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1、1,WRITING,写 作,第九章,2,内容结构：, 报告的写作 商务信函（英文）的写作,3,一、报告的写作,报告是一种搜集研究事实的人由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。,4,1.报告的常见类型,开题报告 中期报告 工程报告 财务报告 营销报告 事故报告 调研报告 计划报告 评估报告 可行性报告 工作报告 口头报告,5,2.成功报告的必备条件,报告内容统一，只涉及一个主题 报告内容应该完整 所提供的信息准确 应按照一定的逻辑顺序、有层次地描述主题内容 内容表述清楚 报告以简单、精练的风格写作 报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的,6,3.报告的格式,带有公司名称地
2、址的信头 尊敬的刘总经理： 根据您的指示，我前往冷港工业园调查我公司是否可以在该区择址建一个工厂，现在我非常高兴地提交我的初步报告。 该工业园区是专门用于建立企业的，位于 尽管存在这些问题，冷港工业园区的厂址在其他方面都非常符合公司的要求，我觉得公司应该接受这一地点，并马上开始动工。 此致！ 发展部经理 2004年12月25日,简介部分（授权调查范围及过程，主题）,正文部分（事实）,最后部分（结论与建议）,信函式报告,7,带有公司名称地址的信头 关于新厂址的建议报告 1、授权调查范围 按照刘总的指示，调查在冷港工业园区择址建一个新工厂的可能性，并提出合适的建议。 2、过程 报告在参观冷港工业园
3、区，分别与 3、冷港工业园区 3.1地点和设施 4.结论 5.建议 签字：发展部经理 2004年12月25日,纲要式报告,8,4.长篇正式报告的要素,前页 扉页（见下例） 授权（授权调查范围、区域、目标） 目录 附表与附图一览表 前言、引言 致谢 摘要,9,博达公司 关于在冷港工业园区设立新厂址的报告 提交给：刘总经理 撰写人：李明 地址 发展部经理 联系方式 2004年12月25日,思考：这样的标题布局合理吗？ 海峡 群岛上苹果 树树皮虫 害的影响,10,授权调查范围实例,“关于全国互联网络发展调查报告”的调查范围 我国互联网络上网计算机数、用户人数、用户分布、信息流量分布、域名注册等方面情
4、况的统计信息，对国家和企业动态掌握互联网络在我国的发展情况，提供决策依据有着十分重要的意义。1997年，经国家主管部门研究，决定由中国互联网络信息中心（CNNIC）联合互联网络单位来实施这项统计工作。为了使这项工作制度化、正规化，从1998年起CNNIC决定于每年1月和7月发布“中国互联网络发展状况统计报告”。统计报告发表后，受到各个方面的重视，被国内外用户广泛引用。本次为CNNIC第十六次调查。 该项工作得到了信息产业部等国家主管部门的大力支持,各互联网单位、调查支持网站以及媒体等也对CNNIC的调查工作给予了支持与配合，保证了中国互联网络发展状况统计调查工作的顺利进行。,11,引言实例,这
5、次调查是应李明先生的要求，在与中华大学工商管理学院的教师探讨之后进行的。 该调查是TE资助的一个大型商业发展项目的组成部分，于2004年夏天进行。调查的目标是： 背景情况 调研方法 研究的结果 建议 感谢本次调查涉及到的所有国家娱乐器械有限公司的职员，是他们不惜时间和精力为我们提供帮助才使调查工作顺利进行。,12,主报告,内容简介 事实和讨论 结论（如果合适的话，提出一些建议）,13,附页,参考书目和文献 附录 索引,14,附：毕业论文的一般要素,1.摘要 2.目录 3.附图与附表一览表（非必备） 4.正文 5.注释 6.参考文献 7.附录（非必备） 8.致谢,15,5.报告的写作过程,（1）
