秘书写作 教学课件 ppt 作者 杨忠慧 主编 第三章 事务文书

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1、第三章 事务文书,第三章 事务文书,学习目标 能够识记常用的事务文书种类，熟练掌握计划、总结、简报、调查报告的写作技巧，掌握述职报告、规章制度、启事、求职信的基本写作结构，并能够根据秘书工作的实际需要较好地完成常用事务文书的写作。 第一节 计 划 先导任务 计划对大家来说并不是一个陌生的文种。每学年开始时或每段新的生活开始之前，你你想到要写一份计划吗？为什么？请结合以往对计划这一文种写作特点、写作方法的认识，谈谈如何写好一份计划？,第三章 事务文书,基本知识 一、计划的含义 二、计划的作用 1.有利于上下级之间信息沟通 上下级之间通过计划的下发或者呈报，有利于上级对于下级的工作调控，也有利于下

2、级及时获得上级指导，减少工作的盲目性。 2.有利于对工作进行指导 计划是为了保证达到目标而预设的措施或行动步骤，这些措施或行动步骤经过研究论证制定出来，应该是可行的，供执行者对照执行，从这个意义上说，它具有指导、规范群体或个人行动的作用。,第三章 事务文书,三、计划的特点 1.时间的限定性 任何计划都是有时间期限的，是一定时间内特定目标的特定安排。 2.内容的预想性 计划内容围绕未来特定目标而设，内容上有预想性。 3.表述的说明性 计划的表述方式以说明为主，说明采取何种措施或步骤以达目标。 四、计划的分类 1.按性质分 有综合、专题计划等。 2.按内容分 有工作、学习、生产、科研计划等。 3.

3、按范围分 有国家、地区、单位、部门计划等。,第三章 事务文书,4.按时间分 有长期、中期、短期计划、年度计划、季度计划、月计划等。 5.按形式分 有条文式、表格式、交叉式计划等。 五、计划的结构与写法 1.标题 (1)(单位)+时间+内容+文种，如杭州市教育局2008年度工作计划。 (2)时间+内容+文种，如2008年度教学改革计划。 (3)单位+内容+文种，如浙经院教学改革计划。 (4)单位+时间+文种，如浙经院2008年度计划。 (5)内容+文种，如年终业绩考核计划。 2.正文,第三章 事务文书,(1)前言 介绍计划写作的基本情况、指导思想、目的依据等背景内容。这部分内容可详可略。一般单位

4、例行工作可略写，而申报重要工作计划，应详写。此外，前言部分还通常起承上启下的作用，因此在这部分中也很可能出现一些连接语，如“在此计划如下”、“现特作此计划”等。 (2)主体 计划的主体部分主要写计划的目标任务、方法措施、步骤。这个部分是计划写作的重中之重。我们通常说，计划写作三要素 目标、措施、步骤，就在这部分中体现。 (3)尾语 提出希望与要求，有时尾语部分也可省略，作秃尾形式。 3.落款 六、计划写作的注意事项,第三章 事务文书,(1)计划没有固定的格式，但计划一般都有三要素，即做什么(What)、怎么做(How)和何时做完(When)，也就是目标、措施、步骤。同时，计划的写作必须以符合政

5、策、从实际出发为前提。 (2)计划写作还需注意目标、措施、步骤设置的科学性，明确具体性，同时还应留有余地。 (3)计划写作的表达方式以说明为主，不要夹杂不必要的议论。 例文示范,第三章 事务文书,训练设计 一、阅读以下计划开头部分，如有不妥，请进行修改,二、请结合自己的专业及兴趣，写一份读书计划，计划时间自定要求语言流畅，计划要素清晰 三、假设你是A文化用品公司办公室秘书小李，主管包括办公室文书工作、档案管理等工作，在新的一年开始时，请你为小李拟定一份年度工作计划，相关资料可另行搜集、补充,第三章 事务文书,第二节 总 结 先导任务 总结与计划一样，对于大家来说都不陌生。请回忆以往看过或者写过

