室的昨天 、今天和明天,一、传统办公室的特点及存在问题,1.传统办公室类型 （）事务型办公室 （）管理型办公室 （）决策型办公室,2.传统办公系统的基本功能 （）接收和生成信息 （）记录与保存信息 （）加工处理信息 （）传输信息 （）利用信息 （）销毁信息,3.传统办公系统的问题 （）办公效率低 （）办公压力大

2、（）不具备信息系统功能 （）帮助决策功能弱 （）信息开放度低,二、现代办公室的特点, 个人空间和集体空间系统的便利化 ； 办公环境给人以心理的满足 ； 提高工作效率 ； 办公自动化 ； 从功能出发考虑空间划分的合理性； 导入口的整体形象的完美程度 ； 提高个人工作的集中程度,8.2 OA系统,一、 OA系统概念,“办公自动化”概念于 世纪 年代起源于美国 ， 英文全称为“OfficeAutomation” ， 简称为 OA 办公自动化系统是利用先进的科学技术 ， 不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备 ， 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统,现代办公环境从OA 系统状况

3、考察实质上包含了由低到高的三个层次 ： 各种现代办公设备 ； 由软硬件设备构成的系统 ； 由前两者产生的人机关系以及新的人际关系准则和行为方式,二、 OA系统构成要素,一个典型的办公自动化系统大致包括人员、办公信息、组织机构、办公制度、技术工具和办公环境等构成要素 。,1.人员 按照工作性质 ， OA 系统中的人员主要分为三类 ： （）信息使用人员 （）系统使用人员 （）系统服务人员 2.办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果,3.组织机构 现代办公组织和办公机构的设置很大程度上决定了 OA 系统的总体结构。 现代办公机构是 OA 系统运行的依托 4.办公制度 办公制度是有关办公

4、业务处理 、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则 ， 也是 OA 系统设计的依据之一和运行制度,5.技术工具 技术工具包括支持办公活动的各种设备和技术手段 ， 是决定办公质量的物质基础。 OA 系统中的设备主要为三大类 ： 计算机、通信设备和其他现代办公设备 6.办公环境 办公环境包括内部环境和外部环境两部分,三、 OA系统的基本特征,交互式 自主性 集成化 多任务并行,四、 OA系统的主要功能,资料制作 电子秘书 电子邮政 电子文档管理 决策支持,五、 OA系统发展的趋势,小型化 多媒体化 集成化 网络化 智能化,8.3 现代办公室的理想环境,空气和自然光是理想的办公室环境组成因素之一

5、 ， 良好的办公室环境对提高工作效率有着直接的关系 环境有大环境和小环境 办公室环境包括两层含义 ： 自然环境和人文环境,一、什么是理想的办公室环境,方便 舒适整洁 和谐统一 高效 安全,二、现代办公室的布局,1.开放式布局 开放式布局就是将组织内部各职能部门所有的管理人员 ， 常常包括领导在内 ， 全部集中在一间大办公室内 ， 一起办公 ，并按照一定的工作程序 ， 排列办公桌 开放式布局的优点是 ： 第一 ， 办事效率高；第二 ， 有利于监控； 第三 ， 有利于办公空间和办公经费的节省 开放式布局的缺点是 ： 在大办公室中 ， 难以进行带有秘密性质的工作 ； 嘈杂的说话声和机器声 ， 对人干

6、扰较大 ， 使人难以集中注意力开展工作 ； 没有单独的工作间 ， 使人产生被监控的感觉 ， 难以开展创造性的工作,2.封闭式布局 把组织内部各个职能部门独立安排在一个个小房间内 ， 组成一个个小办公室 封闭式布局的优点是 ： 工作环境相对安静 ， 使人能集中注意力进行更为细致和专业的工作 ； 工作环境相对安全 ， 有利于保密工作 ； 有相对独立的私人空间 ， 能保护个人隐私和进行创造性工作 。 封闭式布局的缺点是 ： 各职能部门之间的信息沟通难以及时有效 ， 工作协调不够快捷灵活 ， 使工作效率受到一定程度的影响 ； 非办公空间占用率较大 ， 无形中增加行政费用,3.混合式布局 混合式布局是指

