大学应用文写作教程 教学课件 ppt 作者 诸葛勤(4)

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1、大学应用文写作教程,责任编辑：诸葛勤 出版日期：2010年8月 IDPN: 308-2010-08 课件章数：7,作者 ：石秋仙,应用型本科规划教材,大学应用文写作教程,第一章 行政公文,第一节 行政公文的含义、特点、分类和作用,一、行政公文的含义和特点,（一）行政公文的含义 广义的公文，是指党政机关、群众团体、企事业单位在处理各种公务中形成的具有法定效力与规范体式的应用文书，或称文件。 狭义的公文，专指行政公文，即国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力与规范体式的应用文书。,（二）行政公文的特点 行政公文是机关公务活动中各级机关与组织行使法定职权、实施有效管理的重要工具，具有鲜明特点

2、。 1.行政公文有法定的作者 所谓法定的作者，就是指依法成立的各级行政机关、组织或代表这些机关、组织的领导人。 2.行政公文有法定的权威 行政公文的法定权威性，是由它作为机关喉舌的重要地位决定的。 3.行政公文有特定的效用 公文始终是面对现实，为现实服务的。 4.行政公文有规范的体式 行政公文有统一规范的体式，这在国家有关部门发布的关于行政机关公文处理的一系列规范性文件中，都有明确的规定和统一的要求。,二、行政公文的作用,（一）法规依据作用 规范性文件具有法规的约束作用，任何社会组织或个人都必须依照执行。 （二）领导指导作用 下级机关或业务部门按照上级发布的公文进行工作。 （三）宣传教育作用

3、公文是一种对广大干部群众思想政策方面的宣传教育。 （四）联系沟通作用 公文在同一系统的上下级机关、平级机关以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作等的公务联系作用。 （五）凭证和记载作用 收文机关办理时以行政公文作为凭证和依据。行政公文还是机关单位现行公务活动的记载。,三、行政公文的分类,以行政公文来源为标准，可分为外发公文和收来公文。 外发公文是指本机关撰制向外部机关发送的公文。 收来公文是指本机关收进外部机关制发的公文。 以行文关系为标准，可分为上行文、平行文和下行文。 上行文是下级机关向所属的上级机关的行文。 平行文是同级机关或不相隶属机关之间的行文。 下行文则是上级机关对所属的

4、下级机关的行文。 以公文的性质作用为标准，可分为指挥性公文、公布性 公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。 指挥性公文是上级机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。 公布性公文就是行政机关和部门面向社会，通过新闻媒体或张贴等形式发布的公文。,报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的公文。 知照性公文是机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作、通报情况所使用的公文。 记录性公文是各机关、组织用以记载会议精神和议定事项以备查考和贯彻的公文。 常见的公文分类还有： 按文件的缓急程度分，有急件和平件。 按保密要求分，有保密文件和非保密文件。

5、 按公文制发机关的性质可将公文分为法规文件、行政文件和党的文件等。,四、行政公文的文种,现行国家行政机关所使用的文种，是于2001 年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种： （1）命令（令） （2）决定 （3）公告 （4）通告 （5）通知 （6）通报 （7）议案 （8）报告 （9）请示 （10）批复（11）意见（12）函 （13）会议纪要 我国各级党政机关中正式使用的公文名称，除了国务院发布的国家行政机关使用的13种外，1996 年5月3 日中共中央办公厅正式发布了中国共产党机关公文处理条例，规定了党的机关公文种类14种。同国家行政机关公文处理办法相比，少了“命令” 、“公告

6、” 、“议案” 、“通告”四种公文，多了“公报” 、“决议” 、“条例” 、“规定” 、“指示”五种公文。,第二节 行政公文的格式和行文规则,一、行政公文的格式,（一）行政公文的文面格式 1.眉首部分 （1）份数序号。简称份号，标在眉首左上角顶格第一行。份号一般用6位数，不足规定数时，前面用“0”补齐。 （2）秘密等级和保密期限。简称密级。密级按公文内容泄漏会使国家的安全和利益遭受损害的程度，划分为绝密、机密、秘密三种，标注的位置在眉首右上角第一行。保密期限是对保密时效的说明，标注的方法是在密级后加“ ”并注上期限，如“秘密 六个月” 。 （3）紧急程度。又称缓急时限，是对文件处理的时限要求，

7、急件分为特急、急两种。标注在眉首右上角、密级的下方位置。,（4）发文机关标识。也称“文头” 、“版头” ，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标识大字套红，印在文件首页上端、眉首区域正中央。 （5）发文字号。简称文号，位于版头的正下方。发文字号是指由发文机关编排的文件代号，由发文机关代字、发文年号（加六角括号）及该年度的发文序号组成（序号不编虚位） 。 （6）签发人。在上报的公文中，如“报告” 、“请示”等要在发文字号的右侧标写签发人姓名，目的是使上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文负责，一般格式为“签发人： ” 。有签发人标识，发文字号位置应左移，居左空一字，排列上与

8、右侧居右空一字的“签发人”对称。,2.主体部分 （1）标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三要素组成。公文标题的书写位置在红色横线之下，正文的上端中央。公文标题的三要素一般都要求写完全，但也有省略的情况。 （2）主送机关。指承办或处理公文的单位。向上级请示的公文，应主送一个机关，以免造成责任不明。非特殊情况不得越级主送。主送机关应写在标题下左顶格，加冒号。 （3）正文。正文是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容与制文意图。正文从结构上说，一般由开头、主体、结语三个部分组成。 （4）附件。指附属在公文正件之后用于说明的有关文件材料的名称及件数。如有附件，应在正文的左下方、成文时间之上