6、的总结，谈谈对总结的认识以及如何才能写出一份好总结。 基本知识 一、总结的含义 总结是对特定对象在过去某一时期的工作实践进行回顾、分析、整理概括，从中找出规律，用以指导和推动今后工作的一种事务文书。 二、总结的特点 1.时间的阶段性 对过去特定时间内工作的回顾与整理，时间上是有阶段性的。 2.内容的概括性 对过去工作的概括与整理。,第三章 事务文书,3.表述的评论性 对过去实践理性的评析。 三、总结的种类 1.按内容分 综合总结、专题总结。 2.按范围分 单位总结、部门总结、个人总结等。 3.按时间分 年度总结、半年总结、季度总结、月份总结或阶段总结等。 四、总结的结构 1.标题,第三章 事务

7、文书,(1)公文式标题 (单位)+时间+内容+文种，如市2007年粮食工作总结。这种标题方式多用于工作总结。与计划相似，这种标题构成方式还可分别省略单位、内容、时限，如2007年粮食工作总结(省略单位名称)，市2007年工作总结(省略内容范围)，市粮食工作总结(省略时间)。 (2)文章式标题 类似于一般文章的写法，揭示主题，概括表明总结的主要内容，但标题不出现“总结”字样，这种标题多用于经验总结。如繁荣新农村，发展新农业。 (3)正副标题 正标题概括总结内容，揭示中心、主旨，副标题写明单位名称、时间、文种等。如加强学生动手能力 浙经院课程改革小结、白手起家艰苦创业 科技信息公司发展创业之路。,

8、第三章 事务文书,(4)提问式标题 如我们是如何开展教学改革的、市食品厂是如何扭亏为盈的。 2.正文 (1)前言 交代基本情况(背景、总体成绩、自我评价)，或介绍工作背景和展开工作的条件、写作目的，以概述的语言引出下文。 (2)主体 主体部分一般包括三个层次：首先是成绩和经验应写得材料翔实、有理有据；其次是对问题和教训的分析应有点有面；其三是解决问题的办法和措施应写得具体可行。 (3)尾语 提出今后努力的方向或者是希望与号召。此部分也可省略，以秃尾方式结尾。 3.落款 五、总结写作的注意事项,第三章 事务文书,(1)全面地掌握有关材料，包括典型材料、相关数字，这是写好总结的前提。 (2)要善于

9、分析材料，对内容进行合理取舍，选择典型事件进行分析整理，这是写好总结的关键所在。 (3)叙议结合，语言合体。叙议结合，是总结写作的主要方法，要处理好记叙和议论的关系。 (4)总结写作的难点在于探求成败得失的规律，指明事物发展方向。 例文示范,第三章 事务文书,训练设计 一、请结合大学生活经历，写一份个人生活、学习总结，要求语言流畅，结构层次清晰。 二、阅读以下总结案例，若有不妥之处，请作评析并修改。,第三章 事务文书,第三节 述职报告 先导任务 请利用网络或其他媒体资源，搜集述职报告资料，并请谈谈对述职报告的认识。思考：述职报告与总结有何不同？ 基本知识 一、述职报告的含义 “述职”，顾名思义

10、，“述所职也”。述职报告即指某一单位的任职者在任满一定期限后，就自己任职期间的岗位职责执行情况进行自我总结和评价，向上级或本单位职工群众汇报、陈述的书面报告。,第三章 事务文书,二、述职报告的作用 1.有利于考察干部政绩，因才施用。 2.有利于领导干部接受群众民主监督。 3.有利于述职者检验自己履行岗位职责执行能力，提升业务能力。 三、述职报告的种类 1.按工作的时间分 试聘期述职报告、任期述职报告、离任述职报告、年度述职报告。 2.按工作的内容分 综合性述职报告、专题性述职报告。前者指任职内的全部工作述职，后者指任职内的某项专门工作述职。 3.从表达方式分 陈述性述职报告、随感性述职报告。,

