办公自动化教程 教学课件 ppt 王永平 第1章 办公自动化

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1、第1章 办公自动化,1.1 办公自动化概述 办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。 办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。 它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.,1.1.1 办公自动化基本概念 办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。,1 办公自动化的特点 1）办公自动化是一门综合性的学科 2)

2、办公自动化是一个人机信息系统 3) 办公自动化是对信息处理的一体化过程 4) 办公自动化可以提高办公效率和办公质量,2 办公自动化的功能 1) 完善的文字处理功能 2) 较强的数据处理功能 3) 语音处理功能 4) 图像处理功能 5) 通信功能,3 办公自动化的意义 1) 实现办公活动的高效率、高质量 2) 实现办公信息处理的大容量、高速度 3) 实现办公过程的智能化,4 办公自动化的任务 1) 事务处理 2) 信息管理 3) 辅助决策,1.1.2 办公自动化的模式 1 传统办公模式 1) 信息流模式 2) 过程模式 3) 数据库模式 4) 决策模式 5) 行为模式,2 现代办公模式 1) 办

3、公室的分类 (1) 确定型事务处理办公室 (2) 非确定型决策处理办公室 (3) 混合型处理办公室,2) 办公自动化系统的层次模型 事务型办公自动化系统 （1）事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能。 个人日程安排。 行文（文件）办理。 函件处理。 文档资料管理。 编辑排版。 电子报表。 其他数据处理。,事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。,管理型办公自动化系统 （1）管理型办公自动化系统

4、的功能 管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。,（2）管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。,决策型办公自动化系统 （1）决策型办公自动化系统的功能 决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和

5、辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。 （2）决策型办公自动化系统的组成 设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的基础上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。,现代办公活动中突出地体现了“通信化”、“计算机化”、“自动控制化”。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后服务于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和发展，使人们从重复的简单劳动中解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的发展，最终将加快全社会的自动化（生产自

6、动化、办公自动化、家庭自动化）进程。,1.1.3 办公自动化的技术结构 1 办公自动化的主要技术结构 1) 从自动化发展水平看其技术结构 （1）任务自动化 （2）运行自动化 （3）管理自动化,2) 从自动化发展程度看其技术结构 （1）半自动化技术 （2）综合自动化技术 （3）高级自动化技术,2 办公自动化的支持技术 1) 计算机技术 2) 通信技术 3) 自动化技术,1.2 办公自动化系统的建设和方法 1.2.1 办公自动化系统的建设原则 办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥、量力而行；统筹规划、分期建设；突出应用、做好服务；因地制宜、从简到难。,1.2.2 办公自动化系统的规划和管理 1

7、规划 1）规划的制定 （1）任务需求调查 （2）办公环境调查 （3）系统分析 （4）设备选择分析 （5）可行性论证,2） 规划的可行性分析 （1）技术分析 （2）经济分析 （3）社会分析 3） 可行性报告 （1）目标 （2）资源 （3）结论,2 管理 1） 运行管理 （1）系统的日常管理 （2）系统的日志 （3）系统的修改 2）运行检查 （1）系统整体功能的检查 （2）系统资源利用率的检查 （3）系统评价,1.2.3 办公自动化的发展 1 办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,2 办公自动化的未来 1）办公自动化设备不断涌现 2）人机界面不断改进 3）办公自动化系统集成技术 4）办公自动化系统引入了多媒体技术 5）现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能,办公自动化的发展趋势可总结为：办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步完善。,