7、在开放式布局的大办公室内 ， 把组织内部各职能部门用组合式办公用具或者其他材料分隔开来 ， 组成若干个工作单元 。 这种布局模式 ， 把开放式和封闭式结合起来 ， 扬长避短 ， 使各部门既相对集中 ， 又在一定程度上避免了相互干扰 ， 是目前较为科学合理的办公室布局模式,三、现代办公室的布置,一般来说 ， 秘书的办公桌大小要适中 ， 以足够放置常用的办公用品 ， 并有空余的位置进行工作为好 常用的文件夹应该整齐地叠放在桌边或直立在文件架上 ， 同时按一定的方法予以分类管理 ， 注意保密文件和不常用的文件要按照要求存放在安全的地方或者文件柜里,四、现代办公室环境的物理条件,空气 空气环境的好坏是

8、以空气的温度 、湿度、清洁度和流动速度来衡量的 ， 业界称之为空气的“四度” 光线 办公室注意以下问题 ： 第一 ， 办公桌最好安放台灯 第二 ， 尽量利用自然光 第三 ， 尽量避免由电脑显示屏、桌面玻璃台板以及光亮表面物品等造成的光污染,色彩 一般而言 ， 办公室的天花板 、墙壁用白色或乳白色 ， 会议室、接待室多用淡黄色 ， 地板多采用不易被污染的棕色为佳 声音 办公室布置时应采取相应的措施排除或降低噪音： 第一 ， 尽可能使办公室远离噪音源 第二 ， 采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音,五、现代办公室的安全管理,1.办公室的健康安全管理 办公室健康的隐患主要有以下方面的问题 建筑隐患 物理环

9、境方面的隐患 办公家具方面的隐患 办公设备及其操作方面的隐患 工作中疏忽大意的人为隐患 消防方面的隐患,2.办公室的信息安全管理 （）口头信息安全管理 第一 ， 所有员工不得在组织内外对其他工作人员 、客户、朋友和亲属等谈论组织的保密信息 第二 ， 控制来访者在组织内的流动 ， 只向来访者提供组织允许提供的信息 第三 ， 遵照会议的要求传达会议信息 （）纸质信息安全管理 （）电子信息安全管理,8.4 现代办公室办公资源管理,一、现代办公室的用品管理,办公物品大致可以分为五类 ： 一是纸簿类消耗品；二是笔尺类消耗品 三是装订类消耗品； 四是办公设备耗材 五是接待类消耗品,1.订购和分配办公用品

10、（）在公司内部申请办公用品 （）在外面购买办公用品 （）向同事分发办公用品,2.储备办公用品 为了保证办公活动的顺利进行 ， 对于那些常用的办公用品 ， 一般组织都会采购一定数量的办公用品存储起来 ， 以满足日常办公的需要,二、现代办公室常用设备管理,1.传真机的使用与管理 使用传真机的注意事项 ： （）发送前要检查原稿纸张的质量 （）如果发送的文件很长 ， 要先打电话给对方询问发送的合适时间 ， 以免长时间占据对方传真机。 （）如果发送私人或机密的传真件 ， 应该请对方到传真机等候 ， 以免别人转送时有意或无意看到而泄密 。 （）一般用于紧急情况或日常事务 ， 不是什么信息都可以用传真机来传

11、送的,2.复印机的使用与管理 在操作时应该根据办公室所用复印机的具体情况 ， 严格遵守操作规范 ， 确保机器正常运行,3.录音机（笔）的使用与管理 可以录下开会的整个过程 ， 方便秘书记录、整理会议材料 ； 可以录下领导口述的内容 ， 方便秘书为领导撰写材料 4.投影仪的使用与管理 数码投影仪在会议 、讲座、教学等多媒体演示中起着越来越重要的作用 ， 受到广泛欢迎 。 秘书应掌握投影仪的使用技巧和维护知识,三、办公网络管理,1.网站的基本知识 （）网站的构成 网站一般有网页、网页空间和网址三个基本组成部分 （）网站的分类 网站一般有三种类型： ISP 型网站；独立网站；一般网站,（）网站的作用

