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1、2019年5月23日,第1页,第6章 采购作业计划和控制,ERP系统原理和实施 清华大学出版社,教学目标 教学重点 教学过程,2019年5月23日,第2页,教学目标,理解和掌握采购作业计划的概念和特点 熟练掌握采购作业流程的特点 理解和掌握采购作业控制的内容 理解和掌握库存作业管理和控制的特点,2019年5月23日,第3页,教学重点,采购作业计划的概念和特点 采购作业流程的特点 采购作业控制的内容 库存作业管理和控制的特点,2019年5月23日,第4页,教学过程,案例研究：库存管理的变革 概述 采购作业流程 采购作业控制 库存管理和控制,2019年5月23日,第5页,案例研究：库存管理的变革,
2、1. 库存数量是否越多越好？为什么？ 2. 如果没有得到很好地控制，库存数量可能会自我膨胀。为什么会出现这种现象？结合具体的示例，分组讨论。 3. 第一次库存变革的起因是什么？这次库存变革的重要标志是什么？ 4. 分析第二次库存变革的起因和内容。 5. 第三次库存变革与ERP系统关联吗？为什么？,2019年5月23日,第6页,6.1 概述,采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。 采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内容 采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点 有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节,2019年5月23
3、日,第7页,采购作业流程,一般的采购作业流程 供应商管理 生成采购作业计划 询价和洽谈 采购订单 订单跟踪和到货验收,2019年5月23日,第8页,2019年5月23日,第9页,供应商管理,供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型的供应商采取不同的管理模式。但是，分类管理模式的关键在于如何确定分类方式，例如根据供应商的信誉和质量来分类、根据供应商所供物料的市场特性来分类以及根据企业与供应商之间的紧密关系来分类等等。,2019年5月23日,第10页,2019年5月23日,第11页,生成采购作业计划,采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、
4、物料到货日期、审批人和审批日期等。采购作业计划应该遵循近期详细且确认、远期粗略且未确认的特点。 对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办公用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。,2019年5月23日,第12页,询价和洽谈,当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等。 一般情况下，这种询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的方式完成。
5、询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。 报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。,2019年5月23日,第13页,采购订单,从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成，即订单概述信息和订单明细信息。 按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。常用的采购订单的状态是：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠量完成等。,2019年5月23日,第14页,订单跟踪和到货验收,订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达的采购
6、订单到达的位置和被供应商处理的状态。订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息。 到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料验收方式。,2019年5月23日,第15页,6.3 采购作业控制,采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施。 常用的采购作业控制措施包括预算控制措施、物料选用目录控制措施、采购订单控制措施、质量控制措施和财务付款控制措施等。,2019年5
7、月23日,第16页,预算控制措施,预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式。预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要依据。 在ERP系统中，有两种常用的采购预算控制方式：根据总账科目控制采购预算，根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。,2019年5月23日,第17页,物料选用目录控制措施,物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的物料。 物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，根据供应
8、商的供货历史状况，按照规定的程序确定。,2019年5月23日,第18页,采购订单控制措施,采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。,2019年5月23日,第19页,质量控制措施,质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。 质量控制措施主要表现在下面几个方面：在供应商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象，把好供应商的选择关；在物料到货
9、时，加强物料的验收管理，不合格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对供应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商的动态评价结果确定供应商的保留和删除。,2019年5月23日,第20页,财务付款控制措施,财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件，只有满足指定的付款条件才可以付款。 在ERP系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，也可以控制该供应商的某一笔付款。通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付款。,2019年5月23日,第21页,6.4 库存管理和控制,库存的分类和作用 库存作业 库存量控制 库存管理策略,2019年5月23日,第2
10、2页,库存的分类和作用,在同一个企业中，由于物料的性质不同，需要不同的管理方式，因此产生了许多不同类型的仓库。在制造企业中，常用的库存包括原材料库、毛坯件库、电子元器件库、包装物库、低值易耗品库、在制品库、半成品库、产成品库和委托加工物料库等。 库存的作用包括保证生产作业正常、稳定地运行，保证销售活动正常、稳定地运行。下面详细分析库存的作用。,2019年5月23日,第23页,库存作业,库存作业是指库存管理过程中的主要活动。 这些活动包括入库作业、出库作业、库间调拨作业和库存盘点作业等。 在这些库存作业中，一定要尽可能地保证库存记录的准确性。从某种意义上来讲，库存记录的准确程度的高低是ERP系统实施成功和失败的标志。,2019年5月23日,第24页,库存量控制,如果库存量过低，则不能有效地满足生产和销售的需要；如果库存量过高，则造成流动资金积压、存货成本增高等问题。 那么，什么样的库存量才是合适的呢？可以从库存的目的、库存的费用和订货的方式等多个角度来回答这个问题。,2019年5月23日,第25页,库存管理策略,库存管理策略是指按照企业的经营特点和物料的属性，对库存物料采取的综合管理方式的总称。 在制造企业中，常用的库存管理策略包括ABC库存管理策略、批次管理策略和序列号管理策略。,