6、确定目标 要点：做好受众分析 受众对信息的第一反应是什么 受众需要多少信息 以何种方式编辑信息会激发受众的兴趣,16,确定目标要点,为什么写这份报告？ 为谁写？ 他们希望你包括哪些内容？ 他们希望以什么方式表述？ 什么时间提交报告？ 以中心思想句概括,17,（2）研究和搜集材料（综合阶段）,搜集一手的信息调查法、观察法、实验法,18,调查法,人员调查：成本高，易受到调查人员影响 电话调查：受众范围有限 邮寄调查：反馈率低 网络调查：受众有限，受到网速、垃圾邮件的限制，但成本低，快速,19,搜集二手信息,a.图书馆 b.报纸、杂志 c.网络,20,（3）组织材料和计划报告,步骤：整理分析数据、文
7、字资料,整理组材方式,拟定提纲,21,常见的组材方式 时间顺序 空间顺序 重要性顺序 复杂性顺序 熟悉性顺序 因果关系排序 专题顺序,22,报告正文全篇主题思想,第2节,第3节,小节 1.1,小节 1.2,小节 1.3,1.1.1.,1.1.2,第1节,提纲的思路,23,（4）写作报告初稿,写作内容简介 写作报告的正文 写作最后部分 写作摘要 准备目录、附录等 现在把报告放上一两天，然后再进行 无情而客观的修改。,24,（5）修改报告,从整体上看一看你的初稿 考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间的关系 检查正文 大声朗读，最好找别人作为听众 检查你的视觉辅助材料,25,（6）制作报告,留给
8、打印、编辑和校对的时间永远不够！ 密排的版面容易使眼睛疲劳。,一般而言，正文单倍行距，段落之间双倍行距，标题和其正文之间一倍半行距。但是在列表、数据、图表、表格周围应有大量空白。,26,二、 商务信函的写作,1.信函是商务沟通的重要工具 信函是商务文书的最主要形式 商务信函关系到形象问题 信函是商务沟通的重要工具,27,2.信函的版式,齐头式,半齐头式,半缩头式,28,3.英文商务信函的格式,带有公司名称的信纸 （1）信头 （2）日期 （3）存档号码 （4）收信人的名字、职务和地址 （5）称谓 （6）主题行 （8）信的正文 （5）结束语 （7）签字,29,（1）信头,信纸的右上角，包括公司的名
9、称、地址、邮编、电话、公司的标识等 （2）日期 25（th） Dec 2004 (欧式写法） Dec 25（th) 2004（美国写法）,30,（3）存档号,我方存档号、你方存档号（一定的编码规则，如写信人姓名缩写/秘书姓名缩写/某一特定文件的号码 (4)收信人名字、职务、地址 R A 琼司先生 英国工程有限公司 万斯路20号 约克郡,31,（5）称谓和结束语,Dear Sir Dear Madam,Yours faithfully,Dear Mr Smith Dear Mrs Jones,Yours Sincerely,32,（6）主题行,每封商务书信应该只涉及一个主题 （7）签名 姓名 职
10、位 （8）信的正文,33,4.英语信函信封的写法,在信封正面的左上角，写上发信人姓名、地址。在信封上面中央偏左一点，写收信人的姓名、地址（如图1）。如果信封的正面写不下发信人的姓名和地址也可写在信封反面的三角尖上（见下图2）。,34,35,36,37,实践练习,根据以下选题，选择其中之一，要求写作书面报告，并且通过口头报告来说明你的方案。,38,Case1：你们董事会要庆祝从业5周年，打算带领全公司（30个员工，年龄各异，但都很健康）作一次不同寻常的出游。他们要求你提出2个建议，并且推荐你认为是最好的一个。根据这些情况，写一份报告。 Case2：假如你所在公司的人力资源部邀请你（你是分管销售的副总经理）给新来的销售人员做一次报告，时间安排在这些销售人员参加培训以前。根据这些情况（可以虚构细节）准备一次口头报告。,