12、 政府网站的作用：信息公开；在线办事；公众参与 企业网站的作用： 树立企业形象 ， 提高企业的知名度 ； 扩展营销渠道 ， 扩大市场 ， 提高营销效率 ； 了解顾客的意见 ， 掌握顾客的需求 ； 改善服务 ， 提高企业服务质量 ； 改变业务流程 ， 提高企业信息化水平和管理水平,学校网站的作用： 能够更好地树立学校形象 ， 展示学校风采 能够高效率地进行教学管理 有利于教师提高专业水平 ， 有利于学生提高学习效率 对于高等院校 ， 网站还提供进行远程教学的必要条件,2.网站的建立 （）硬件配置 （）主页空间申请 申请主页空间需要做好三方面的准备： 选择好站点 申请免费主页 申请简易域名,3.网

13、站内容设计 （）网站内容设计的原则 网站信息的总体结构要层次分明 图像和多媒体信息的使用要适中 重视主页或首页的内容设计 网站内容应该随时进行修改和更新 ， 在主页上要注明更新日期 网页中应该提供一些联机帮助功能 文本内容简单明了、通俗易懂,（）网站内容设计的基本构成 站点结构图（SITEMAP） 导航栏（NAVIGATION BAR） 联系方式页面（CONTACT PAGE） 反馈表（FEEDBACK FORMS ） 引人入胜的内容（COMPELLING CONTENT ） 常见问题解答（FAQs） 精美的图片（GOOD GRAPHICS ） 搜索工具（SEARCHING MECHANISM

14、S ） 新闻页面（NEWS PAGE） 相关站点链接（RELEVANT LINKS ）,4.网站界面设计 （）栏目的编排 （）板块编排 （）创建目录结构 （）建立链接结构,5.网站的日常管理 （）网站管理制度 第一 ， 分级管理制度 第二 ， 专人管理制度和岗位责任制度 第三 ， 保密制度 第四 ， 信息审查制度,（）网站内容的更新 网站内容除了要及时增加最新信息外 ， 还包括及时消除陈旧的失效的信息 （）网站信息的处理和利用 首长信箱；公众论坛（BBS）, 年 月 日 ， 市民成全友在“市民心声 百姓话题”栏目发表一篇题为“走近芜湖臭水沟 ！ ”的帖子 ， 并且配发了自己拍摄的一组图片 ，

15、全面反映该市一条明渠被严重污染的情况。 该帖发出后 ， 引起强烈反响 ， 两天之内有 多人点击浏览 ， 多人跟帖对政府提出批评和意见 ， 而市政府办公室也迅速责成市政部门对该问题公开答复 ， 答复时间距原帖发出时间仅 小时。 现将“市政处办公室”的回复帖摘录如下 ： 网友您好 ： 感谢您对城市建设管理工作的支持和理解 。 您反映市中心的这样一条“臭水沟”即是我市重要的城市排涝和泄洪调蓄的河道 保兴垾。 保兴垾综合整治工作近几年来一直列为城市建设改造的重中之重 ， 有关部门花费了几年时间来研究制定全线整治的可行性方案 。 年 月份保兴垾治理工程的雨污分流、河道清淤、两岸护坡等项目的施工图设计将正式提交 ， 开始招投标 ， 预计 月份将开工建设 ， 年内将基本完成 明年完成沿线的景观、便道、绿化等配套设施建设 ， 使保兴垾成为供市民休闲娱乐的城市带状公园。 在此 ， 我们也呼吁广大市民不要向河道内乱倒垃圾杂物 ， 乱排污 ， 让我们共同保护好市中心的水系,本章重点：,展述了现代办公室的环境设计和营造 ， 以及现代办公室的办公资源管理方面的知识 ， 以供秘书部门和秘书人员在相关建设和工作中作为参考,谢 谢,