11、第三章 事务文书,四、述职报告的特点 1.自我评述性 “述”，就是检查、汇报自己的工作情况；“评”，就是解剖、评价和鉴定自己的工作，简言之，就是任职期间“我做了什么”，“我做得怎样”。 2.评述的标准性 述职以岗位职责和目标为标准。 五、述职报告的结构与写法 1.标题 (1)直接以文种作标题，如述职报告。 (2)任职期+文种，如离任述职报告。 (3)任职时限+所任职务+文种，如2000至2007年任教育局长职务的述职报告。 (4)述职人+文种，如我的述职报告。,第三章 事务文书,(5)新闻式正副标题法，如困境中如何实现发展 公司董事长李的述职报告。 2.称谓 3.正文 (1)前言 主要交代任职

12、的基本情况，包括任职时间期限“何时至何时，什么单位聘任何职”、岗位职责与目标的个人认识、对个人职责履行的总体评价等。 (2)主体 这是全文的重点，此部分应包括任职期间的主要工作政绩，有以下几个层次：任职期间所做的主要工作、基本经验、体会；存在的缺点、问题、失误和教训；对今后工作的设想、意见、建议，今后应采取的工作态度。 4.尾语部分,第三章 事务文书,5.落款 六、述职报告写作的注意事项 1.突出工作能力 述职的要点，要放在证明履行职责的工作能力上。 2.实事求是 述职报告中所用的材料都必须是真实的。 3.情理相融 要将自己的真实情感融于叙说职责履行的全过程。 七、述职报告与总结的区别 1.前

13、言部分 述职报告交代述职者身份和职责；总结写背景、取得成绩的基本概况。 2.主体部分 总结着重写取得成绩的经验体会、做法；述职报告着重写在某项工作中个人起的作用，主要内容是本人任职期间的思想政治、业务能力和岗位职责执行的情况。 例文示范,第三章 事务文书,第三章 事务文书,训练设计 一、请利用网络或其他媒体资源，搜集两篇述职报告进行评析，并列出该份述职报告的大致框架。 二、阅读以下案例，并按要求进行写作。 李立是科技学院工商管理系学生会主席。他于2004年9月到任，任期三年。在三年任期内，李立主要的活动有组织工商系学生夏令营活动、每年度的最佳志愿者评选活动、工商系绿色校园活动等。假设你是李立，

14、请代他写2007年9月的离任述职书。任职期内的活动可参考相关材料自行添加。要求语言流畅，层次清晰。,第三章 事务文书,第四节 简 报 先导任务 小组讨论：回忆自己所看过的简报，谈谈对简报的印象。 基本知识 一、简报的含义 二、简报的作用 1.反映情况 通过简报，可将工作中产生的新情况反映给决策者，为其决策提供参考。 2.交流经验 单位内部员工通过信息交流，可以借鉴经验、吸取教训，对工作有指导和推动作用。 3.传播信息 简报是一种灵便的信息载体，可以快速传播信息，有利于单位内部的信息沟通与协调。,第三章 事务文书,三、简报的特点 1.真实 简报的主要目的是用于信息的快速交流，因此简报的材料须真实

15、，它不像文学作品那样可以虚构材料。此外，如在简报中涉及间接材料，则需注明出处。 2.典型 简报是一种较为轻便的文书，其篇幅也往往不长，其中所用的材料须具有典型性。 3.新鲜 简报应提供的是最新的信息，否则便失去了其存在的价值。因此要求简报中的材料新颖、内容新鲜、有新意。 4.快速 简报具有一定新闻的特征，因此具有较强的时效性，要求简报快写，快发。 5.准确 简报中所采用的材料准确、表达准确才能够有效反映信息。 6.简洁 简报常被称为“文艺的轻骑兵”，需短小精悍，在简练的文字中传递最新的信息。,第三章 事务文书,7.灵活 简报形式灵活，单篇或多篇合编均可。 四、简报的种类 1.工作简报 2.会议简报 3.动态简报 五、简报的结构与写法 1.报头 (1)简报名称，也称刊号，如“省教育厅简报”。在报头上部居中排列，即简报第一页上方正中位置。一般来说，简报名称字号大些，且多为套红印刷。 (2)期号，即简报的期数，在简报名称正下方。一般按年度内的期号次排列，有的还标出此简报的总期号。,第三章 事务文,(3)编印单位，位于期号左下方，一般应标全称。