9、，注明所附文件材料名称及件数。,（5）成文时间。成文时间是指公文生效的年月日，以负责人签发日期为准。联合行文的，以最后一个单位负责人签署的日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。成文时间要用汉字书写，位置在正文的右下方，右空4个字距离。 （6）生效标识。即在成文时间上加盖发文机关印章，是发文机关对公文生效负责的凭证。加盖印章，要求上不压正文，下骑年盖月。格式规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。在成文时间 上加盖印章即为生效标识。 （7）附注。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。如“此件发至县团级” 、“此件可见报”等。,3.版记部分 （1）主

10、题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。主题词必须在公文主题词表中选用，位置居左顶格标注在抄送机关上一行，主题词标引以35个词为宜。 （2）抄送机关。抄送机关是指除主送机关外，其他需要知晓公文内容或协助办理公文事项的机关。抄送机关标注在主题词下1行。 （3）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期是对文件制发情况的说明。文件制发单位名称一般应是办公厅（室） ，印发日期用阿拉伯数码书写，它们位于抄送机关之下占1行位置。印刷份数另起一行在右侧标注。,（二）其他公文的文面格式 公文格式除了上述“文件式”外，还有“信函式” 、“命令式”和“会议纪要式”三种格式。 信函式格式：这

11、种“信函式”格式适用于处理日常事务的平行文或下行文，较为常见。发文机关名称即文头不加“文件”二字，因此发文机关名称一般不用简称，而改用全称。 命令式格式：命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。因此国家行政机关公文格式特别规定了命令（令）的体式，并应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。 会议纪要式格式：会议纪要的格式主要针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。,行政公文格式图,二、行政公文的行文规则,（一）注意隶属关系 隶属关系有相隶属关系和不相隶属关系两种情况。相隶属关系，上下级机关之间有

12、领导与被领导关系。同级机关和不相隶属机关、部门之间，不存在隶属关系。 （二）弄清职权范围 制发公文，必须弄清本机关的职权范围，不得失职也不能越权。 （三）不得越级行文 同一行政系统的各级机关实行逐级领导与被领导的政治体制。从行文制度来说，就是要坚持逐级行文。（四）“请示”应当一文一事 一文一事，上级才好批复，才好处理，处理才及时。另外，请示一般只写一个主送机关。,（五）同级机关可联合行文 同级机关、部门或单位可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。 （六）要注意党政不分的现象 党务和政务事宜要分别行文。行政机关和群众团体的党组织，其日常工作对上级党委负责。行政机关和群众团体不能对党的组织发指示

13、、交任务。 （七）行文应当注重实效 行文应当确有必要，注重实效。凡是可发可不发的公文，坚决不发。一切行文都要从实际需要出发，严格控制数量和范围，克服“文山会海”的现象。要反对那种滥发公文，事事靠发文才能进行工作的文牍主义倾向。,第三节 命令（令）、决定,一、命令（令）,命令，简称令，是领导机关颁布的具有强制执行性质的指挥性公文，是国家行政机关发文的最高级形式。 （一）命令（令）的类型 命令（令）根据它的使用范围和作用来分，有公布令、行政令、嘉奖令、任免令、动员令等。最常用的是下面三种： 1.公布令。公布令适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。 2.行政令。行政令是国

14、家行政机关为施行重大强制性行政措施而发布的命令。 3.嘉奖令。嘉奖令是领导机关为奖励有突出贡献的人员或单位而发布的命令。,（二）命令（令）的结构和写法 1.标题 命令（令）的标题有两种形式：一种是“发文机关（或领导人职务） +文种”的“二要素”写法；另一种是“发文机关 事由+文种”的“三要素”写法。 2.令号 命令（令）的发文字号与其他文种有所不同。命令（令）的发文字号可以只编顺序号，或用一般公文使用的发文字号。 3.正文 正文的写法因命令类型不同而有所区别。公布令的正文、行政令的正文和嘉奖令的正文各异。 4.签署 命令的签署包括署名和日期。署名可以是发文机关、发文机关的主要领导人或个人。署名

15、之后要写署发日期。,（三）例文,中华人民共和国国务院令 第531 号 公共机构节能条例已经于2008年7月23 日由国务院第18次常务会议通过，现予公布，自2008年10 月1日起施行。 总 理 温家宝 二 八年八月一日 公共机构节能条例（略）,（四）写作注意事项 命令的行文须庄重得体，选词造句要准确凝练，语气应果断坚决。 命令的格式是特殊的“命令式格式” ，国家行政机关公文格式对此有特别的规定。在制发时应严格按照执行，不能随心所欲，自作主张，以维护国家政令的权威性和统一性。,二、决定,决定是行政机关对某些重要事项或重大行动作出安排时所使用的文种，具有很强的权威性和法规性。 （一）决定的类型（

16、以适用范围为依据） 1.法规性决定。用于发布权力机关制定、修订或试行的法律文件以及由政府部门制定的行政法规，其特点是内容重要，政策性极强。 2.指挥性决定。用于对某一重大问题、事项、行动作出决定性的指挥，指挥导向作用明确、坚决。 3.知照性决定。用于知照重大事项，传达具体信息，需要让大家知道，起到通知和依据的作用。 4.奖惩性决定。用于表彰或处分有关人员，目的是使广大群众辨明是非，扩大正面影响，缩小消极影响。 5.变更性决定。用于变更或者撤销下级不适当的决定事项。,（二）决定的结构和写法 1.标题 决定的标题，通常由发文机关、事由、文种三部分组成。 2.主送机关 决定是下行文，是上级领导机关对下级发出的公文，其主送机关为应知照 并负有贯彻执行责任的单位和群体。 3.正文 正文因决定类型的不同而略有区别，但一般由决定的理由、决定事项和执 行要求三部分组成。 4.成文日期 会议通过的决定，日期须用圆括号置于标题之下。属领导机关作出的决定，